Ділові папери та мовностилістичні рекомендації щодо їх оформлення



Сторінка1/2
Дата конвертації25.07.2017
Розмір0,6 Mb.
  1   2

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ


НАЦІОНАЛЬНИЙ УНІВЕРСИТЕТ «ЛЬВІВСЬКА ПОЛІТЕХНІКА»


ДІЛОВІ ПАПЕРИ

ТА МовностилістИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ

ЩОДО ЇХ оформлення
Посібник для студентів

економічних спеціальностей


Затверджено на засіданні


кафедри української мови

Національного університету

«Львівська політехніка»

(прот. № 4 від 16.11.2006 р.)

Львів – 2007

Ділові папери та мовностилістичні рекомендації щодо їх оформлення: Посібник для студентів економічних спеціальностей / Укладачі: Г.Л.Вознюк, Г.В.Наконечна, З.Й.Куньч, О.ГЛитвин, І.Д.Фаріон, О.Р.Микитюк, А.Я.Середницька, С.З.Булик-Верхола, І.П.Василишин, Н.І.Голубінка, І.В.Нецинська, І.Б.Ментинська, М.В.Гнатюк, Ю.М.Мєзєнцева, Ю.В.Теглівець. – Львів, 2007. – 51 с.


У к л а д а ч і: Г.Л.Вознюк, канд.філол.наук, доц.

Г.В.Наконечна, канд.філол.наук, доц.

З.Й.Куньч, канд.філол.наук, доц.

О.Г.Литвин, канд.філол.наук, доц.

І.Д.Фаріон, канд.філол.наук, доц.

О.Р.Микитюк, канд.філол.наук, доц.

А.Я.Середницька, канд.філол.наук, ст.викл.

С.З.Булик-Верхола, канд.філол.наук, ст.викл.

І.П.Василишин, ст.викл.

Н.І.Голубінка, ст.викл.

І.В.Нецинська, викл.

І.Б. Ментинська, викл.

М.В.Гнатюк, викл.

Ю.М.Мєзєнцева, викл.

Ю.В.Теглівець, викл.

В і д п о в і д а л ь н и й з а в и п у с к Г.Л.Вознюк, канд.філол.наук, доц.

Р е ц е н з е н т Л.М.Полюга, доктор філол. наук, проф.


В С Т У П
Ділова сфера – одна з життєво необхідних галузей діяльності людства. Саме за допомогою ділових документів налагоджують офіційні, службові, ділові, партнерські контакти між закладами, підприємствами, установами, державами, а також регулюють приватні стосунки між людьми.

У великому й складному механізмі керування виробництвом, держав­ни­ми та громадськими справами діловий папір, документ є надзвичай­но важливою ланкою. Він фіксує і передає інформацію, підтверджує її достовір­ність та об’єктивність. Документ – основний вид писемного ділового спілкування і засіб фіксування у спеціальній формі інформації про факти, події, явища суспільно-виробничої діяльності людини.

Ділові папери (документи) групують за кількома ознаками:

За спеціалізацією: загальні; документи з адміністративних питань; спеціалізовані документи з фінансових, комерційних питань та ін.

За призначенням:

організаційні (положення, статути, інструкції, правила, договори, угоди);

розпорядчі (постанови, розпорядження, накази, акти, вказівки, ухвали);

довідково-інформаційні (довідки, протоколи, огляди, акти, доповідні й пояснювальні записки, службові листи, факси, відгуки, доповіді, звіти, плани робіт, оголошення, телеграми, телефонограми);

особові (автобіографії, заяви, особові листки, трудові книжки, харак­теристики, пропозиції, скарги громадян, розписки, доручення).

За формою: стандартні (регламентовані) й індивідуальні (нестандартні).

За походженням: службові (підготовлені в установах, організаціях, на підприємствах службовими особами) та особисті (підготовлені окремими громадянами).

За місцем створення: внутрішні (документи, що їх готують, офор­млюють і виконують у межах однієї установи, організації чи підприємства) і зовнішні (документи, котрі надходять з однієї до іншої установи, організації чи підприємства).

За напрямом: вхідні й вихідні.

За технікою відтворення: рукописні й відтворені механічним способом.

За стадіями створення: оригінали й копії.

За терміном зберігання: постійного зберігання, тривалого зберігання (понад 10 років), тимчасового зберігання (до 10 років). За сукупністю мовних засобів і прийомів ділові папери належать до офіційно-ділового стилю мови, основними ознаками якого є: послідовність і точність викладу фактів, чіткість, однозначність та лаконічність висловлю­вань, наявність усталених словесних формул (наприклад: у зв’язку з, відповідно до, згідно з, в порядку, з метою і т. ін.), вживання слів у прямому значенні, широке використання спеціальних термінів, дотримання прямого порядку слів у реченні тощо.

Офіційно-діловий стиль за експресивним забарвленням часто називають холодним, нейтральним, суворим, оскільки він підкреслює ділові стосунки і не передає суб’єктивної оцінки того, про що йде мова.


ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТА
Як адресувати документи?
Одним із правил адресування документа є написання поштової адреси після назви установи, організації, підприємства, яким надсилають документ. Назву установи, організації, підприємства або їх структурного підрозділу ставлять у називному відмінку. Якщо документ адресують конкретній посадовій особі, тоді назву організації або її структурного підрозділу подають у називному відмінку, а посаду та прізвище – у давальному:
Львівський автобусний завод

Головному бухгалтерові

п. Солотвинцю А.К.

(адреса)

Якщо документ адресують керівникові установи, то назва її входить до назви посади адресата:

Директорові Лисичанського

нафтопереробного заводу

п. Тищенку С.Г.

(адреса)
Конкретній особі документ адресують тоді, коли є потреба саме цю особу ознайомити з його змістом.

Якщо один і той самий документ надсилають кільком різним адресатам, усіх їх зазначають на документі (але не більше чотирьох).

Якщо ж адресатів є 5 або більше, то в таких випадках складають список розсилання й на кожному примірникові документа вказують лише адресу (позначки «Копія» у такому разі не вживають).
Як датувати документ?
Дата є обов’язковим реквізитом будь-якого документа. Позбавлений дати, він певною мірою втрачає юридичну силу. Датою може бути:


  • день написання листа або наказу;

  • день затвердження плану, звіту, інструкції;

  • день фіксації вчинків у протоколах, актах;

  • день набирання чинності розпорядчого документа після одержання адресатом (якщо в самому документі її не визначено).


Способи датування
Одним із поширених у документознавстві способів оформлення дати є написання числа, місяця, року трьома парами арабських цифр, що розділені крапками: 05.08.06 (тобто 5 серпня 2006 року);

` 09.11.06 (тобто 9 листопада 2006 року);

25.01.06 (тобто 25 січня 2006 року).

Такий уніфікований спосіб спрощує датування й усуває потребу кодування дат у процесі опрацювання документів за допомогою об­числювальної техніки. Прийнятним варіантом цього способу є варіант із повним (чотирицифровим) написанням року (05.08.2006; 09.11.2006; 25.01.2006) або без нулів перед одноцифровими числами й місяцями і з можливим проставлянням літери р. на позначення року (5.8.2006 р.; 9.11.2006 р.; 25.1.2006 р.).

Інший можливий спосіб датування – словесно-цифровий (9 вересня 2006 року або 9 вересня 2006 р.). Його можна використовувати в документах, які містять відомості фінансового характеру.
Місце дати. Якщо документ оформлюють на бланку, дату ставлять у лівому верхньому кутку разом з індексом. Якщо ж документ пишуть не на бланку, то дату ставлять під текстом ліворуч від підпису або під ним:
Завідувач відділу програмування (підпис) О.М. Головач

25.09.2006



або:

Головний інженер Головний механік



(підпис) К.С. Симоненко (підпис) В.М. Олексієнко

18.04.2006 18.04.2006



Хто і як має підписувати документ?
Якщо документ вимагає затвердження, то підпис розміщують зліва під текстом відразу біля поля. До складу підпису входять: назва посади того, хто підписує документ, особистий підпис та розшифрування, наприклад:
Директор фабрики (підпис) О.В. Малиненко
Оформлюючи документи на офіційному бланкові, зазначати назви підприємства при назві посади того, хто підписує, не треба, а слід лише вказати: директор, бухгалтер, інженер тощо.

Коли документ підписують кілька осіб, що представляють різні організації (в договорах, актах тощо), то їхні підписи розташовують кількома колонками на одному рівні:


Директор фабрики Директор магазину

(підпис) О.І. Сиваш (підпис) Г.Н. Іванців

(дата) (дата)
Якщо один документ підписують кілька осіб одного й того самого підприємства чи установи, то підписи розташовують один під одним послідовно, згідно з посадами, що ці особи обіймають:
Директор видавництва (підпис) А.В. Коваль

Головний бухгалтер (підпис) В.Н. Олексієнко


У підписах під офіційними документами прийнято вказувати, крім посади, також персональні звання й учені ступені. Порядок їх розміщення: спочатку посада, потім персональні, почесні та ін. звання:
Завідувач кафедри,

доктор істор. наук, професор (підпис) П.В. Федорчук


Де розташовувати ініціали?
а) на адресуванні – після прізвища, напр.: Іванюкові С.Г.;

б) у разі підписування документа, його затвердження – перед прізвищем,

напр.: С.П. Ковтун;

в) на резолюції – після прізвища або без зазначення ініціалів, напр.: Сидорчук; Василенко І.П.;

г) у текстах документів (у списках, анкетах, автобіографіях, довідках та ін.) – після прізвища, напр.: «Присвоїти Клименкові Ю.В. звання ...»;

ґ) ініціали не можна відривати від прізвища при переносі слів.


