Конспект лекцій із дисципліни «українська мова за професійним спрямуванням»



Сторінка12/18
Дата конвертації19.04.2017
Розмір3.57 Mb.
ТипКонспект
1   ...   8   9   10   11   12   13   14   15   ...   18

4. Загальні відомості про документ. Класифікація та реквізити документів

Основним видом текстів у офіційно-діловому стилі є документи. Документ – основний вид ділового мовлення, що фіксує та передає інформацію, підтверджує її достовірність, об’єктивність. Документ (лат. – повчальний приклад, спосіб ведення) є одним із засобів «закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності і розумову діяльність людини» (А. П. Коваль). Документ – це матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу. А оскільки документ – це основний вид професійної мови, в ньому записується й передається інформація про фахові контакти та ділове спілкування між державними та приватними установами, а також юридичними особами. Документ має правове і господарське значення. Найчисельнішою системою документації є управлінська система документів.

Термін текст у сучасному мовознавстві позначає кілька неоднакових мовних явищ: 1) реально висловлене (написане та ін.) речення або сукупність речень; 2) уся сума (сукупність) актів мовлення, створених колективом носіїв цієї мови; 3) текст – водночас і процес вирішення екстралінгвістичних зав­дань мовними засобами, і продукт цього вирішення; 4) текст – це об’єднана смисловим зв’язком послідовність одиниць мовлення: висловлень, абзаців, розділів та ін.

А. П. Коваль зазначає, що об’єктом для дослідження часто служать письмово зафіксовані і структурно оформлені тексти, які з’явилися в процесі спілкування. Поняття «текст» тут визначається як організований за законами даної мови завершений комунікативний акт1. «Текст (від лат. textum – зв’язок, поєднання, тканина) – писемний або усний мовленнєвий масив, що становить лінійну послідовність висловлень, об’єднаних у ближчій перспективі смисловими і формотворчо-граматичними зв'язками, а в загальнокомпозиційному, дистантному плані – спільною темою і сюжетною заданістю»2.

Текст будь-якого документа має бути чітким, конкретним, об'єктивним, стислим і юридично бездоганним. При оформленні тексту документа слід дотримуватись основних правил його складання, за якими передбачається правильне написання й розташування його частин.

Кожний текст документа мас заголовок, який розміщується посередині рядка аркуша. Тексти організаційно-розпорядчих документів оформляють на папері формату А4 (297x210 мм) та А5 (148x210 мм). З обох боків сторінки для зручності залишають вільні поля: праве - не менше 8 мм, ліве – 35 мм; верхнє – 20 мм, нижнє – 19 мм (для формату А4) і 16 мм (для формату А5).



Перша сторінка тексту документа друкується на бланку, а наступні - на чистих аркушах паперу. Треба пам’ятати, що не можна переносити на іншу сторінку тільки підпис. На наступній сторінці, де ставиться підпис, повинно бути хоча б два рядки тексту документа.

Нумерація сторінок на документі, якщо текст розміщено на двох і більше аркушах, починається з другої сторінки (ставиться цифра 2).

Коли текст друкується лише з одного боку аркуша, то нумерація проставляється посередині верхнього поля арабськими цифрами на відстані не менше 10 мм від краю. Слово «сторінка» не пишеться й біля цифр не ставляться жодні позначки. Якщо ж текст друкується на обох боках аркуша, то непарні номери сторінок ставляться в правому верхньому кутку аркуша, а парні – в лівому верхньому кутку.

Текст доцільно чітко поділити на абзаци. Кожний з абзаців має містити відносно закінчену думку. Коли ж документи складні (положення, статути, правила, доповіді, огляди, звіти тощо), то тексти поділяють на розділи, підрозділи, параграфи, пункти й навіть підпункти. Розділам дають заголовки, які розташовують у лівій частині сторінки й відокремлюють від тексту двома чи трьома міжрядковими інтервалами.

