Наказ №14/в про затвердження



Сторінка1/2
Дата конвертації16.03.2018
Розмір0.63 Mb.
ТипНаказ
  1   2




ГОЛОВНЕ ТЕРИТОРІАЛЬНЕ УПРАВЛІННЯ ЮСТИЦІЇ

У ЛУГАНСЬКІЙ ОБЛАСТІ

ДКУД _________

НАКАЗ


18.01.2017

Сєвєродонецьк

№ 14/В



Про затвердження Інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію у Головному територіальному управлінні юстиції у Луганській області

На виконання Постанови Кабінету Міністрів України від 19 жовтня


2016 р. № 736 «Про затвердження Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію», відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації», Указу Президента України від 5 травня 2011 року № 547 «Питання забезпечення органами виконавчої влади доступу до публічної інформації»,

НАКАЗУЮ:


1. Затвердити Інструкцію про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію у Головному територіальному управлінні юстиції у Луганській області (що додається).

2. Начальникам структурних підрозділів Головного територіальногоуправління юстиції організувати вивчення та забезпечення дотримання вимог зазначеної Інструкції.

3. Начальнику відділу організаційної роботи, документування та контролю (Мостепаненко Є.В.) забезпечити ознайомлення усіх працівників Головного територіального управління юстиції у Луганській області з Інструкцією про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію у Головному територіальному управлінні юстиції у Луганській області під розпис.

4. Начальнику відділу матеріально-технічного забезпечення забезпечення (Ржевському О.Є.) підготувати та надати начальнику Головного територіального управління юстиції у Луганській області проекти наказів щодо визначення посадової особи відділу матеріально-технічного забезпечення, відповідальної за захист інформації в управлінні, щодо використання інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних систем чи засобів копіювально-розмножувальної техніки, що застосовується під час обробки службової інформації у строк до 30 березня 2017 р.

5. Начальнику відділу організаційної роботи, документування та контролю (Мостепаненко Є.В.) підготувати та надати начальнику Головного територіального управління юстиції у Луганській області проекти наказів щодо складу комісії з питань роботи зі службовою інформацією, положення про цю комісію у строк до 30 березня 2017 року.

6. Начальникам відділу організаційної роботи, документування та контролю та відділу матеріально-технічного забезпечення (Мостепаненко Є.В., Ржевському О.Є.) підготувати та надати начальнику Головного територіального управління юстиції у Луганській області проекти наказів про порядок виготовлення, ведення обліку, використання металевих печаток, про порядок ведення обліку шаф, сейфів і ключів від них, в яких зберігаються документи з грифом «Для службового користування» у строк до 30 березня 2017 року.

7. Визнати таким, що втратив чинність наказ Головного територіального управління юстиції у Луганській області від 27 липня 2015 р. № 213-В Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію у Головному територіальному управлінні юстиції у Луганській області.

8. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.


Начальник управління Т.Д. Філатова

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Головного територіального управління юстиції у Луганській області

від ________________ № ____



Інструкція про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію у Головному територіальному управлінні юстиції у Луганській області

I. Загальна частина


1. Ця Інструкція визначає єдині вимоги до ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації (далі - документи), що містять службову інформацію, зібрану під час провадження оперативно-розшукової, контррозвідувальної діяльності, діяльності у сфері оборони держави, та іншу службову інформацію (далі - службова інформація), у Головному територіальному управлінні юстиціх у Луганській області (далі – управління).

2. В Управлінні утворюється комісія з питань роботи із службовою інформацією, яка постійно діє, положення про яку та склад якої затверджуються наказом начальника управління.

З урахуванням особливостей діяльності управління за рішенням начальника можуть утворюватися кілька таких комісій за напрямами діяльності управління.

3. Основними завданнями комісії з питань роботи із службовою інформацією є:

складення на підставі пропозицій структурних підрозділів Управління та з урахуванням вимог законодавства переліку відомостей, що становлять службову інформацію (далі - перелік відомостей), і подання його на затвердження начальнику управління;

перегляд документів з грифом “Для службового користування” з метою його підтвердження або скасування;

розгляд документів з грифом “Для службового користування” на предмет встановлення в них відомостей, що містять відкриту інформацію, яка може бути використана під час опрацювання запитів на публічну інформацію;

перевірка стану організації роботи з документами, що містять службову інформацію (наявність та фізичний стан документів, справ, видань, електронних носіїв інформації з грифом «Для службового користування»);

перевірка наявності справ та видань з грифом «Для службового користування» в архіві Управління;

розслідування на підставі рішення начальника Управління фактів втрати документів з грифом «Для службового користування» та розголошення службової інформації;

розгляд питання щодо присвоєння грифа “Для службового користування” документам, що містять службову інформацію, яка не передбачена переліком відомостей, за поданням осіб, які підписують такий документ;

вивчення та проведення оцінки матеріалів, з якими планується ознайомити іноземців або які будуть їм передані.