Де ставити печатку?
Печатка має частково захопити назву посади особи, яка підписує документ, і сам підпис. У фінансових документах – тільки назву посади.

На службових листах, друкованих на бланках, печатки не ставлять.


Як затвердити документ?
Якщо необхідно затвердити документ (акт приймання – здавання матеріальних цінностей, звіт про відрядження, доручення тощо), то його підписують виконавці розпорядження чи наказу, той, хто був у відрядженні, а затверджує директор, начальник, голова правління, генеральний директор. Гриф затвердження ставлять у верхньому правому кутку перед назвою документа:

ЗАТВЕРДЖУЮ



(посада, підпис, ініціали та прізвище)

(дата)
Якщо документ затверджують постановою, рішенням, наказом, то:

ЗАТВЕРДЖЕНО ЗАТВЕРДЖЕНО


наказом директора Протокол зборів

№ 20 від 08.05.2006 або: трудового колективу

№ 2 від 21.02.2006

Як зазначити погодження змісту документа?
Внутрішнє чи зовнішнє погодження документа як свідчення його попереднього розгляду здійснюють з метою оцінки цього документа (наприклад: заява працівника до директора через погодження з начальником відділу; звернення адміністрації до колективу через погодження з профкомом) чи оцінки проекту документа перед його надсиланням за призначенням, виходом із установи.
Оформлюють цей реквізит під текстом документа:
ПОГОДЖЕНО:

Начальник відділу постачання (підпис) М.В. Величко

08.09.2006
Головний бухгалтер (підпис) С.М. Білоус

08.09.2006


Як оформити сторінку документа?
Для зручності користування документом та його опрацювання з усіх боків сторінки залишають вільне місце – так звані поля. Поле з лівого боку – 35 мм; його використовують для резолюцій та інших позначок, а також для зручності читання підшитого до справи документа. Праворуч залиша­ють поле шириною не менше як 8 мм – це оберігає текст від пошкоджень. Поле верхнього краю сторінки – 20 мм. Його використовують для позначок діловода. На нижньому краю сторінки поле не повинно бути меншим за 19 – 16 мм (для аркушів формату А 4 – 19 мм, для аркушів формату А 5 – 16 мм).

Якщо текст документа займає більше ніж один аркуш паперу, то на наступний аркуш не можна переносити самі підписи. Крім них, там має бути не менше ніж два рядки тексту.

Лише першу сторінку документа слід друкувати на бланку, другу ж і подальші сторінки – на чистих аркушах паперу. Аркуші повинні мати той самий розмір і папір тієї ж якості, що й папір, на якому надруковано бланк.
Як нумерувати сторінки?
У документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, другий і наступні аркуші нумерують.

Якщо документ розміщують на одному боці аркуша, номери проставляють посередині або з правого боку верхнього поля аркуша (на відстані від верхнього краю, не меншій за 10 мм) арабськими цифрами без слова «сторінка» і пунктуаційних знаків.


Неправильно: Правильно:

– 2 –; 51.; с.14 3 (вгорі посередині або справа)

Якщо текст друкують з обох боків аркуша, то непарні сторінки по­зна-чають у правому верхньому кутку, парні – у лівому верхньому кутку аркуша.

ЗАГАЛЬНІ ВИМОГИ ДО СЛОВА В ДОКУМЕНТІ

У сфері ділового мовлення поступово відходить у минуле безликий канцелярсько-бюрократичний жаргон, яким послуговувалися донедавна. Поступово утверджується виразно індивідуалізоване мовлення, яке розкриває сутність особистості, її інтелект, культуру, освіченість. На передній план виходить ступінь оволодіння всіма стильовими тонкощами української літературної мови, вміння послуговуватися ними в офіційно-діловому спілкуванні. Слово в діловому документі мусить відповідати таким загальним вимогам:

1. Вибір слова має бути вмотивованим і відповідати нормам літературної української мови. Ця вимога передбачає вживання усталених слів у властивому їм значенні та звучанні, закріплених за ними у словниках, підручниках та посібниках. Треба вміло користуватися довідковими матеріалами, особливо коли йдеться про вибір слова чи словосполучення з кількох наявних. Наприклад, російське слово «свидетельство» можна перекласти залежно від контексту по-різному: «посвідка», «посвідчення», «свідоцтво» (документи), «доказ» (матеріальний або логічний аргумент), «свідчення» (підтверджений факт). Отож, за свідченням очевидців, документальні свідчення, свідоцтво платника податку, посвідчення водія і т.ін. Не слід також плутати значення слів підписка і передплата, являється і є, продовжуватися і тривати, розповсюджувати і поширювати тощо.

2. Вживання іншомовних слів має бути правильне та доречне. Правильність означає вживання слова в тому значенні, яке закріплене за ним у словнику. А доречність передбачає вживання запозичень лише у разі потреби, тобто коли їх не можна замінити українськими словами з таким самим значенням. Якщо текст документа надмірно насичений іншомовними словами, він стає важким для сприйняття. Наприклад: «Це багатоаспектне явище щодо методологічних уявлень про сучасний розвиток економічної системи є концептуальним для ефективного вирішення проблем функціонування механізмів та організації моделей інфраструктур інноваційного розвитку». У наведеному уривку через надмірну його насиченість малозрозумілими запозиченими словами втрачається зміст.

3. Треба уникати вживання вузькоспеціальних термінів, термінів-новотворів, а натомість слід віддавати перевагу міжнародно визнаним фінансовим термінам, термінам бухгалтерського обліку, поштово-телеграфних зв’язків, діловодства, зовнішньої торгівлі тощо (бланк, штраф, кореспонденція, дебет, кредит, маркетинг, біржа, менеджер тощо). Складний для сприймання термін, який може спричинити непорозуміння, варто розтлумачити відразу або ж у примітці. Термін, вжитий у документі «без визначення, без розкриття його значення – німий знак на письмі» (А.Коваль), а не засіб офіційного спілкування. І той, хто укладає документ, і той, кому його адресовано, повинні точно і чітко бачити за терміном поняття, яке він називає, з усіма його найважливішими рисами.

4. У зовнішній діловій кореспонденції небажаним є вживання профе­сіоналізмів, які, хоч і зрозумілі, але не належать до літературної мови (напр.: кардан (карданний пристрій), запроцентувати, пливучість, листаж тощо). Професіоналізми засмічують мову ділових документів, утруднюють спілку­вання й знижують загальний рівень мовної культури документів.

5. Надмірне захоплення слово- чи основоскладанням надає діловому документові штучності. Наприклад: «Ветогляд кінпоголів’я призначено на сьому годину ранку 04.03.2000 на подвір’ї райветлікарні. Розпорядження обов’язкове для контори «Райзаготсировина», санепідемстанції, асобозу, молзаводу, контори облтрансу». Іноді вживання абревіатур затемнює зміст ділового документа. Особливо це стосується скорочених назв установ, організацій, підприємств, які в тексті документа необхідно розшифровувати: НУЛП – Національний університет «Львівська політехніка», ЗУКБ – Західноукраїнський комерційний банк, ІППТ – Інститут підприємництва та перспективних технологій, МАУП – Міжрегіональна академія управління персоналом. Названа вимога не стосується вживання загальноприйнятих абревіатур, які не потребують пояснень: ТзОВ, ПП, АН, СБУ, НБУ тощо.

6. Уживання кальок з російської мови або перенесення російських слів в українську мову, коли в останній існують слова з тим самим значенням, є грубою помилкою в оформленні ділових документів. Наприклад, не слід уживати слів: міроприємство, справка, умісний, появитися, слідуючий, тоже, а натомість треба вживати відповідно захід, довідка, доречний, з’явитися, наступний, також.

7. Укладаючи діловий документ, слід уникати зайвих слів, що несуть надлишкову інформацію. Наприклад: поспішаємо повідомити – повідомляємо, вважаємо за можливе просити – просимо, беремо на себе відповідальність заявити – заявляємо. Також неприпустимо вживати в діловому документі тавтологічні висловлювання. Наприклад: моя автобіографія (автобіографія – це своя біографія), у січні місяці (січень – це завжди назва місяця), передовий авангард (авангард – це передовий загін), дублювати двічі (дублювати – це повторювати двічі), перспектива на майбутнє (перспектива – це погляд у майбутнє), вільна вакансія (вакансія – це вільна, незайнята посада), таке саме аналогічне рішення (аналогічне – це подібне, схоже).