Розділи, підрозділи, пункти й підпункти нумеруються арабськими цифрами й розділяються крапками, як, наприклад, позначення 14.10.8 означає: розділ 14, підрозділ 10, пункт 8. Така нумерація застосовується для того, аби чітко розчленувати документ на складові частини й спростити техніку праці над великим текстом: коли додається чи знімається якийсь пункт, то нумерація інших пунктів змінюється тільки в межах відповідних розділів.



Тексти професійної мови вимагають точності формулювань. Вони не допускають двозначності і позбавлені емоційності. Стандартні вислови та словосполучення в тексті, з одного боку, полегшують сприймання документів, а з іншого – практично скорочують час для їхнього складання.

Види документів визначають за такими ознаками:

1) найменуванням – заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, протоколи та ін.;

2) походженням – службові (офіційні) й особисті документи:

  • службові документи створюються організаціями, підприємствами та службовими особами, які їх представляють. Вони оформляються в установленому порядку;

  • особисті документи створюють окремі особи поза сферою їх службової діяльності;

3) місцем виникнення – внутрішні та зовнішні документи:

  • внутрішні документи мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено;

  • зовнішні є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями;

4) призначенням (змістом) – документи щодо особового складу, довідково-інформаційні, обліково- фінансові, господарсько-договірні, організаційні, розпорядчі;

5) напрямком вхідні й вихідні документи (в усіх установах та організаціях існують Книги вхідних і Книги вихідних документів, в яких ведеться обов’язкова реєстрація цієї документації);

6) формою (видом) стандартні (типові), індивідуальні (нестандартні) і трафаретні документи:

  • стандартні (типові) – це документи, які мають однакову форму та заповнюються в певній послідовності й за суворо визначеними правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення);

  • індивідуальні (нестандартні) документи створюються в кожному конкретному випадку для розв’язання окремих ситуацій, їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви);

  • трафаретні – це докуенти, частина яких надрукована, а для зінної інформації залишено вільні місця (ця інформація має бути вдрукована або вписана);

7) строками (термінами) виконання – звичайні безстрокові, термінові й дуже термінові:

  • звичайні безстрокові це такі, які виконуються в порядку загальної черги, але не пізніше, як протягом місяця);

  • термінові – зі встановленим строком виконання (до них належать також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма). Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передання тексту документа може здійснюватися також телефоном, телеграфом чи телефаксом);

  • дуже термінові – документи з позначенням «дуже терміново»;

8) ступенем гласності – звичайні, несекретні (для службового користування), секретні (таємні). Секретні документи мають угорі праворуч позначення «Секретно». Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності;

9) стадіями створення – оригінали, копії й виписки:

  • оригінал це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи й, у разі потреби, завірений штампом і печаткою;

  • копія це точне відтворення оригіналу (на копії документа обов’язково робиться помітка «Копія» вгорі праворуч. Існують різні види копій: відпуск (повна копія відправленого документа, яка залишається у відправника), витяг (відтворення не всього документа, а лише його частини), дублікат (другий примірник документа, виданий за умови втрати оригіналу). Оригінал і копія мають однакову юридичну силу);

10) за юридичною силою – справжні (істинні), фальшиві (підроблені):

  • справжні (істинні) – це документи, створені за всіма правилами. Вони бувають чинні і нечинні. Нечинні документи – це такі документи, які втратили юридичну силу з різних причин;

  • фальшиві (підроблнені) – це документи, в яких зміст чи оформлення не відповідають дійсності;

11) складністю прості (односкладове) й складні:

  • прості документи містять інформацію з одного питання;

  • складні – з двох і більше питань;

12) строками (термінами) зберігання – тривалого зберігання (понад 10 років), тимчасового зберігання (до 10 років), постійного. Документи, в яких закінчився термін зберігання, підлягають знищенню шляхом спалювання чи різання. Перед знищенням потрібно скласти акт, в якому буде подано перелік усіх документів, що підлягають знищенню, із зазначенням кількості примірників і сторінок;

13) технікою відтворення (спосіб фіксації) – рукописні й відтворені механічним способом;

14) носієм інформації – оформлені на папері, диску, флешці, фотоплівці тощо.