До складу комісії з питань роботи із службовою інформацією включаються працівники структурних підрозділів управління, в яких створюється службова інформація, а також працівники сектору з питань запобігання корупції, відділу матеріально-технічного забезпечення, сектору зв’язків з громадськістю, відділу організаційної роботи, документування та контролю, відділу з питань кадрової роботи та державної служби.

До складу комісій, утворених за напрямами діяльності Управління, включаються кваліфіковані працівники з відповідних напрямів діяльності.

4. Перелік відомостей складається Управлінням відповідно до вимог частини другої статті 6 та статті 9 Закону України “Про доступ до публічної інформації”, затверджується начальником Управління та оприлюднюється на його офіційному веб-сайті.

5. Працівники, яким доручено опрацьовувати документ, що містить службову інформацію, визначаються начальником управління, його заступниками, керівниками структурних підрозділів (у тому числі у регіоні) у резолюції до такого документа. Члени постійних або тимчасових консультативних, дорадчих та інших допоміжних органів управління, які не є її працівниками, можуть працювати з документами, що містять службову інформацію та виносяться на розгляд відповідного органу на підставі резолюції його керівника.

6. Організація роботи з документами, що містять службову інформацію, в апараті управління покладається на відділ організаційної роботи, документування та контролю, а в окремо розташованих структурних підрозділах Головного територіального управління юстиції у Луганській області (далі – окремо розташовані структурні підрозідли) - на начальників цих структурних підрозділів.

Облік, формування справ, зберігання та використання документів з відмітками “Літер “М”, “Літер “К” та “СІ” провадяться структурними підрозділами або посадовими особами, відповідальними в управлінні за мобілізаційну роботу, криптографічний захист інформації, роботу з документами з питань спеціальної інформації.

Керівники структурних підрозділів здійснюють контроль за дотриманням порядку підготовки документів з грифом “Для службового користування”, їх зберігання і використання.

7. Відділ організаційної роботи, документування та контролю ознайомлює працівників структурних підрозділів, а також працівників, зазначених у пункті 5 цієї Інструкції, з Інструкцією про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію у Головному територіальному управлінні юстиції у Луганській області (далі - Інструкція), під розпис.

8. Документам, що містять службову інформацію, присвоюється гриф “Для службового користування”.

На документах, що містять службову інформацію з:

мобілізаційних питань, додатково проставляється відмітка “Літер “М”;

питань криптографічного захисту службової інформації, - відмітка “Літер “К”;

питань спеціальної інформації, - відмітка “СІ”.

Категорії документів, на яких проставляється відмітка “Літер “К”, визначаються нормативно-правовими актами Адміністрації Держспецзв’язку.

9. Питання щодо необхідності присвоєння документу грифа “Для службового користування” вирішується виконавцем або посадовою особою, яка підписує документ, відповідно до переліку відомостей та з дотриманням вимог частини другої статті 6 та статті 9 Закону України “Про доступ до публічної інформації”.

10. До прийняття рішення про присвоєння документу грифа “Для службового користування” особи, зазначені в пункті 9 цієї Інструкції, повинні:

1) перевірити, чи належить інформація, яку містить документ, до категорій, визначених у частині першій статті 9 Закону України “Про доступ до публічної інформації”;

2) встановити, чи належить відповідна інформація до такої, доступ до якої згідно із законом не може бути обмежено, в тому числі шляхом віднесення її до службової інформації;

3) перевірити дотримання сукупності вимог, передбачених частиною другою статті 6 Закону України “Про доступ до публічної інформації”.

В окремих випадках питання щодо необхідності присвоєння документу грифа “Для службового користування” може бути розглянуто комісією з питань роботи із службовою інформацією за поданням посадової особи, яка підписуватиме документ.

11. Забороняється використовувати для передачі службової інформації відкриті канали зв’язку.

У разі виникнення необхідності в передачі (надсиланні) документів, що містять службову інформацію, юридичним особам, громадським об’єднанням без статусу юридичної особи та фізичним особам, на яких не поширюються вимоги цієї Інструкції, останні беруть на себе письмове зобов’язання стосовно нерозголошення отриманої службової інформації.

Керівники юридичних осіб, громадських об’єднань без статусу юридичної особи та фізичні особи за розголошення службової інформації несуть відповідальність відповідно до закону.

12. Відповідальність за організацію та забезпечення дотримання в апараті управління порядку ведення обліку, зберігання та використання документів, що містять службову інформацію, покладається на начальника управління, а в окремо розташованих структурних підрозділах - на начальників цих структурних підрозділів.

Особи, винні у порушенні порядку ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, їх втраті або розголошенні службової інформації, що в них міститься, притягуються до дисциплінарної або іншої відповідальності, передбаченої законом.

13. Під час роботи з документами з грифом “Для службового користування” застосовуються положення Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів, та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, затвердженої Постановою Кабінету Міністрів України від 19 жовтня 2016 року,  Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 р. № 1242, нормативно-правових актів Адміністрації Держспецзв’язку та національних стандартів, що регламентують порядок складення та оформлення організаційно-розпорядчих документів.

Створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання та знищення електронних документів з грифом “Для службового користування” в управлінні здійснюється відповідно до вимог законодавства, що регулює питання роботи з електронними документами та питання електронного документообігу.