8. У діловому мовленні слід широко використовувати синонімію укра­їнської мови, щоб уникнути повторення в одному документі тих самих слів (навчатися – здобувати освіту, набувати знань; компенсація – відшкодування, покриття витрат; консультувати – давати пораду, радити і т. ін.). В офіційних документах прийнято вживати також так звані пом’якшувальні синоніми (евфемізми) у тих випадках, коли загальновживане слово занадто експресивне або викликає небажані побутові асоціації: помер – відійшов від нас, перестало битися серце, ми втратили, пішов з життя; п’яний – у нетверезому стані, у стані алкогольного сп’яніння, під впливом алкоголю; брехня – вигадка, фантазія, неправда тощо. Однак вибір описових синонімічних форм не повинен завуальовувати змісту документа. Не варто грубу, нетактовну поведінку посадової особи називати «перевищенням службових повноважень», крадіжку не слід пом’якшувати словосполученням «фінансові надуживання» і т. ін.

9. Неуважне вживання близькозвучних слів може призвести до перекру­чення змісту ділового документа. Іноді слова, які дуже подібно звучать, мають зовсім різне значення, їх називають паронімами. Важливо усвідомлювати різницю в значеннях таких слів, щоб не виникало непорозумінь. Наприклад: громадський – громадянський, особистий – особовий, загальноприйнятий – загальноприйнятний, ділянка – дільниця, виборний – виборчий тощо.

ГРАМАТИЧНІ І СТИЛІСТИЧНІ ПОРАДИ

Крім названих особливостей слововжитку, у ділових текстах різних типів виникають труднощі й у виборі найдоцільнішої граматичної форми в тих випадках, коли в мові існує не один, а кілька паралельних способів висловлення, а також у виборі правильної синтаксичної конструкції.

Назви осіб за професією, посадою, званням зазвичай утворюють пара­лельні форми чоловічого й жіночого роду (лікар – лікарка, працівник – праців­ниця, директор – директорка, директриса), однак форми жіночого роду притаманні переважно розмовному мовленню, в офіційному ж спілкуванні слід вживати форми чоловічого роду незалежно від статі особи, позначуваної цим іменником: «Запросити професора Головату І. К. для читання спецкурсу». Якщо ж у тексті документа вказують прізвище жінки, яка обіймає названу посаду, то підпорядковане дієслово слід узгоджувати у формі жіночого роду, а прикметник, узгоджуваний з назвою посади, – у формі чоловічого роду: «Головний бухгалтер заводу І.Д.Юхновська розпорядилася виділити кошти для цього заходу».

Помилки часто виникають і в разі вживання прізвищ у непрямих відмінках. Тут важливо пам’ятати, що українські чоловічі прізвища на приголосний та -о відмінюються: Василя Сеника, Дмитрові Василенку, з Андрієм Марущаком. Аналогічні жіночі прізвища не відмінюються: Марії Сеник, Галині Василенко, з Оксаною Марущак.

Відмінювання іменників створює труднощі також тоді, коли йдеться про форми давального та родового відмінків іменників чоловічого роду.

У давальному відмінку однини іменники другої відміни мають закінчення -ові (-еві, -єві) або, рідше, -у (-ю). Якщо ж у тексті ділового документа трапляється поряд кілька іменників чоловічого роду у формі давального відмінка однини, то для уникнення одноманітних закінчень слід спочатку вжи­вати закінчення -ові (-еві, -єві), а тоді – -у (-ю): панові бригадиру, директорові заводу Петренку Василеві Михайловичу.

Багато помилок припадає на закінчення родового відмінка однини іменників чоловічого роду, де одні з них мають закінчення -а (-я) (абзаца, формуляра, зразка), а інші -у (-ю) (проекту, способу, контролю). До того ж багатозначний іменник може мати два різні закінчення у родовому відмінку: трубка телефонного апарата – працівник апарату; після закінчення терміну дії – я не розумію цього терміна; зі змісту акта випливає – припинення акту громадянської непокори.

Загальну грамотність ділових документів знижує також неправильне утворення форм вищого та найвищого ступенів порівняння прикметників. Не­допустимо використовувати слово «самий» для утворення найвищого ступеня (самі більші досягнення), поєднувати в одній формі просту і складену (більш досконаліші методи управління), натомість слід уживати: найбільші досягнення, досконаліші методи управління. Не забуваймо до того ж, що складена форма вищого чи найвищого ступенів іноді звучить штучно, тому зручніше використовувати просту форму: найвищі показники (а не «найбільш високі показники»), найкращі результати (а не «найбільш гарні результати»), найвагоміші досягнення (а не «найбільш вагомі досягнення»).

У ділових документах часто доводиться використовувати числові показники. У зв’язку з цим слід пам’ятати (особливо в усному спілкуванні), що кількісні числівники в українській мові відмінюються: двохсот сорока п’ятьох, чотирмастами сімдесятьма шістьма, на семистах п’ятдесяти семи. Не забуваймо також, що після числівників два, обидва, три, чотири іменник має стояти в називному відмінку множини (два студенти, сорок чотири відсотки), а назви місяців у датах слід незмінно вживати в родовому відмінку (перед першим грудня, після десятого січня).

Складність сприймання ділового тексту найчастіше зумовлена синтаксичними особливостями його побудови. Адже для ділового стилю характерні громіздкі складні речення, ускладнені дієприслівниковими і дієприкметниковими зворотами, вставними і вставленими конструкціями. До того ж в офіційних документах прийнято вживати так званий «розщеплений присудок»: надавати допомогу – замість допомагати, здійснити огляд – замість переглянути, здійснити грошовий переказ – замість переказати гроші тощо; нанизувати відмінкові форми, розміщуючи поряд кілька слів в одному відмінку, найчастіше в родовому або орудному (здійснення заходів безпеки і припинення діяльності підприємства) тощо.

Особливо часто в діловому мовленні трапляються конструкції з неправильним керуванням, зумовленим впливом російської мови.
П О Р І В Н Я Й Т Е:

Російська мова Українська мова

благодарить (кого?) тебя дякувати (кому?) тобі

причинять (что?) боль завдавати (чого?) болю

обучать (чему?) языку навчати (чого?) мови

снабжать (чем?) товарами постачати (що?) товари

нуждаться (в чем?) в помощи потребувати (чого?) допомоги

подражать (кому?) отцу наслідувати (кого?) батька

нанести (что?) вред завдати (чого?) шкоди

заслуживать (чего?) внимания заслуговувати (на що?) на увагу;

бути вартим (чого?) уваги

оставить под вопросом залишити невирішеним
Багато помилок виникає у разі неуважного перекладу на українську мову усталених конструкцій ділового стилю з російської мови. Зверніть увагу на переклад таких мовних зворотів:
Російська мова Українська мова
ввиду вышеизложенного – зважаючи на викладене вище

з огляду на викладене вище

в зависимости от оснований – залежно від підстав

внедрение в производство – впровадження у виробництво

в случае необходимости – у разі потреби, за необхідності

в соответствии с действующим – згідно з чинним законодавством,

законодательством відповідно до чинного законодавства

вынести благодарность – скласти подяку, подякувати

выписка из протокола – витяг з протоколу

заключить договор (соглашение) – укласти договір (угоду)

заведующий отделом – завідувач відділу

заместитель директора – заступник директора

злоупотреблять служебным – зловживати службовим

положением становищем

инструкция по составлению – інструкція для складання

(укладання)

исключительное право – виняткове право

из-за нехватки времени – за браком часу

комиссия по вопросам – комісія з питань

который проживает по адресу – який (що) мешкає за адресою

личный листок по учету кадров – особовий листок з обліку кадрів

лица не в состоянии – особи неспроможні

мероприятия по... – заходи щодо... (для..., до...)

неоплачиваемые поступления – безоплатні надходження

наложенным платежом – післяплатою

несмотря на неоднократные – незважаючи на неодноразові

указания вказівки

находиться в ведении – бути (перебувати) у віданні,

належати до відання

одобрить проект – схвалити проект

обязанности по контракту – обов’язки за контрактом

обжаловать взыскание – оскаржити стягнення

органы самоуправления – органи самоврядування

основание для – підстава для

обоюдное согласие – обопільна згода

по закону – згідно із законом, за законом

по всем вопросам – з усіх питань

признать действительным – визнати дійсним

по вопросам учета – з питань обліку

подвергать взысканию – накладати стягнення

по месту работы – за місцем роботи

по окончании – після закінчення

предоставленные материалы – надані матеріали

принимая во внимание – беручи до уваги

пользоваться полномочиями – мати повноваження

поощрение в связи с... – заохочення у зв’язку з ...