До функціонально маркованих одиниць, що передусім впадають в око завдяки своїй поширеності в різних жанрах стилю, належать специфічні усталені формули зачину, вислови-кліше. Кліше – усталені словесні формули, закріплені за певною ситуацією, які сприймаються як звичайні й обов’язковий компонент. Наявність стандартних висловів полегшує, скорочує процес укладання текстів тощо. Наприклад: установити контроль, згідно з оригіналом, відповідно до, мати на увазі, взяти участь, надати перевагу тощо.

Вирізняють такі види кліше:


  • прості, що складаються з двох слів: прошу надати, згідно з, відповідно до, до наказу, до відома, вжити заходів, оголосити подяку, накласти стягнення тощо;

  • ускладнені, що мають більше двох слів: брати участь у заходах, ужити суворих заходів,, накласти дисциплінарне стягнення, завірено у двох примірниках тощо;

  • складні, що мають у своїй структурі два простих кліше, які поєднані в один блок: відділ боротьби з незаконним обігом наркотиків, контроль за виконанням залишаю за собою, складено і завірено у двох примірниках тощо.

Кожен документ складається з окремих елементів, які у діловодстві називаються реквізитами. Розрізняють реквізити постійні і змінні. Постійні реквізити друкуються під час виготовлення бланка, а змінні фіксуються на бланку у процесі його заповнення.

Формуляром – це сукупність реквізитів та їх розміщення на папері у певній послідовності. Кожний вид документа має свій формуляр-зразок, тобто певну модель побудови однотипних документів.

Бланк – це аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію. Кожна установа, організація чи підприємство повинні мати два види бланків: а) для листів; б) для інших документів. Бланки виготовляються двох форматів – А4 та А5.

Група реквізитів і їх частин, які відтворено на бланку документа як єдиний блок, називається штампом. Державні стандарти передбачають кутове і поздовжнє розміщення штампа:



  • кутове – постійні реквізити розміщені в лівому верхньому куті аркуша (бланк з кутовим штампом вважається доцільнішим, оскільки праворуч від штампа на вільному місці можна заповнити такі реквізити: «адресат», «гриф обмеження доступу до документа», «гриф затвердження», «резолюція»;

  • поздовжнє – постійні реквізити розміщуються вздовж верхньої час­тини аркуша (поздовжнє розміщення доцільне тоді, коли назва установи складається з великої кількості слів і не може розміститися на площі, відведеній для кутового штампа).

Організація роботи з документами та діяльність щодо їх створення називаються діловодством (справочинством). Підставою для створення документів на підприємствах, в установах є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.

Формуляр-зразок установлює такий склад реквізитів та їх розта­шування:



  1. державний герб;

  2. емблема організації чи підприємства;

  3. зображення державних нагород;

  4. код підприємства, установи, організації за УКПО;

  5. код форми документа за УКУД;

  6. назва міністерства або відомства (вищої організації або засновника);

  7. повна назва установи, організації чи підприємства – автора документа;

  8. назва структурного підрозділу;

  9. індекс підприємства зв’язку, поштова і телеграфна адреса, номер телефону, факсу, номер рахунку в банку;

  10. назва виду документа;

  11. дата;

  12. індекс;

  13. посилання на індекс та дату вхідного документа;

  14. місце складання або видання;

  15. гриф обмеження доступу до документа;

  16. адресат;

  17. гриф затвердження;

  18. резолюція;

  19. заголовок до тексту;

  20. відмітка про контроль;

  21. текст;

  22. відмітка про наявність додатка;

  23. підпис;

  24. гриф узгодження;

  25. візи;

  26. печатка;

  27. відмітка про засвідчення копій;

  28. прізвище виконавця та номер його телефону;

  29. відмітка про виконання документа і направлення його до справи;

  30. 30 відмітка про перенесення даних на машинний носій інформації;

  31. відмітка про надходження.