14. Використання інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних систем чи засобів копіювально-розмножувальної техніки, що застосовуються під час обробки службової інформації, здійснюється на підставі розпорядчого документа начальника управління з дотриманням вимог законодавства у сфері захисту інформації.

15. Особливості ведення обліку, зберігання, передачі, пересилання, транспортування і знищення документів з відміткою “Літер “К”, засобів криптографічного захисту службової інформації, ключових документів, нормативної, технічної (експлуатаційної) документації визначаються нормативно-правовими актами Адміністрації Держспецзв’язку.

16. У разі ліквідації установи рішення про подальше користування документами з грифом “Для службового користування” приймає ліквідаційна комісія.

17. Державні архівні установи надають консультаційну та методичну допомогу з питань діловодства стосовно документів, що містять службову інформацію, підготовки справ до передавання на архівне зберігання.

ІІ. Приймання та реєстрація документів


18. Приймання та реєстрація документів з грифом “Для службового користування”, у тому числі тих, що містять відмітки “Літер “М”, “Літер “К” та “СІ”, в апараті управління здійснюється централізовано у відділі організаційної роботи, документування та контролю у журналі реєстрації вхідних документів з грифом «Для службового користування» (додаток 1). В окремо розташованих структурних підрозділах приймання та реєстрація документів з грифом “Для службового користування” здійснюється спеціально визначеною згідно з посадовою інструкцією особою.

19. Забороняється доставка документів з грифом “Для службового користування” в управління у неробочий час.

20. Вхідна кореспонденція з грифом “Для службового користування” , що надійшла до апарату управління, розкривається посадовою особою відділу організаційної роботи, документування та контролю, відповідальною за роботу з документами, що містять службову інформацію. При цьому перевіряється відповідність кількості аркушів, примірників, додатків до документів та їх реєстраційних індексів зазначеним на конверті (пакованні) та у супровідному листі. В окремо розташованих структурних підрозділах - спеціально визначеною згідно з посадовою інструкцією особою.

21. За відсутності вкладень або порушення їх цілісності (невідповідності кількості аркушів, додатків до документа), пошкодження конверта (паковання), що призвело до унеможливлення прочитання тексту документа або можливого несанкціонованого ознайомлення з його змістом, а також невідповідності реєстраційного індексу документа зазначеному на конверті (пакованні), документ не реєструється. При цьому складається акт за формою згідно з додатком 2 у двох примірниках, один примірник якого разом з отриманими документами надсилається відправникові, другий зберігається у відділі організаційної роботи, документування та контролю (або в окремо розташованому структурному підрозділі).

22. Надіслані не за адресою документи з грифом “Для службового користування” повертаються відправникові без їх розгляду.

23. Під час реєстрації вхідного документа з грифом “Для службового користування” на першому його аркуші від руки або за допомогою штампа (автоматичного нумератора) відділом організаційної роботи, документування та контролю (спеціально визначеною посадовою особою окремо розташованого структурного підрозділу) проставляється відмітка про надходження із зазначенням назви установи, реєстраційного індексу, дати (у разі термінового виконання - години і хвилини) одержання документа.

У разі надходження конверта (паковання) з відміткою “Особисто” відмітка про надходження проставляється безпосередньо на конверті (пакованні) із зазначенням порядкового номера конверта (паковання) за журналом обліку (додаток 3) конвертів (паковань) та дати його одержання.

24. Облік електронних носіїв інформації, книг та інших видань, які є додатками до вхідного супровідного листа, ведеться окремо від вхідних документів відділом організаційної роботи, документування та контролю (спеціально визначеною посадовою особою окремо розташованого структурного підрозділу). На супровідному листі, який долучається до відповідної справи, проставляються номер облікової форми, порядковий номер і дата взяття додатка на облік.

25. Реєстрація вхідних, вихідних та внутрішніх документів з грифом “Для службового користування” здійснюється окремо від документів, які не містять службову інформацію, з дотриманням вимоги щодо одноразовості реєстрації. При цьому до реєстраційного індексу документа додається відмітка “ДСК”, наприклад: “251/04-12 ДСК; 09-05/456 ДСК; 123 ДСК”. На документах з мобілізаційних питань та з питань спеціальної інформації перед реєстраційним індексом проставляється відмітка “М” або “СІ”, наприклад: “М/251/04-12 ДСК; або СІ/03/175 ДСК”.

Вихідному супровідному листу та кожному додатку до нього присвоюється власний реєстраційний індекс.

Вхідному супровідному листу та додаткам до нього на паперових носіях присвоюється один номер. На кожному додатку на лицьовому боці першого аркуша проставляється відмітка, наприклад: “До вх. 1172/03-15 ДСК від 01.09.2016”. На додатках, що підлягають поверненню, така відмітка проставляється на зворотному боці останнього аркуша документа.

Супровідний лист, що має примітку “без додатка - відкрита інформація”, також реєструється в реєстраційних формах, що використовуються для реєстрації документів, що містять службову інформацію.