по семейным обстоятельствам – за сімейних обставин,

через сімейні обставини,

у зв’язку з сімейними обставинами

по этому поводу – з цього приводу

по инициативе – з ініціативи

по собственной инициативе – з власної ініціативи

по требованию – на вимогу

по указанию – за вказівкою

по март включительно – до березня включно

полномочия по найму – повноваження із найму

полномочное собрание – повноважні збори

привлечение к ответственности – притягнення до відповідальності

принять во внимание – взяти до уваги

попутное замечание – побіжне зауваження

работа по совместительству – робота за сумісництвом

речь по вопросу – промова в питанні (з питання)

решение по рассмотренным – ухвала з розглянутих питань

вопросам


с целью предотвратить – з метою запобігти

совещательный голос – дорадчий голос

споры по вопросу – суперечки з питання

степень ответственности – ступінь відповідальності

с участием – за участю

с учетом – з урахуванням

со следующими изменениями – з такими змінами

ставить в известность – довести до відома

с целью дальнейшего – з метою подальшої

сотрудничества співпраці

согласовать с руководством – погодити з керівництвом

считать целесообразным – вважати за доцільне

с 2004 по 2006 год – від 2004 до 2006 року

текучесть кадров – плинність кадрів

тщательно проверить – ретельно перевірити

только при наличии – лише за наявності

удовлетворять требования – задовольняти вимоги

уставный фонд – статутний фонд

указания по выполнению – вказівки щодо виконання

устранить недочеты в работе – усунути недоліки в роботі

уплата долга по частям – сплата боргу частинами

учебное заведение – навчальний заклад

учредительный совет – рада засновників

ходатайство о – клопотання про

частным образом – приватно

числиться в списках – бути у списках

чрезвычайное положение – надзвичайний стан

это вызывается тем, что – це спричинено тим, що

це залежить від того, що

це зумовлено тим, що



ОРГАНІЗАЦІЙНІ ДОКУМЕНТИ

Це документи, що закріплюють функції, обов’язки та права організацій, установ, підприємств, громадських формацій на тривалий термін.

Усі організації й підприємства у своїй діяльності керуються актами органів державної влади, а також положеннями, статутами, правилами, інструкціями, договорами, контрактами, трудовими угодами тощо.

РОЗПОРЯДЧІ ДОКУМЕНТИ

Це документи, за допомогою яких здійснють розпорядчу діяльність, оперативне керівництво в певній установі, організації, фірмі, на підприємстві.



Н А К А З

Наказ – це основний розпорядчий документ, що його видає орган влади, керівник організації, установи, підприємства.

Розрізняють накази щодо особового складу і накази з питань основної діяльності. Зазвичай підготовку проектів наказів покладено на керівників тих структурних підрозділів, діяльності яких цей наказ стосується.

У наказах про особовий склад оформлюють призначення, переміщення, звільнення працівників, відрядження, відпустки, різні заохочення, нагороди та стягнення. Накази з питань основної діяльності видають під час створення або ліквідації структурних підрозділів, підсумування діяльності установ, затвердження перспективних, річних та інших планів.


Реквізити наказів:

1. Назва підприємства або установи, що видає наказ, або назва посади керівника, що видає наказ.

2. Назва документа.

3. Дата підписання наказу.

4. Номер наказу.

5. Місце видання наказу.

6. Заголовок до тексту.

7. Текст наказу.

8. Підпис керівника установи, організації, підприємства.

Реквізити на бланку наказів можна розміщувати кутовим або поздовжнім способом.

Текст наказу, як правило, складається з двох частин: констатувальної і розпорядчої. У констатувальній частині викладають факти й події, що стали причиною видання наказу.

Якщо підставою до видання наказу є розпорядчий документ вищої організації, то в констатувальній частині зазначають назву, номер, дату й заго­ловок до тексту розпорядчого документа, а також передають зміст того розділу документа вищої організації, який був підставою для видання цього наказу.

У розпорядчій частині перераховують запропоновані дії, зазначають виконавців кожної дії і терміни виконання.

Констатувальну частину друкують на відстані трьох інтервалів від заголовка. Якщо дії, запропоновані до виконання, не потребують ніяких роз’яснень, ця частина може бути відсутня.

Розпорядчу частину розпочинають словом «наказую», яке звичайно друкують великими літерами в окремому рядку. Пропоновані до виконання дії називають в інфінітивній формі (зарахувати, здійснити, покласти на...).

Кожен пункт наказу нумерують арабськими цифрами, починаючи з назви виконавця (структурного підрозділу або службової особи); далі подають назву дії, термін виконання (назва виконавця – у давальному відмінку, назва дії – в інфінітиві).

У процесі підготовки наказу його погоджують із зацікавленими установами, організаціями і підприємствами. Усі види погодження зазначають на першому примірникові проекту.
Взірець н а к а з у:
Національний університет «Львівська політехніка»
НАКАЗ № 124–10

Про припинення дії оголошених конкурсів

на кафедрах суспільних наук
30.02.06. м. Львів
У зв’язку з ухвалою Вченої ради університету про реорганізацію кафедр суспільних наук і створення Інституту гуманітарних та соціальних наук
НАКАЗУЮ:
1. Оголошені конкурси в газеті «Аудиторія» від 19.04.06 р. на заміщення вакантних посад професорсько-викладацького складу на кафедрах філософії, політології, історії України, української мови, іноземних мов тимчасово припинити.

2. До затвердження структури Інституту гуманітарних та соціальних наук конкурсів на зазначені кафедри не оголошувати.

3. Наказ довести до відома вищезгаданих кафедр.

4. Контроль за виконанням наказу покласти на проректора (прізвище).


Ректор (прізвище)
Проект вносить: Погоджено:

Начальник НМУ______(прізвище) Проректор______(прізвище)

Нач. юрвідділу______(прізвище)

РОЗПОРЯДЖЕННЯ

Розпорядження – це документ, що його видає керівник установи, підприємства, організації, їхнього підрозділу, певного державного органу тощо для своєчасного вирішення будь-яких конкретних питань.

Кожна службова особа може давати розпорядження тільки з питань, які належать до її безпосередніх обов’язків. Розпорядження можуть бути загаль­ними для всього підприємства або стосуватись окремих ділянок його роботи.

Директивну частину тексту найчастіше розпочинають зі слова «пропоную». Текст розпорядження містить такі слова: зобов’язати, запропо­нувати, доручити, дозволити тощо (решта реквізитів – як у наказі).

Діють розпорядження протягом зазначених у них термінів. Підписи ставлять на першому примірнику розпорядження.
Взірець р о з п о р я д ж е н н я:

Національний університет «Львівська політехніка»


Розпорядження № 61

Про зміну навчального графіку

23.10.2006. м.Львів

У зв’язку з навчальною потребою

ПРОПОНУЮ:

1. Продовжити теоретичне навчання для всіх студентів (крім 5 курсу) в осінньому семестрі на два тижні (один тиждень – за рахунок зимових канікул, один тиждень – за рахунок теоретичного навчання у весняному семестрі).

2. Розпорядження довести до відома студентів 1­–4-х курсів та викладацького складу університету.

Проректор (прізвище)


А К Т

Акт – це узагальнена назва документів, що мають правове значення й оформлені у визначеному порядку. Цей документ містить рішення щодо законів, указів, постанов, і його складають для підтвердження фактів, подій, вчинків, пов’язаних з діяльністю установ та окремих осіб, зі збереженням, витрачанням чи списанням матеріальних цінностей тощо. Як правило, це документація постійних експертних комісій, спеціально уповноважених осіб або представників організацій, що здійснюють перевірку.

Деякі адміністративні акти (акти інвентаризації чи акти про приймання матеріальних цінностей) слугують як бухгалтерські документи.

Акт підписують кілька відповідальних осіб для об’єктивного фіксування подій, фактів або певної ситуації. Текст акта складається з двох частин:



  • вступної (вказують підстави для складання акта, перелічують осіб, що складали цей документ, а також присутніх при його складанні);

  • констатуючої (викладають мету й завдання акта, характер проведеної роботи, перелічують виявлені факти, висновки).

Після слова Підстава вказують документ чи розпорядження службової особи щодо необхідності та юридичної ваги певного акта.

Після слова Складено перераховують осіб, які склали акт або були присутні при його складанні, і обов’язково зазначають їхні посади, ініціали й прізвища. Якщо акт підготувала комісія, то першим друкують прізвище голови, а прізвища членів комісії розташовують за алфавітом.

У кінці акта (перед підписами) повідомляють кількість примірників і вказують місце їх зберігання.

Реквізити:

1. Назва установи. 6. Заголовок.

2. Гриф затвердження. 7. Текст.

3. Назва виду документа. 8. Підписи.

4. Номер. 9. Дата.

5. Місце складання. 10. Печатка.


Взірець а к т а:
АТ «Галичпром» Затверджую:

директор АТ

Микитів І.П.

А К Т № 207

про результати ревізії каси

м.Львів

Підстава: наказ директора акціонерного товариства


№ 20 від 30.04.2005 р.

Як результат проведення ревізії встановлено:

1. Залишок грошей у касі станом на 30.04.2005 р. згідно з касовою книгою і даними бухгалтерського обліку становить 49 тис. гривень.

2. Фактичний залишок наявних грошей становить 40 тис. гривень.

3. Нестача грошей у сумі 9 тис. гривень утворилася з вини касира.

4. Комісія пропонує касирові АТ «Галичпром» Процак М.С. повернути суму, якої бракує.