У процесі підготовки й оформлення документів обов язкові реквізити можуть бути доповнені іншими, якщо того вимагає призначення документа, його обробка тощо. Наприклад, нормативні акти міністерств, інших органів державної виконавчої влади, органів господарського управління та контролю, що зачіпають права, свободи і законні інтереси громадян або мають міжвідомчий характер, підлягають державній реєстрації у Мін’юсті України, обласних, міських управліннях юстиції і повинні мати реквізит «номер державної реєстрації».
Запитання для самоперевірки

  1. У яких сферах діяльності використовують офіційно-діловий стиль?

  2. Проаналізуйте лексику офіційно-ділового стилю.

  3. Які фразеологізми існують в офіційно-діловому стилі?

  4. Охарактеризуйте морфологічні особливості офіційно-ділового стилю.

  5. Який порядок слів у реченнях тексту офіційно-ділового стилю?

Лекція 5. Класифікація документів:

вимоги щодо укладання та оформлювання

1. Документація особового складу.

2. Довідково-інформаційні документи.

3. Обліково-фінансові документи.

4. Документи з господарсько-договірної діяльності.

5. Організаційні документи.



6. Розпорядчі документи.
Список використаної літератури

  1. Бикова Г. П. Українська мова та культура ділового спілкування: навчальний посібник для студентів вищих навчальних закладів / Г. П. Бикова. – К. : НАУ, 2003. – 366 с.

  2. Гриценко Т. Б. Українська мова та культура мовлення: навчальний посібник для студентів аграрних вищих навчальних закладів та коледжів / Т. Б. Грищенко. – Вінниця: НОВА КНИГА, 2003. 472 с.

  3. Іщенко Т. Д. Укладання та оформлювання ділових документів. Ділове листування та спілкування: методичні рекомендації / Т. Д. Іщенко, Л. М. Талюта, Н. В. Крошко. – К. : Аграрна освіта, 2007. – 113 с.

  4. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів/ С. П. Бибик, І. Л. Михно, Л. О. Пустовіт та ін. – 2-ге вид., доп. і випр. – К. : Довіра: УН ВЦ «Рідна мова», 1998. – 507 с.

  5. Чорненький Я. Я. Українська мова за професійним спрямуванням. Ділова українська мова: теорія, практика, самостійна робота: навч. посібн. / Я. Я. Чорненький. – К.: Центр навчальної літератури, 2004. – 304 с.



Ключові слова та поняття: заява, характеристика, автобіографія, резюме, особовий листок з обліку кадрів; довідка, доповідна й пояснювальна записки, службові листи, оголошення, запрошення, протокол, витяг з протоколу; акт, розписка, доручення, список, таблиця, накладна; договір, трудова угода, контракт; правила, статут; наказ, постанова, розпорядження.
1. Документація особового складу

Документи особового складу – це документи, які містять найповніші відомості про працівника і характеризують його біографічні, ділові, особисті якості. До цієї групи документів належать: заява, автобіографія, характеристика, особовий листок з обліку кадрів, резюме, пропозиція, трудова книжка.

ЗАЯВА

Заява – це офіційне повідомлення в усній або письмовій формі, в якому викладається певне прохання. За місцем виникнення розрізняють заяви внутрішні й зовнішні, які бувають від організацій, установ (службові) та особисті. У зовнішній особистій заяві обов’язково зазначається повна домашня адреса, а в службовій – повна поштова та юридична адреса установи, підприємства. У внутрішній заяві не с обов’язковими викладені вище вимоги. У заяві реквізити рекомендується розташовувати в такій послідовності:

  • праворуч указується назва організації чи установи, куди подається заява (адресат);

  • нижче у стовпчик – назва професії, місце роботи, прізвище, ім’я, по батькові, адреса того, хто подає заяву (якщо заява адресується до тієї організації, де працює автор, не треба зазначати домашню адресу, а достатньо назвати посаду й місце роботи чи структурний підрозділ);

  • ще нижче посередині рядка пишеться слово «заява» з великої літери й не ставиться крапка;

  • з великої літери й з абзацу починається текст заяви, викладається прохання з коротким його обґрунтуванням;

  • після тексту заяви ліворуч вміщується дата, а праворуч – підпис особи, яка писала заяву.