26. Реєстрація вихідних та внутрішніх документів з грифом “Для службового користування”, у тому числі таких, що містять відмітки “Літер “М”, “Літер “К” та “СІ”, здійснюється відділом організаційної роботи, документування та контролю (спеціально визначеною посадовою особою окремо розташованого структурного підрозділу) в журналі за формою згідно з додатком 4.

27. Реєстрація наказів «Для службового користування», у тому числі таких, що містять відмітки “Літер “М”, “Літер “К” та “СІ” здійснюється у відділі кадрової роботи та державної служби Головного територіального управління юстиції у журналі, форма якого передбачена додатком 5.

28. Реєстрація документів з грифом “Для службового користування” може здійснюватися в електронній базі даних у відділі організаційної роботи, документування та контролю з використанням спеціальних комп’ютерних програм та дотриманням вимог щодо технічного захисту інформації, встановлених законодавством.

29. У разі необхідності здійснення контролю за станом виконання документу з грифом “Для службового користування” оформляється реєстраційно-контрольна картка за формою згідно з додатком 6. У разі потреби реєстраційно-контрольна картка може бути доповнена іншими реквізитами.

30. Етапи проходження документів з грифом “Для службового користування” в установі повинні обов’язково відображатися у реєстраційних формах (журналах, картках, електронній базі даних).
ІІІ. Облік видань з грифом “Для службового користування”

31. Тираж видання з грифом “Для службового користування”, підготовлений в управлінні, обліковується за одним порядковим номером у журналі за формою згідно з додатком 7 відповідальним спеціалістом відділу організаційної роботи, документування та контролю (спеціально визначеною посадовою особою окремо розташованого структурного підрозділу). Відповідальність за дотримання вимог цієї Інструкції при здійсненні тиражування видань покладається на керівників структурних підрозділів.

32. Відмітка про додатково надруковані примірники видання робиться у журналі, де вони реєструвалися вперше, із продовженням їх нумерації від останнього номера примірника такого видання.
IV. Облік електронних носіїв інформації
33. Облік електронних носіїв інформації (жорстких дисків, дисків для лазерних систем зчитування), на які планується записувати службову інформацію, ведеться відділом організаційної роботи, документування та контролю (спеціально визначеною посадовою особою окремо розташованого структурного підрозділу) у журналі за формою згідно з додатком 8. Запис службової інформації на інші носії інформації забороняється.

34. На захисній оболонці електронного носія інформації (на верхньому боці диска для лазерних систем зчитування) зазначаються найменування управління, обліковий номер і дата взяття на облік електронного носія, гриф “Для службового користування”.

35. Обліковий номер жорсткого магнітного диска зазначається на етикетці, що наклеюється на його корпусі або на опломбованому корпусі блока чи пристрою, в якому він розміщується.

36. Наклеювання на електронний носій інформації етикеток з обліковими номерами, зазначеними у пунктах 34 і 35 цієї Інструкції, здійснюється у спосіб, який виключає можливість розбирання пристрою без пошкодження етикетки, її непомітного видалення (зміни) або перенесення на інший носій інформації.

37.  Забороняється записувати службову інформацію на електронний носій інформації, не внесений до журналу обліку електронних носіїв інформації, на які планується записувати службову інформацію.

38. Гриф “Для службового користування” зберігається за електронним носієм інформації до моменту його знищення.

39.  Заміна електронного носія інформації з грифом “Для службового користування”, який вийшов з ладу під час дії гарантійного строку, провадиться представником організації, що здійснює гарантійне обслуговування, тільки у приміщенні управління та у присутності працівника, якому такий носій видано в установленому порядку. Зазначений носій залишається у розпорядженні управління для подальшого знищення.

Заміна електронного носія інформації з грифом “Для службового користування”, що вийшов з ладу під час дії гарантійного строку, в іншому порядку не дозволяється.

40. Ремонт блока чи пристрою з електронним носієм інформації, що має гриф “Для службового користування”, проводиться в управлінні у присутності працівника, якому такий носій в установленому порядку видано, та у разі необхідності - працівника, який відповідає за забезпечення захисту інформації в управлінні (особа, відповідальна за захист інформації визначається наказом начальника управління). У разі виникнення необхідності в передачі за межі установи такого блока чи пристрою для виконання ремонтних робіт електронний носій інформації вилучається та зберігається працівником, якому зазначений носій виданий в установленому порядку.
V. Друкування і розмноження документів
41. Друкування і розмноження в управлінні документів з грифом “Для службового користування” за допомогою електронно-обчислювальної та копіювально-розмножувальної техніки провадиться з урахуванням вимог законодавства у сфері захисту інформації.

Друкування і розмноження документів з мобілізаційних питань та з питань спеціальної інформації здійснюється працівниками управління, які мають допуск до роботи з такими документами.

Розмноження документів здійснюється керівниками структурних підрозділів апарату управління під супроводженням особи, відповідальної за захист інформації в управлінні, за допомогою копіювально-розмножувальної техніки у відділі матеріально-технічного забезпечення. Розмноження документів в окремо розташованих структурних підрозідлах здійснюється керівниками цих підрозділів за умови дотримання вимог законодавства у сфері захисту інформації.