Акт складено у двох примірниках, що мають однакову юридичну силу і які взято на зберігання кожною зі сторін.
Голова комісії (підпис) М.В.Швець

Члени комісії (підпис) А.Г.Адамова



(підпис) Н.З.Ситник

30.04.2005 р.

Печатка

Довідково-інформаційні документи

Більшість документів, що їх надсилають до установ або посадових осіб, є довідково-інформаційними. Вони містять інформацію про фактичний стан справ у закладах, який є підставою для прийняття розпорядчих документів; мають допоміжний характер відповідно до організаційно-розпорядчої документації; не обов’язкові до виконання, на відміну від організаційно-розпорядчої документації. Інформація, що міститься в довідково-інформацій­них документах, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома.



З В І Т

Звіт – це документ, у якому в письмовій формі повідомляють про виконання якоїсь роботи за певний час.

Звіти бувають статистичні (цифрові) й текстові. Статистичні звіти пишуть на спеціальних бланках, а текстові – на звичайному папері за встановленим зразком.

Реквізити:

1. Штамп установи.

2. Назва документа.

3. Період, за який складають звіт.

4. Назва установи, організації, підприємства (чи їхніх підрозділів), про роботу яких звітують.

5. Текст, який складається з двох частин:



  • вступ (вказують завдання, які виконувала установа у звітному періоді);

  • основна частина (опис та аналіз виконаної роботи);

  • висновки (пропозиції, зауваження, плани на майбутнє).

6. Підпис керівника установи або особи, відповідальної за складання звіту.

7. Дата складання.

8. Печатка.

Великий за обсягом звіт поділяється на частини, кожна з яких має свій заголовок.

У звітах, котрі не виходять за межі структурного підрозділу, печатки і штампу установи не ставлять.

П Р О Т О К О Л. Р Е З О Л Ю Ц І Я

Протокол – це документ, у якому фіксують послідовний перебіг подій, результати роботи колегіальних органів, а також різноманітних нарад, засідань, зборів, обговорень тощо.

У протоколі зазначають його порядковий номер, назву організації чи підприємства, дату, список присутніх або їхню кількість, порядок денний (питання, прізвища доповідачів, співдоповідачів, їхні посади), короткий зміст доповідей, прізвища та ініціали промовців і короткий зміст виступів, ухвали з кожного питання, підписи голови і секретаря.

Протоколи бувають прості й докладні (детальні). У простому протоколі зазначають лише номер, дату, назву організації, кількість присутніх, склад президії, порядок денний. Під рубрикою «Слухали» – назва питання, хто висловився, а після рубрики «Ухвалили» – стисло сформульоване рішення або поширена резолюція.

До докладного (детального) протоколу вносять також запитання, поставлені доповідачеві, та конспективний запис виступів під час обговорення.

Питання порядку денного в протоколі формулюють у називному, а не в знахідному відмінку, наприклад: «Обговорення та затвердження плану роботи кафедри на 2006-2007 навчальний рік» (форму «Про обговорення та затвердження...» вживати не рекомендовано). Жанр виступу («доповідь», «повідомлення», «реферат», «пропозиція» та ін.), посаду і прізвище доповідача називають після формулювання проблеми, наприклад: «Робота науково-методичного семінару кафедри. Доповідь вченого секретаря Іваненка М.В.».

Основний текст протоколу поділяють на розділи, які відповідають пунктам порядку денного. Кожен розділ будують за традиційною схемою: слухали – виступили – ухвалили.

Під рубрикою «Слухали» вказують ініціали та прізвище доповідача, тему доповіді (повідомлення) і викладають основний зміст доповіді або зазначають, що текст її додано. Так само оформлюють розділ «виступили». Питання, поставлені на зборах до промовців, теж записують до протоколу у формі прямої мови.

Розділ – «Ухвалили» містить виклад прийнятого рішення, яке може складатися з одного чи кількох пунктів або мати вигляд резолюції.

Резолюція – документ, який фіксує ухвалу, постанову, прийняту з’їздом, зборами, конференцією тощо в результаті обговорення поставлених питань. Резолюція складається з двох частин – констатувальної та резолюційної. У констатувальній частині підкреслюють значення обговорюваного питання, зазначають досягнення й недоліки, а в резолюційній – заходи, спрямовані на виконання поставлених завдань. Дуже довгі резолюції іноді пишуть окремо й додають до протоколу (в дужках зазначають: рішення додано).

Слово «резолюція» вживають і з іншим значенням: напис службової особи на заяві, доповідній записці, ділових паперах, у якому міститься коротке рішення з приводу викладених у цих документах питань.

Особливу думку з приводу прийнятої ухвали учасник засідання може викласти на окремому аркуші, який додають до матеріалів протоколу, і підписати його. Зміст особливої думки вносять до протоколу після запису відповідної ухвали.

Результати голосування стосовно кожної кандидатури записують так:

1) за Петринського Ю.В. подано 58 голосів, проти – 0, утримався – 1.

У протоколі бажано уникати тавтології, урізноманітню­вати текст синонімами та синонімічними конструкціями (звернув увагу, зазначив, спинився, констатував, повідомив, інформував, указав, підкреслив, окреслив, підтвердив, погодився, заперечив, дав оцінку діяльності, оцінив роботу, запропонував, вніс пропозицію тощо).

Взірець п р о т о к о л у : Протокол № 5

загальних зборів

Товариства «Просвіта» ім.Т.Шевченка

Інституту економіки і менеджменту

НУ «Львівська політехніка»

від 18 лютого 2006 р.
Усього членів Товариства – 25

Присутні: 18 (реєстраційний листок додано)

Голова – (прізвище та ініціали)

Секретар – (прізвище та ініціали).


П о р я д о к д е н н и й

1. Інформація про підготовку до святкування Шевченківських днів (виступ голови культмасової комісії Калюжного В.П.).

2. Завдання кафедральних осередків та активістів «Просвіти» щодо поліпшення виховної роботи зі студентами ІНЕМ (доповідь голови інститутського осередку Товариства Захарчук М.В.).
Слухали: 1. Інформацію голови культмасової комісії Калюжного В.П. про підготовку до відзначення Шевченківських днів.

Зокрема, було запропоновано провести такі заходи: студентський конкурс на краще читання поезії Шевченка, інсти-тутський вечір «Думи Кобзаря», шевченківські читання в ака-демгрупах, а також підготувати тематичний випуск стінгазети.


Виступили: Члени Товариства Попелястий А.Я., Заставна М.Л., Діжак О.В., які підтримали пропозиції голови культмасової комісії та спинилися на деяких конкретних проблемах (фінансування заходів, підготовка оголошень тощо).
Ухвалили: 1. Інформацію Калюжного В.П. взяти до відома.

2. Доручити Діжаку О.В. підготовку оголошень.

3. Засадному С.В. доручити роботу над оформленням стінгазети.
Слухали: 2. Доповідь голови інститутського осередку Товариства «Просвіта» Захарчук М.В. про поліпшення виховної роботи зі студентами ІНЕМ (текст доповіді додано).
Виступили: 1. Член Товариства Зеленюк І.М., який вказав...

2. Голова мовної комісії Присядько Я.В., який поінформував...

3. Член Товариства Поліщук Г.В. звернув увагу на проблему...
Ухвалили: Схвалити із внесеними поправками постанову зборів (текст постанови додано).

Голова (підпис)

Секретар (підпис)

В И т я г


з протоколу №3 засідання старостату академгруп

Інституту економіки і менеджменту

Національного університету “Львівська політехніка”

від 26 жовтня 2006 р.

Усього членів – 55

Присутні: 48 (реєстраційний листок додано)

Голова – (прізвище та ініціали)

Секретар – (прізвище та ініціали)


Слухали: Про обрання студента ІІІ курсу Марценюка В.М. капітаном команди КВК від Інституту економіки та менеджменту на конкурс «Весна Політехніки».

Виступили: Студент групи МЕ-32 Куриляк А.Я. зауважив, що Марценюк В.М. уже два роки є активним членом інститутської команди, має досвід і відповідні організатор­ські навички.

Студент групи ЕК-41 Микитенко В.С. відзначив ак-торські здібності кандидата, вміння працювати в команді.

Староста групи ЕК-34 поінформував, що кандидат має авторитет серед студентів.

Ухвалили: Беручи до уваги позитивні відгуки, а також результати голосування («ЗА» – 48 осіб – одноголосно) обрати студента ІІІ курсу ІНЕМ Марценюка В.М. капітаном команди КВК від Інституту економіки і менеджменту на конкурс «Весна Політехніки».
Голова (підпис) П.А.Тишко

Секретар (підпис) О.П.Семенчук



Л И С Т

Лист – узагальнена назва різноманітних за змістом документів, які є засобом спілкування між установами, організаціями, підприємствами і приватними особами через поштовий зв’язок. Способом листування ведуть переговори, з’ясовують стосунки між підприємствами, викладають претензії.

Звичайно службовий лист друкують на виготовленому друкарським способом бланку, де є такі реквізити:

1. Герб, зображення нагород, емблема установи (якщо вона є).