У складній заяві також подаються відомості про те, які саме документи додані до заяви на підтвердження правомірності висловленого в ній прохання (документи перелічуються після основного тексту перед підписом).

Заява пишеться власноручно в одному примірнику.



Зразок заяви

Ректорові

Національного університету

біоресурсів і природокористування України

Ніколаєнку С. М.

Конончук Галини Іванівни,

що проживає за адресою:

вул. П. Сагайдачного, 8,

кв. 14, м. Київ, 04118

Заява


Прошу призначити мене на посаду бухгалтера II категорії у фінансовий відділ з 04 січня 20015 року. До заяви додаю:

1) трудову книжку;

2) копію диплома;

3) автобіографію.


02.01.2015 Підпис
АВТОБІОГРАФІЯ

Автобіографія – це документ, у якому особа повідомляє основні факти своєї біографії від дня народження до моменту написання. Цей документ характеризується незначним рівнем стандартизації. Головні вимоги під час його написання – вичерпність потрібних відомостей і лаконізм викладу. В автобіографії обов’язково зазначають (реквізити):

  • назву документа;

  • прізвище, ім’я, по батькові;

  • дату народження;

  • місце народження (місто, село, селище, район, область, країна);

  • відомості про навчання (повне найменування всіх навчальних закладів, у яких довелося вчитися);

  • відомості про трудову діяльність (стисло, в хронологічній послідовності назви місць роботи й посад);

  • відомості про громадську роботу (всі її види);

  • стислі відомості про склад сім’ї (батько, мати, чоловік, дружина, діти);

  • дата написання й підпис автора.

Заголовок («Автобіографія») пишеться посередині рядка, трохи нижче за верхнє поле. Кожне нове повідомлення потрібно починати з абзацу. Дата написання ставиться ліворуч під текстом, підпис автора – праворуч. Автобіографія має дві форми: автобіографія – розповідь з елементами опису й характеристикою згадуваних у ній людей і автобіографія – документ з точним поданням фактів. Автобіографія – обов’язковий документ особової справи.

Зразок автобіографії

АВТОБІОГРАФІЯ

Я, Максимчук Тарас Сергійович, народився 13 грудня 1971 року в м. Києві.

У 1978 році пішов у перший клас середньої школи № 185 м. Києва. Після закінчення 9 класів у 1985 році вступив до Юридичного ліцею м. Києва, який закінчив у 1987 році із золотою медаллю.

У 1988 році вступив на юридичний факультет Київського національного університету імені Тараса Шевченка. Під час навчання в університеті був старостою групи.

У 1993 році закінчив повний курс згаданого університету за спеціальністю «Правознавство». Після закінчення університету присвоєно кваліфікацію юриста. З вересня 1993 року працюю юристом у Міжнародному фонді «Відродження» м. Києва.

Склад сім’ї:

дружина – Максименко Надія Іванівна, 1973 року народження, вчителька української мови та літератури середньої школи № 38 м. Києва;

дочка – Максименко Олеся Тарасівна, народилася 12 лютого 1989 року.
18 листопада 2006 р Підпис
РЕЗЮМЕ

Резюме – це документ, в якому подаються короткі відомості про навчання, трудову діяльність та професійні успіхи й досягнення особи, яка його складає. Його ще називають CV («сі-ві», curriculum vital, що на латині означає «шлях життя»). Головне призначення резюме – привернути увагу до себе у той момент, коли його читають уперше.

Пам’ятайте: вдало написане резюме допоможе вам отримати інтерв’ю, тобто особисту зустріч з роботодавцем чи його представником, але не роботу.

Отже, ваша основна мета – домогтися того, щоб у роботодавця з’явилося бажання зустрітися з вами особисто. Резюме в цій ситуації визначить стиль і форму майбутньої співбесіди, оскільки інтерв’юер, готуючись до бесіди, орієнтуватиметься на запропоновану вами інформацію.