42. У правому верхньому куті першої сторінки документа, що містить службову інформацію, проставляються гриф “Для службового користування” та номер примірника, наприклад:

“Для службового користування

 Прим. № 3”.

Установа, яка є розробником документа з грифом “Для службового користування”, може зазначити на документі інформацію про заборону на розмноження (копіювання) такого документа в інших установах, наприклад:

“Для службового користування 


Прим. № 2 
Копіюванню не підлягає”.

Відмітки “Літер “М”, “Літер “К”, “СІ”, номер примірника зазначаються нижче грифа “Для службового користування”, наприклад:

“Для службового користування 
Літер “М” 
Прим. № 2”

або


“Для службового користування  
Літер “К” 
Прим. № 2”,

або


“Для службового користування 

“СІ”  
Прим. № 2”.

43. На першій сторінці кожного додатка до документа, що містить службову інформацію, вище інших відміток проставляється гриф “Для службового користування”, наприклад:

“Для службового користування 


Прим. № 4 
Додаток до наказу 
__________________ 
(найменування управління) 
___ ______ 20___ р. №____”.

У разі коли додатки надсилаються разом із супровідним листом, після тексту листа перед підписом зазначається наявність додатків, їх обсяг, реєстраційні індекси і дати, наприклад:

“Додаток: довідка про виконання плану заходів із впровадження нових видів продукції від 14 серпня 2016 р. № 01-25/52 ДСК на 5 арк., прим. № 2.”.

Якщо інформація з обмеженим доступом міститься тільки у додатку до документа з грифом “Для службового користування”, під таким грифом ставиться позначка “(без додатка - відкрита інформація)”, наприклад:

“Для службового користування 
(без додатка - відкрита інформація) 
Прим. № 1”.

44. У друкованих виданнях гриф “Для службового користування” і номер примірника зазначаються на обкладинці та на титульному аркуші видання. Якщо видання складається з кількох частин, такий гриф зазначається на кожній його частині, що містить службову інформацію.

45. На зворотному боці останнього аркуша примірника документа, що залишається у справі управління, у нижньому лівому куті зазначаються кількість надрукованих примірників; перелік номерів примірників з найменуваннями адресатів (не більше чотирьох); номер пункту переліку відомостей установи або реквізити акта комісії з питань роботи із службовою інформацією, згідно з якими інформацію віднесено до службової; назва та обліковий номер електронного носія інформації або номер автоматизованого робочого місця, з якого друкувався документ, наприклад:

“Надруковано три примірники. 


Прим. № 1 - Мін’юсту 
Прим. № 2 - Мінфіну 
Прим. № 3 - до справи № 02-10 
Пункт 3.7 переліку відомостей 
АРМ інвентарний номер 5”.

46. У разі надсилання документа більш як чотирьом адресатам складається список на розсилку, в якому зазначається перелік адресатів, проставляються номери примірників, що відправляються відповідним адресатам, а замість конкретних найменувань адресатів на документі робиться узагальнений напис, наприклад:

“Прим. № 1-8 - за списком на розсилку; 
Прим. № 9 - до справи № 02-10”.

47. На кожному примірнику вихідного документа та додатках до нього на лицьовому боці в нижньому лівому куті останнього аркуша зазначаються прізвище (прізвище, ім’я, по батькові) виконавця та номер його службового телефону, наприклад:

“Марченко 255 55 55”

або


“Марченко Петро Васильович 255 55 55”.

48. Після реєстрації створеного документа з грифом “Для службового користування” його чернетки і роздруковані варіанти знищуються виконавцем шляхом подрібнення або іншим способом (спалювання, розплавлення, розчинення тощо), який виключає можливість їх прочитання та відновлення.

49. Розмноження документів з грифом “Для службового користування” здійснюється керівником того структурного підрозділу, в якому документи опрацьовуються або зберігаються, за умови оформлення замовлення за формою згідно з додатком 9  або відповідно до резолюції начальника управління.

50. На кожному примірнику розмноженого документа від руки проставляється номер примірника.

51. Документ з грифом “Для службового користування”, одержаний від іншої установи для опрацювання одночасно в кількох структурних підрозділах, копіюється у визначеному пунктом 49 цієї Інструкції порядку, якщо установа, яка є розробником документа, не встановила заборону на його розмноження.

52. Облік розмножених документів, що містять службову інформацію, ведеться в журналі за формою згідно з додатком 10, який в апараті управління знаходиться у відділі організаційної роботи, документування та контролю. Керівники структурних підрозділів апарату управління, які здійснюють розмноження документів з грифом “Для службового користування” зобов’язані здійснювати облік документів, що розмножуються у відділі організаційної роботи, документування та контролю. Окремо розташовані структурні підрозділи ведуть окремі журнали у разі необхідності розмноження таких документів.


VI. Надсилання документів
53. Надсилання документів з грифом “Для службового користування” іншим установам у межах України здійснюється рекомендованим поштовим відправленням або підрозділами урядового фельд’єгерського зв’язку, підрозділами органів спеціального зв’язку.