2. Назва міністерства чи відомства.

3. Назва установи, організації, підприємства.

4. Назва структурного підрозділу.

5. Поштова й електронна адреса, номер телефону та факсу, номер рахунку в банку.

6. Номер і дата документа, на який дають відповідь.

Залежно від насичення логічними елементами листи можуть бути прості і складні.

Прості листи містять лише висновки. Додавши до такого листа коротке мотивування, робимо лист складним.

Порядок розміщення в листі доказів і висновків не є постійний. Якщо докази подають перед висновками – це прямий порядок викладу. А навпаки – зворотний порядок викладу. Цей порядок загалом зручніший у коротких листах (так готують листи керівні організації), у яких докази зведено до мінімуму.

У великих за обсягом листах доцільно використовувати прямий метод послідовних доказів і логічних висновків, щоб переконливо підвести адресата до необхідності виконати те, про що йдеться у висновках.

Усі ділові листи за функціональними ознаками поділяють на такі, що потребують листа-відповіді, й такі, що не потребують його. Серед перших розрізняють: листи-прохання, листи-звернення, листи-пропозиції, листи-запити, листи-вимоги. Серед тих, що не потребують відповіді, – листи-попередження, листи-нагадування, листи-підтвердження, листи-відмови, супровідні листи, листи-повідомлення, гарантійні листи, інформаційні листи, листи-розпорядження.

Логічні елементи змісту службового листа такі: вступ, докази і висновки.

Вступ охоплює перелік причин, що зумовили потребу листа. У доказах викладають історію питання, наводять факти, покликання на законодавство, цифрові дані, роблять логічні висновки. Висновок – головний логічний елемент листа, саме та його складова частина, в якій викладено суть питання, основну думку документа: прохання, пропозицію, згоду, відмову.

У листі має бути висловлено ще два аспекти: очікуваний результат і готовність до співпраці надалі.

Усе це разом зумовлює вибір першої та останньої фрази листа, а також місце головної (тобто такої, що має найважливіше змістове навантаження) фрази в тексті.


Для мотивування дій звичайно використовують обмежений набір фраз:

У процесі обміну досвідом...

У процесі надання технічної допомоги...

З метою подальшої співпраці...

З огляду на вказівку...

Вашу пропозицію схвалено...

Враховуючи...

Керуючись...

Беручи до уваги...

Вважаючи...

Порівнявши...
Попередження:

Після закінчення... денного терміну договір втрачає силу

Інститут зберігає за собою право...

Вашого прохання не візьмуть до уваги, якщо...
Гарантія:

Підприємство гарантує якість протягом...

Оплату гарантуємо...

Лист надіслано...

Управління не заперечує проти того, щоб...
Лист-запит і лист-прохання – найпоширеніший тип ділової кореспон­денції. Як і всі інші, ці листи за змістом виразно поділяються на дві частини: мотиваційну (Література, яку ми від вас отримали, не зовсім відповідає необхідній для нас темі) та основну, в якій висловлюють запит чи прохання (Тому просимо терміново надіслати на адресу інституту замовлені книги).

Лист-відповідь повинен містити як обов’язковий реквізит покликання на номер, дату й суть листа-запиту. Це дає змогу (коли одержали лист-відповідь) швидко й легко відшукати лист-запит у справі, ознайомитися з ним; тоді короткий зміст відповіді стає зрозумілий.

Лист-інформація містить повідомлення про стан справ, про виконання планів, про події та явища, що можуть цікавити ту організацію, до якої цей лист надіслали. Різновидом інформаційного листа є доповідна записка.

Гарантійний лист укладають з метою підтвердити певні зобов’язання або умови й адресують організації чи окремій установі. На відміну від більшості листів, гарантійний лист можна починати з імені та по батькові особи, до якої звертаються. Форма третьої особи доречна лише в тому разі, коли гарантійного листа адресовано певній організації чи підприємству.

Супровідний лист. Пересилаючи іншим організаціям або особам різні неадресовані документи (акти, протоколи, довідки тощо), використовують супровідний лист – коротке повідомлення про документ, який надсилають. Стрижневими словами тексту супровідного листа є дієслова: скеровую(ємо), надсилаю(ємо), повертаю(ємо), представляю(ємо), що розпочинають текст листа.

Одержувача листа зазначають на самому початку перед текстом. Назву установи й структурного підрозділу пишуть у називному відмінку; адреса одержувача має бути повна й точна.


Взірець л и с т а - п р о х а н н я:
Директорові

Центральної наукової

бібліотеки НАН України
Просимо дозволу користуватися фондами Вашої бібліотеки викладачеві кафедри маркетингу ІНЕМ Карпенкові Володимиру Михайловичу, який опрацьовує проблеми організації обліку на малих підприємствах.

Дата


Проректор (підпис)
Взірець л и с т а - і н ф о р м а ц і ї:
Директорові книгарні

Наукового товариства ім. Т.Шевченка

п. Петровській О.Г.

Львів, просп. Шевченка, 7

15.03.2006 р. № 37

Повідомляємо, що кафедра обліку та аналізу Національного університету «Львівська політехніка» отримала 20 примірників попередньо замовленого у Вас та оплаченого згідно з виставленим рахунком другого видання «Фінансово-економічного словника».


Завідувач кафедри

обліку та аналізу (підпис)

Р Е К О М Е Н Д А Ц І Й Н И Й Л И С Т
У діловому світі рекомендаційні листи практикуються дуже широко – вони давно вже стали невіддільним елементом службово-ділових стосунків. Ситуації, коли треба заручитися поважною рекомендацією чи, навпаки, дати рекомендацію комусь, можуть бути дуже різні: клопотання про посаду, влаштування на нову відповідальну роботу, подання на здобуття стипендії чи ґранту тощо.

На перший погляд, рекомендаційні листи виконують таку саму функцію, що й добре відомі всім характеристики. Але це не зовсім так – вони мають цілу низку істотних відмінностей. Передусім, рекомендацію не обов’язково подають з місця роботи. У разі потреби за нею звертаються до тих, хто добре знає особу, про яку йдеться (її професійні та людські якості, коло зацікавлень, наукові праці тощо), і має певний авторитет та визнання у своїй галузі. Зацікавленою в рекомендації стороною може бути або сама людина, або ж організація чи фірма, куди вона влаштовується на роботу чи подає клопотання про матеріальне заохочення. Для останніх особливо важлива об’єктивність, оскільки вони зацікавлені в сумлінних, кваліфікованих працівниках або ж стипендіатах, що належно використають виділені їм кошти.

Діловий етикет передбачає, що за рекомендацією звертаються до того, хто справді добре знає рекомендованого і готовий заручитися своїм авторитетом. Пам’ятайте, що об’єктивність і правдивість рекомендації – це справа ділової честі, і за успіхами чи помилками рекомендованих вами осіб стоятиме ваш авторитет, ваше добре ім’я.

Зрештою, рекомендація не обов’язково має бути суцільною похвалою стосовно заслуг та позитивних якостей претендента. Якщо ви й справді хочете допомогти йому, але знаєте ваду, що могла б стати перешкодою на шляху до успіху, можете делікатно зазначити це в рекомендаційному листі, запобігаючи тим самим можливим ускладненням чи непорозумінням.

Рекомендаційний лист обов’язково мусить подавати такі відомості про рекомендованого: скільки часу і звідки його знаєте, з якими його працями чи досягненнями ознайомлені тощо. Далі в рекомендаційному листі має бути чітко сформульоване те, заради чого, власне, й пишуть рекомендацію: рекомендую чи не рекомендую. Врешті-решт висловлюється готовність нести певну відповідальність за рекомендовану особу.

Обов’язкові атрибути рекомендаційного листа:


Знайомий з п. _________ уже понад 10 років

Знаю п. ________ з часу навчання в інституті

З п. _______ знайомий з часу його вступу до аспірантури

П. ________ працює у нашому відділі з ______ року

Добре знаю п.__________ , він навчався в нашому університеті, а після закінчення був прийнятий на посаду ______

Знаю п. ______ як досвідченого, кваліфікованого працівника

Знайомий з п. _______ не досить довго, але за цей час він зарекомендував себе як здібний, перспективний науковець (сумлінний працівник)

Знаю п. ______ як порядну, виховану, неконфліктну людину

Впевнений у його фаховості й добросовісності

Є всі підстави рекомендувати п. _______ на посаду.


Взірці р е к о м е н д а ц і й н и х л и с т і в:
Вельмишановний п. _________.

Знаю, що Ви саме комплектуєте дослідну лабораторію з питань розробки ________________. Хочу порекомендувати Вам звернути увагу на цього юнака ______________________________.



прізвище та ім’я

Знаю його ще зі студентських років, коли він блискуче захистив дипломну (магістерську) роботу на тему ___________________.