Резюме мас бути лаконічним, правдивим і вичерпним. Якщо ви звертаєтеся з приводу конкретної посади, то в резюме повинно все бути орієнтовано на цю посаду.

Складаючи резюме, ви маєте виокремлювати не те, що ви хочете отримати і Що вас цікавить особисто, а те, що ви можете запропонувати роботодавцю, яку користь матиме фірма від вас, чому саме ви є найкращою кандидатурою на заміщення вакантної посади.

Взагалі не встановлено якихось суворих вимог щодо розміщення реквізитів резюме, але є різні корисні поради і рекомендації.

Розрізняють два стилі викладу інформації в резюме:



  • європейський (британський);

  • американський.

Особливістю європейського стилю викладу є те, що подаються відомості про дату і місце народження, родинний стан та використовується хронологічний порядок викладу інформації про освіту та досвід роботи.

Американський «стандарт» вимагає зворотного порядку: спочатку називається посада, яку ви обіймаєте зараз, а потім інші посади, які ви обіймали до цього.

У світовій практиці застосовується ще один тип структурування інформації в резюме – функціональний – групування інформації про досвід роботи за основними напрямками, зосереджуючи головну увагу на професійних досягненнях. Функціональним резюме послуговуються рідше, але воно може викликати неабиякий інтерес у роботодавця.




Поділіться з Вашими друзьями:
1   ...   8   9   10   11   12   13   14   15   ...   18

Схожі:

Конспект лекцій із дисципліни «українська мова за професійним спрямуванням» iconКонспект лекцій з дисципліни «українська мова за професійним спрямуванням»
Конспект лекцій з дисципліни «Українська мова за професійним спрямуванням» для студентів усіх спеціальностей денної та заочної форми...
Конспект лекцій із дисципліни «українська мова за професійним спрямуванням» iconО. Л. Плетнєва Українська мова за професійним спрямуванням
Українська мова за професійним спрямуванням / О. Л. Плетнєва. – Збірник вправ та завдань для практичних занять І контрольних робіт....
Конспект лекцій із дисципліни «українська мова за професійним спрямуванням» iconКонтрольна робота з навчальної дисципліни «Українська мова (за професійним спрямуванням)» для студентів ІV курсу спеціальності
«Українська мова (за професійним спрямуванням)» для студентів ІV курсу спеціальності
Конспект лекцій із дисципліни «українська мова за професійним спрямуванням» iconМетодичні вказівки до виконання контрольних робіт з дисципліни «Українська мова
«Українська мова (за професійним спрямуванням)» для студентів усіх спеціальностей
Конспект лекцій із дисципліни «українська мова за професійним спрямуванням» iconМетодичні вказівки до організації самостійної роботи з дисципліни «Українська мова
«Українська мова (за професійним спрямуванням)» для студентів усіх спеціальностей
Конспект лекцій із дисципліни «українська мова за професійним спрямуванням» iconМетодичні вказівки та індивідуальні завдання до вивчення дисципліни "Українська мова (за професійним спрямуванням)" для студентів усіх спеціальностей
Робоча програма, методичні вказівки та індивідуальні завдання до вивчення дисципліни “Українська мова (за професійним спрямуванням)”...
Конспект лекцій із дисципліни «українська мова за професійним спрямуванням» iconКонтрольна робота з дисципліни «Українська мова за професійним спрямуванням» для студентів заочної форми навчання
В. У 1995 p вступила на спеціальність "Біржова діяльність" Київського індустріального технікуму
Конспект лекцій із дисципліни «українська мова за професійним спрямуванням» iconУкраїнська мова за професійним спрямуванням

Конспект лекцій із дисципліни «українська мова за професійним спрямуванням» iconПерелік питань до складання диференційованого заліку з навчальної дисципліни: „Іноземна мова за професійним спрямуванням

Конспект лекцій із дисципліни «українська мова за професійним спрямуванням» iconПредмет І структура курсу «Українська мова (за професійним спрямуванням)». Зв'язок з правовими дисциплінами



База даних захищена авторським правом ©biog.in.ua 2017
звернутися до адміністрації

    Головна сторінка