У разі надсилання документів з грифом “Для службового користування” за допомогою підрозділів урядового фельд’єгерського зв’язку або органів спеціального зв’язку оформлення конвертів (паковань) повинне відповідати вимогам нормативно-правових актів, що регулюють діяльність зазначених підрозділів.

Надсилання конвертів (паковань) з відмітками “Літер “К” та “СІ” в межах України здійснюється за допомогою підрозділів урядового фельд’єгерського зв’язку, органів спеціального зв’язку або відомчого фельд’єгерського зв’язку.

Надсилання документів з грифом “Для службового користування” за кордон здійснюється відповідно до законодавства. Конверти (паковання) з відміткою “Літер “К”, які адресовані закордонним дипломатичним установам України, надсилаються за допомогою підрозділів урядового фельд’єгерського зв’язку.

Передача службової інформації (надсилання документів з грифом “Для службового користування”) телекомунікаційними, інформаційно-телекомунікаційними мережами здійснюється лише з використанням засобів криптографічного захисту інформації, що в установленому порядку допущені до експлуатації, з дотриманням вимог технічного захисту інформації.

54. Електронні носії інформації та документи з грифом “Для службового користування”, що підлягають поверненню, обов’язково надсилаються до установи із супровідним листом.

Видання з грифом “Для службового користування” надсилаються іншим установам разом із супровідним листом з грифом “Для службового користування”, в якому зазначаються назви (автори) видань, реєстраційні індекси, кількість та номери примірників з урахуванням вимог пункту 42 цієї Інструкції.

55. Документи з грифом “Для службового користування”, які надсилаються, повинні бути вкладені у конверти або упаковані у спосіб, який виключає можливість доступу та прочитання тексту чи реквізитів без порушення цілісності паковання.

56. На конвертах (пакованнях) зазначаються адреса та найменування установи-одержувача і відправника, реєстраційні індекси вкладених документів із проставленням відмітки “ДСК”. Забороняється зазначати прізвища і посади керівників установи-одержувача, а також прізвища виконавців документів і назви структурних підрозділів.

Електронні носії інформації упаковуються в окремий конверт (паковання), на якому зазначаються дата та реєстраційний індекс супровідного листа.

57. У разі надсилання документів, які повинні бути розкриті певною посадовою особою установи особисто, їх упаковують в окремий конверт, у правому верхньому куті якого нижче грифа “Для службового користування” проставляється відмітка “Особисто”, а в його нижній правій частині зазначаються посада, прізвище, ім’я, по батькові (ініціали) одержувача. Такий конверт вкладається в інший конверт, що оформляється відповідно до вимог, визначених пунктом 56 цієї Інструкції. У лівому верхньому куті конверта проставляється відмітка “Подвійний конверт”.

58. У разі надсилання документів з мобілізаційних питань на конвертах (пакованнях) додатково проставляється відмітка “Літер “М”.

59. Надсилання документів з мобілізаційних питань в одному конверті (пакованні) з документами, що не стосуються мобілізаційних питань, не дозволяється.

60. У разі надсилання документа, що має відмітку “Літер “К” або “СІ”, його вміщують в окремий конверт, у правому куті якого нижче грифа “Для службового користування” проставляється відмітка “Літер “К” або “СІ”, а в його нижній правій частині зазначаються посада, прізвище, ім’я, по батькові (ініціали) одержувача. Такий конверт вкладається в інший конверт, що оформляється відповідно до вимог, визначених 55 цієї Інструкції. У лівому верхньому куті конверта проставляється відмітка “Подвійний конверт”.

61. Забороняється надсилати за межі України видання з грифом “Для службового користування” з метою книгообміну або експонування на відкритих виставках, презентаціях.

VII. Формування виконаних документів у справи


62. Виконані документи з грифом “Для службового користування” групуються у справи згідно із затвердженою в управлінні зведеною номенклатурою справ. Дозволяється долучати до справи із грифом “Для службового користування” документи з відкритою інформацією, якщо такі документи стосуються питань такої справи.

Документи з мобілізаційних питань долучаються до справ з мобілізаційної роботи, що мають відмітку “Літер “М”, а документи з питань спеціальної інформації - до справ з відміткою “СІ”.

Документи, що стосуються організації режимно-секретної роботи в управлінні, формуються у справи у відповідному структурному підрозділі працівником, відповідальним за виконання такого виду робіт.

63. До номенклатури справ включаються всі довідкові та реєстраційні картотеки, журнали реєстрації та обліку документів з грифом “Для службового користування”.

64. У графі номенклатури справ “Індекс справи” до номера справи з документами, що мають гриф “Для службового користування”, проставляється відмітка “ДСК”, наприклад: “04-10 ДСК”.

65. На обкладинці справи, що містить документи з грифом “Для службового користування”, у правому верхньому куті проставляється відмітка “Для службового користування”.

66. Документи з грифом “Для службового користування” у структурних підрозділах формуються в окремі справи за видами (накази, плани, листи, звіти тощо).