тема

Згодом він працював під моїм керівництвом над реалізацією програми ____________ та проекту _______ і зарекомендував себе старанним і напо­легливим працівником. Як дослідникові п. ___________ притаманні нестандартність мислення, прагнення до пошуків нових шляхів реалізації задуманого, надзвичайна сумлінність і вдумливість. Останнім часом його професійні зацікавлення все більше схилялися до кола проблем, які вирішує Ваша організація. Саме тому спільна діяльність може дати дуже добрі результати для вас обох. Гадаю, що, прийнявши п._______ на посаду ______, Ви зробите оптимальний вибір, корисний і для Вашої справи, і для нього.



Зі щирою повагою до Вас __________________



підпис

Шановні колеги, з приємністю повідомляємо Вам, що новим представником нашої фірми у ___________ призначено п. _________. Він уже

назва міста прізвище

певний період плідно працює у нас і зарекомендував себе з найкращого боку.

Його теоретичні знання підкріплені багатолітнім практичним досвідом, він – один з найкомпетентніших наших спеціалістів.

Наступного місяця п. __________ прибуде до Вас для знайомства.



прізвище

Він підготував нові проекти нашої подальшої співпраці, і ми щиро сподіваємось, що вони зацікавлять Вас.

На жаль, ми поки що не визначили дати приїзду п. ________ до ______,

прізвище місто

а тому наступного тижня зателефонуємо Вам, щоб уточнити час і місце зустрічі.

Зі щирою до Вас повагою _____________

підпис

Д О П О В І Д Н А З А П И С К А

Доповідна записка – це письмове повідомлення керівництву установи з будь-якого питання із висновками та пропозиціями. Доповідна записка інфор­мує керівника про стан справ, окремі явища і факти, про виконання роботи, певну ситуацію тощо.

За формою і змістом доповідна записка близька до заяви. Проте є певні відмінності: в заяві йдеться про особисте прохання, здебільшого не пов’язане з виконанням службових обов’язків, а доповідну записку складають у тому разі, коли треба висловити думку організації чи службової особи з певного питання й подати конкретні пропозиції щодо його вирішення.

Залежно від цільового призначення доповідні записки можуть бути ініціативного, інформаційного чи звітного характеру.

У доповідних записках, які складають на бланках, мають бути такі реквізити:

1. Найменування адресата (посада, прізвище, ініціали керівника, якому подають записку).

2. Найменування автора документа (його посада, прізвище, ініціали); найменування структурного підрозділу, який подає документ.

3. Заголовок.

4. Текст (інформація чи пропозиція) з відповідною аргументацією.

5. Перелік додатків, якщо вони є, із зазначенням кількості аркушів.

6. Підпис автора.

7. Дата складання записки.

Зміст доповідної записки має бути лаконічним за формою викладу (його, як правило, розбивають на пункти), наведені факти – достовірними, пропозиції – сформульованими. Якщо наведені факти або зроблені висновки потребують цифрового чи документального підтвердження, то такі документи подають як додаток до записки. Закінчують доповідну записку висновками, повідомленнями про заходи з конкретними пропозиціями.
Взірець д о п о в і д н о ї з а п и с к и:
Проректорові

з навчальної роботи

НУ «Львівська політехніка»

Доповідна записка

Про виконання навчального

навантаження кафедри обліку

та аналізу у 2006/2007 р.


Навчальне навантаження у 2005/2006 році становило 10.398 годин.

На 2006/2007 р. навантаження заплановано обсягом 12.496 годин, у тому числі:

для стаціонарної форми навчання 10.000 год.,

для заочної форми навчання та екстернату 2.496 год.

Зростання навантаження відбуватиметься внаслідок збільшення годин на дисципліну «Бухгалтерський облік» для студентів заочної форми навчання та екстернату.

На кінець 2005/2006 навч. року штат працівників кафедри складав 18 осіб, в тому числі: завідувач кафедри – 1, доцентів – 5, ст. викладачів – 3, асистентів – 5, зав. лабораторії – 1, ст. лаборантів – 2, лаборант – 1.

На 2006/2007 навч.рік просимо виділити кафедрі такий штат:

зав. кафедри – 1, доцентів – 6, ст. викладачів – 5, асистентів – 6, зав. лабораторії – 1, ст. лаборантів – 2, лаборант – 1.


Завідувач кафедри

обліку та аналізу (підпис)



П О Я С Н Ю В А Л Ь Н А З А П И С К А

Існує два види документів цього типу. Пояснювальна записка може бути поясненням або доповненням до якогось основного документа (звіту, проекту та ін.). У ній подають опис роботи, виробів, безрозрахункових даних.

Пояснювальна записка – це також документ особистого характеру, в якому пояснюють певні дії або вчинки службової особи (найчастіше порушення дисципліни, невиконання роботи тощо). Таку пояснювальну записку пише працівник (студент) на вимогу адміністрації.
Взірець п о я с н ю в а л ь н о ї з а п и с к и:
Деканові Інституту

економіки і менеджменту

п. Климовичу І.М.

Пояснювальна записка

Я, Чабан І.С., студент групи МЕ-21, вчасно не склав іспиту з вищої математики через хворобу (довідку додаю).


Дата (підпис)

Д О В І Д К А

Довідка – це документ, що засвідчує факти біографії або діяльності особи чи установи і який видають на їхню вимогу до іншої установи.

За змістом довідки поділяються на особисті (стосуються окремих осіб) та службові (щодо установи чи підрозділу загалом). Довідки здебільшого оформлюють на стандартних бланках установи, а в них від руки заповнюють тільки індивідуальні відомості. Інколи відповідно до потреби довідку необхідного змісту видають у довільній формі.

Реквізити: 1. Назва документа.

2. Назва організації, що видає довідку.

3. Дата видачі.

4. Вихідний номер.

5. Прізвище, ім’я, по батькові особи, якій видають довідку.

6. Текст.

7. Призначення (куди подають довідку).

8. Підписи службових осіб.

9. Печатка.
Взірець д о в і д к и:
Національний університет «Львівська політехніка»

Інститут економіки і менеджменту

«____»___________200__р.

№_____
ДОВІДКА


Видана____________________________________________про те,

що він (вона) є студентом ____________________________ курсу

________________________________________________________

Національного університету «Львівська політехніка». Видана для

______________________________.

Директор ІНЕМ (підпис)

Секретар (підпис)
О Г О Л О Ш Е Н Н Я
Документ, який містить точний перелік визначених до виконання робіт або заходів, їхню послідовність, обсяг, часові координати й конкретних виконавців.

Це повідомлення про час і зміст проведення нарад, засідань; про необхідність виконати якусь роботу; про потребу в заміщенні певної посади чи про набір працівників та ін. За формою оголошення бувають писані, мальовані, друковані в газетах і журналах, на окремих аркушах. До цього виду ділових паперів зараховують також афіші.

В оголошенні треба виділити заголовок, указати дату, час і місце проведення заходу, про який оголошують. Думку висловлюють стисло, дату

та окремі найважливіші слова виділяють звичайно різними шрифтами, більшими літерами або різними кольорами.


Взірець о г о л о ш е н н я:



ОГОЛОШЕННЯ

9 березня 2006 року в актовому залі першого навчального корпусу Національного університету «Львівська політехніка» відбудеться вечір, присвячений пам’яті великого поета України Тараса Шевченка.


У програмі вечора:

1. Урочиста частина.

2. Святковий концерт.
Початок о 16 год. Товариство «Просвіта»

ім. Т.Шевченка




Т Е Л Е Г Р А М А

Телеграма – узагальнена назва різноманітних за змістом документів, переданих телеграфом.

Це вид кореспонденції з гранично стислим текстом, спричинений потребою негайного втручання в певну справу, термінового розгляду питання чи інформування когось про щось.

Текст телеграми містить лише словесну інформацію (словами слід писати такі знаки, як номер, плюс, процент та ін.; цифри також пишуть словами); фототелеграма, крім словесного повідомлення, може містити відповідні зображення (фотографії, креслення, малюнки, діаграми тощо).

Телеграфний стиль – це особливий спосіб висловлювання, зумовлений необхідністю під час складання тексту телеграм добирати короткі слова, користуватися скороченнями, пропускати службові слова тощо. Поняття «телеграфний стиль» передбачає і раціональнішу побудову синтаксичних конструкцій.

Гранична стислість мови телеграм виявляється в тому, що кількість дієслівних форм зведена в них майже до мінімуму; прикметники майже завжди відсутні; прислівники використовують лише у разі потреби.

Розділові знаки ставлять тільки тоді, коли їхня відсутність змінює зміст, їх позначають або скороченими словами (крп, км), або повними словами й словосполученнями (крапка, кома, знак питання).

Телеграму пишуть суцільним текстом, без абзаців і переносів. У телеграмах не рекомендовано використовувати заперечну форму викладу з часткою «не», оскільки випадковий пропуск її може призвести до різкої зміни змісту.

Телеграми бувають звичайні, термінові, урядові.

Телеграму пишуть на друкованому бланку, на якому зазначають адресу і прізвище адресата, текст, підпис та адресу адресанта.