67. У структурних підрозділах управління, у діяльності яких створюється незначна кількість документів з грифом “Для службового користування”, номенклатурою справ може бути передбачено формування однієї справи із заголовком “Документи з грифом “Для службового користування”. Строк зберігання такої справи не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляється відмітка “ЕК”, яка означає, що строк зберігання справи визначається експертною комісією управління (далі - експертна комісія), яка утворюється та діє відповідно до  Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 8 серпня 2007 р. № 1004.

68.  Експертна комісія після закінчення року вивчає кожен аркуш справи “Документи з грифом “Для службового користування” і за потреби приймає рішення про її переформування. Документи постійного зберігання, що містяться у справі, формуються в окрему справу, якій надається окремий заголовок та яка додатково включається до резервних номерів номенклатури справ. Документи тимчасового зберігання залишаються у такій справі згідно із затвердженою номенклатурою справ.

69. Якщо у справі із заголовком “Документи з грифом “Для службового користування” містяться лише документи тимчасового зберігання, вона може не переформовуватися, а строк зберігання такої справи визначається найдовшим строком зберігання документів, що містяться в ній. Відмітка “ЕК” у графі номенклатури справ “Строк зберігання” закреслюється і зазначається уточнений строк зберігання.

70. Документи з мобілізаційних питань та з питань спеціальної інформації зберігаються в окремих робочих папках, футлярах або пакетах, на яких зазначаються прізвища та ініціали працівників, які мають право їх розкривати.

Робочі папки, футляри або пакети з документами з мобілізаційних питань або з питань спеціальної інформації опечатуються особистою номерною металевою печаткою працівника, який безпосередньо з ними працює.

71.  Документи з відміткою “Літер “К” зберігаються окремо від інших документів та долучаються до справ, що формуються працівником, відповідальним за виконання такого виду робіт.

72. Особливості зберігання справ з документами постійного зберігання з відміткою “Літер “К” визначаються Адміністрацією Держспецзв’язку.


VIII. Користування документами


73. Вхідні, вихідні, внутрішні документи з грифом “Для службового користування” передаються працівникам відповідно до резолюцій начальника управління, його заступників та керівників структурних підрозділів управління.

Справи з грифом “Для службового користування”, що зберігаються у структурних підрозділах, видаються у тимчасове користування працівникам інших структурних підрозділів управління на підставі замовлення за формою згідно з додатком 11, резолюції начальника управління або затвердженого начальником управління списку працівників, які мають право працювати з відповідною справою.

Допуск працівників установи до роботи з документами, що містять службову інформацію з мобілізаційних питань або з питань спеціальної інформації, здійснюється на підставі списку, складеного підрозділом чи посадовою особою, відповідальною за мобілізаційну роботу або роботу із спеціальною інформацією, і затвердженого начальником управління.

74. Справи та видання з грифом “Для службового користування” видаються у тимчасове користування і приймаються під розписку в журналі за формою згідно з додатком 12, який в апараті управління ведеться у відділі організаційної роботи, документування та контролю. Керівники структурних підрозділів управління, що здійснюють видачу справ з грифом “Для службового користування” працівникам інших структурних підрозділів управління, зобов’язані фіксувати факт видачі та повернення справи у цьому журналі.

75. Робота з документами з мобілізаційних питань та з питань спеціальної інформації проводиться в окремо виділених і належним чином обладнаних службових приміщеннях з дотриманням вимог, які унеможливлюють ознайомлення із змістом таких документів сторонніх осіб.

76. Під час приймання справи від працівника проводиться перевірка наявності кожного аркуша всіх документів справи відповідно до її внутрішнього опису.

77. Справи з грифом “Для службового користування”, що зберігаються в архіві управління, видаються у тимчасове користування працівникам інших структурних підрозділів управління на підставі замовлення за формою згідно з додатком 13.

Про видачу справ з грифом “Для службового користування” з архіву управління робиться запис у книзі видачі справ у робочі приміщення управління.

78. Справи з грифом “Для службового користування” видаються для тимчасового користування на строк, що не перевищує одного місяця.

79. За наявності письмових клопотань інших установ або припису на право проведення перевірки згідно з наданими законом повноваженнями документи з грифом “Для службового користування”, їх копії і витяги з них за письмовим дозволом або резолюцією начальника управління можуть видаватися працівникам інших установ.

На лицьовому боці підготовлених копій документів у правому верхньому куті першого аркуша документа проставляється відмітка “Копія”. Витяги з документів оформляються на відповідному бланку.

80. Копії документів та витяги з них засвідчуються керівником того структурного підрозділу, у якому зберігається відповідна справа, особою, відповідальною за архів управління (у разі зберігання справи в архіві управління), посадовими особами, відділу організаційної роботи, документування та контролю:

“Згідно з оригіналом 

Начальник відділу діловодства (підпис) О.О. Павленко


20 липня 2016 року”.

81. Після ознайомлення з документами з грифом “Для службового користування” на зворотному боці запиту або припису на право проведення перевірки робиться запис про документи (реєстраційні дані, заголовки), з якими ознайомлено працівника іншої установи.