Взірець т е л е г р а м и:

ТЕЛЕГРАМА

79000 м.Львів Личаківська 29 кв 5 Петруку Іванові Сергійовичу


Захист дипломної роботи п’ятого червня дев’ятій ранку перший навчальний корпус Політехніки

Ковалів Микола


79000 м.Львів, вул.Смольського, 10, кв. 8, Ковалів Микола

З А П Р О Ш Е Н Н Я

Під час організації вечорів, святкових зустрічей, конференцій та інших заходів прийнято запрошувати на них гостей або учасників. Запрошення заздалегідь надсилають або вручають особисто. У ньому має бути зазначено, коли його надсилають, куди запрошують цю особу, на який час, за якою адресою, хто її запрошує. Також у запрошенні може бути висловлене якесь прохання (наприклад, виступити із доповіддю, підготувати номер концертної програми тощо).

Запрошення бувають ділового і приватного характеру. Приватні запрошення можуть мати довільну форму, але повинні містити всю необхідну інформацію.
Взірець д і л о в о г о з а п р ош е н н я:
Вельмишановний пане Ярославе!

Запрошуємо Вас взяти участь у Міжнародній науково-практичній конференції «Український вільний університет: з минулого в майбутнє».

Конференція відбудеться у Львівському національному університеті ім. І.Франка 13–14 лютого 2006 року. Реєстрація учасників 11–12, а також 13 лютого до 10 год.

Зголошуватися за адресою: м.Львів, вул. Університетська, 1, кафедра української літератури, кімн. 309.

Телефони для довідок: 72–58–45;

79–41–90. З повагою –

організаційний комітет.


Особові офіційні документи

Це документи, за допомогою яких громадяни висловлюють інформацію про себе, свої пропозиції, прохання, скарги, передають повноваження іншій особі щодо отримання документів, грошей, товарів тощо, закріплюють свої права перед державою, установами (підприємствами), іншими особами.


А В Т О Б І О Г Р А Ф І Я
Автобіографія – це документ, у якому особа, що складає його, подає опис свого життя та діяльності.

В автобіографії обов’язково вказують:



  • прізвище, ім’я, по батькові (Я, Ковальчук Петро Іванович,...);

  • дату народження (народився 24 серпня 1980 року);

  • місце народження (місто, село, селище, станція; район; область; держава): с. Велика Воля Миколаївського району Львівської області);

  • відомості про навчання (повне найменування всіх навчальних закладів, у яких довелося навчатися);

  • відомості про трудову діяльність (назви місць праці й посад у хронологічній послідовності);

  • відомості про громадську роботу;

  • короткі відомості про склад сім’ї (батько, мати, брат, сестра; чоловік, дружина, діти);

  • дату написання автобіографії.

У кінці автобіографії автор ставить свій підпис.

Заголовок (Автобіографія) пишуть посередині рядка трохи нижче від верхнього поля. Кожне нове повідомлення слід починати з абзацу. Дату написання ставлять ліворуч під текстом, підпис автора – праворуч.

Взірець а в т о б і о г р а ф і ї :
Автобіографія
Я, Мельник Оксана Володимирівна, народилася 29 січня 1983 року в с.Тростянець Миколаївського району Львівської області в родині службовців. Українка.

Упродовж 1990–1994 років навчалась у Тростянецькій середній школі, а протягом 1994–2001 років – у Львівській середній школі № 30. Під час навчання від 1994 до 2001 року відвідувала спортивну секцію з плавання, а також музичну студію по класу бандури. Упродовж 2001–2006 років здобувала освіту економіста в НУ «Львівська політехніка».

Від серпня 2006 року працюю бухгалтером у науково-виробничому об’єднанні «Галич» .

Мої батьки: батько – Мельник Володимир Степанович, 1959 р. нар., працює заступником директора Львівської СШ № 30; мати – Мельник Катерина Дмитрівна, 1962 р. нар., працює вчителькою початкових класів Львівської СШ № 97. Молодший брат Андрій, 1989 р. нар., є студентом першого курсу Львівської політехніки.

Одружена. Чоловік – Садовий Микола Іванович, 1980 р. нар., працює економістом у науково-виробничому об’єднанні «Галич».
12 жовтня 2006 р. (підпис)
Р Е З Ю М Е
Резюме – це коротка довідка про особисті, освітні та професійні дані його автора. Резюме має бути детальним, але стислим.
Взірці р е з ю м е:
79043 Львів, тел. 398–764

вул. Японська, 15, кв. 23 факс. 399–764

Е-mail: art @ cherry Lviv ua

Олег Шевчук


Мета: Знайти посаду бухгалтера з умовою професійного вдосконалення і росту.

Досвід: 2000–2006. АТ «Енергосистеми». Головний бухгалтер. Департамент фінансових звітів. Автор низки статей і досліджень на тему фінансових звітів (список додано).

1996–2000. Науково-виробниче об’єднання «Сфера». Заступник головного бухгалтера.

1994–1996. «Стартсофт». Бухгалтер.

1992–1994. «Віртек». Бухгалтер-касир.
Освіта: Економічний факультет Національного університету «Львівська політехніка»(1987–1992).

2002–2006. Навчання в заочній аспірантурі при НУ «Львівська політехніка». Підготовка кандидатської дисертації на тему бухгалтерських розрахунків.

Особисті дані: Народився 7.10.1970 р. Громадянин України. Дружина – Галина Шевчук, економіст. Син – Іван Шевчук, учень 3 класу гімназії.
1.11.2006 р. (підпис)

Р Е З Ю М Е


Володимир Яремків
Дата народження 24. 09. 1987

Адреса

вул. Городоцька, 7, кв. 31, тел.: 8(032) 238–56–49

Львів, тел. моб. 80672855513

Україна 79053 е-mail: jaremkiv@ua.fm.


Каталог: wiki -> images
images -> Культура І духовне життя в Україні ( середина 60-х початок 80-х років )
images -> Модульні тестові завдання з української мови
images -> Коли Тарас був козачком пана Енгельгардта – родича Браницьких, по дорозі до Вільно у 1831 році вони заїхали до Білої Церкви. Браницька показала вельможному гостю свій маєток І парк “Олександрію”
images -> Мета: визначити поняття успіх, геній; дати можливість дітям упевнитися, що успіх залежить від власних зусиль І від співпраці з іншими; сприяти розвитку чітких життєвих орієнтирів; виховувати прагнення до позитивних учинків
images -> Методичні рекомендації та практичні завдання для студентів гуманітарних та економічних спеціальностей
images -> Про затвердження складу Конференції трудового колективу Національного університету "Львівська політехніка"
images -> Львівська політехніка
images -> Методичний вісник: форми науково-методичної роботи
images -> Пол Самуельсон


Поділіться з Вашими друзьями:
  1   2

Схожі:

Ділові папери та мовностилістичні рекомендації щодо їх оформлення iconУрок №36 Тема. Розвиток зв'язного мовлення 11
Мета: удосконалювати вміння учнів оформляти ділові папери взагалі та писати автобіографію, зокрема, ознайомити з особливостями її...
Ділові папери та мовностилістичні рекомендації щодо їх оформлення iconУрок розвитку зв’язного мовлення в 11 класі Тема уроку: Ділові папери. Автобіографія
Генералізація теоретичних положень з теми
Ділові папери та мовностилістичні рекомендації щодо їх оформлення iconДілові папери. Доручення. Офіційний лист. Анотація
Мета: Поглибити та систематизувати знання про ділове спілкування, ознайомити учнів із призначенням й особливостями вказаних у темі...
Ділові папери та мовностилістичні рекомендації щодо їх оформлення iconМетодичні рекомендації щодо оформлення навчального кабінету із зарубіжної літератури
На допомогу керівникам закладів освіти, завідувачам навчальних кабінетів, керівникам шкільних мо, кафедр пропонуємо матеріали, що...
Ділові папери та мовностилістичні рекомендації щодо їх оформлення iconР м. Заява. Автобіографія Мета
Мета: поглибити знання учнів про офіційно-діловий стиль мовлення, сфери його застосування, ділові папери; ознайомити дев’ятикласників...
Ділові папери та мовностилістичні рекомендації щодо їх оформлення iconТема. Рм ділові папери. Заява. Резюме Робота в групах
Завдання для першої групи На партах у вас є картки з ознаками різних стилів. Ваше завдання – обрати ті з них, які характерні для...
Ділові папери та мовностилістичні рекомендації щодо їх оформлення iconМетодичні рекомендації щодо здійснення та оформлення діагностичної роботи соціальним педагогом закладу освіти
...
Ділові папери та мовностилістичні рекомендації щодо їх оформлення iconМетодичні рекомендації щодо порядку організації та проведення звільнення в запас військовослужбовців строкової служби
Методичні рекомендації командирам військових частин (підрозділів) щодо організації профілактики порушень статутних правил взаємовідносин...
Ділові папери та мовностилістичні рекомендації щодо їх оформлення iconМетодичні рекомендації до проведення заходів
Оформлення експозицій книжково-журнальних виставок
Ділові папери та мовностилістичні рекомендації щодо їх оформлення iconОлександр Пономарів Культура слова: мовностилістичні поради



База даних захищена авторським правом ©biog.in.ua 2019
звернутися до адміністрації

    Головна сторінка