82. У разі потреби працівник іншої установи робить витяги з виданих йому документів з грифом “Для службового користування” у робочому зошиті, що має зазначений гриф, який після завершення роботи з документами надсилається установі, що робила запит на ознайомлення.

83. Працівник іншої установи може ознайомитися із змістом документа з грифом “Для службового користування”, отриманим від іншої установи, лише за письмовою згодою установи - розробника такого документа. Зазначена вимога не поширюється на представників органів державного нагляду (контролю) під час виконання ними відповідних функцій згідно із законодавством.

84. Забороняється використовувати службову інформацію, що міститься в документах з грифом “Для службового користування”, для відкритих виступів або опублікування у засобах масової інформації та демонструвати такі документи на стендах, у вітринах на відкритих виставках або в інших громадських місцях.

У разі надходження до управління запиту на інформацію, що міститься у документі, якому присвоєно гриф “Для службового користування”, здійснюється з урахуванням вимог пункту 86 цієї Інструкції перегляд такого документа з метою перевірки відповідності запитуваної інформації сукупності вимог, передбачених частиною другою статті 6 Закону України “Про доступ до публічної інформації”, щодо обмеження доступу до інформації на момент надходження запиту. Авторові запиту надається інформація в тій частині, доступ до якої відповідно до зазначеного Закону не обмежено.

За наявності в запитуваному документі інформації з обмеженим доступом для надсилання запитувачеві виготовляється його копія, в якій слова, речення чи зображення, що містять інформацію з обмеженим доступом, ретушуються у спосіб, який виключає подальше відтворення ретушованого. З такої копії документа виготовляється інша копія, яка надсилається запитувачеві. Копія запитуваного документа, що ретушувалася, зберігається разом з документами з відповідного запиту та може використовуватися повторно в разі надходження до установи іншого запиту на інформацію, що міститься у такому документі.

IX. Перегляд документів з грифом “Для службового користування”


85. Перегляд документів з грифом “Для службового користування” проводиться з метою підтвердження наявності або відсутності в них відомостей, що становлять службову інформацію, не рідше ніж один раз на п’ять років.

Скасування грифа “Для службового користування” здійснюється за відсутності законних підстав для обмеження у доступі до службової інформації, які існували раніше.

Перегляд документів з грифом “Для службового користування” з метою можливого скасування грифа обов’язково здійснюється під час підготовки:

справ для їх передачі до архіву управління;

документів Національного архівного фонду для їх передачі на постійне зберігання до державних архівних установ, архівних відділів міських рад.

86. Рішення про скасування грифа “Для службового користування” з документів, гриф “Для службового користування” яким встановлено управлінням, чи його підтвердження приймається комісією з питань роботи із службовою інформацією управління.

87. За рішенням комісії з питань роботи із службовою інформацією строк обмеження доступу до справ (документів) може бути продовжений.

88. Рішення комісії з питань роботи із службовою інформацією оформляється протоколом, що підписується головою і секретарем комісії та набирає чинності з моменту затвердження протоколу начальником управління. У протоколі зазначаються види документів, їх реєстраційні дані, заголовки та номери за номенклатурою або описом справ, з яких знімається гриф “Для службового користування” або строк обмеження доступу до яких продовжено.

Витяг з протоколу або його засвідчена копія передається разом із справами до архіву управління, а у разі передачі документів Національного архівного фонду на постійне зберігання - до державних архівних установ, архівних відділів міських рад.

89. Про скасування грифа “Для службового користування” письмово повідомляються всі установи, яким надсилався такий документ. За потреби можуть надсилатися витяги з протоколу засідання комісії з питань роботи із службовою інформацією.

90. На обкладинках справ та документах гриф “Для службового користування” погашається керівниками структурних підрозділів управління, особою, відповідальною за архів (у разі зберігання справи в архіві управління) шляхом його закреслення тонкою рискою та зазначення нижче на вільному від тексту місці дати і номера відповідного протоколу засідання комісії з питань роботи із службовою інформацією. Такі відмітки вносяться до реєстраційних та облікових форм, номенклатури та опису справ.

Х. Підготовка справ до передачі на архівне зберігання та знищення


91. Експертиза цінності документів з грифом “Для службового користування” та їх підготовка до архівного зберігання здійснюються в установленому законодавством порядку.

У кінці кожної закінченої справи з грифом “Для службового користування” на окремому аркуші робиться засвідчувальний напис, в якому зазначаються цифрами і словами кількість аркушів у справі, кількість аркушів внутрішнього опису, а також:

наявність літерних і пропущених номерів аркушів;

номери аркушів з наклеєними фотографіями, кресленнями, вирізками тощо;

номери великоформатних аркушів;

номери конвертів з укладеннями;

кількість аркушів укладень.

Після засвідчувального напису працівник, який сформував справу, ставить підпис із зазначенням посади, прізвища і дати, який засвідчується печаткою відділу організаційної роботи, документування та контролю. Усі наступні зміни у складі справи (пошкодження аркушів, заміна документів копіями, долучення нових документів) зазначаються у засвідчувальному написі з посиланням на відповідний розпорядчий документ.

Справи з грифом “Для службового користування” після проведення експертизи цінності документів, що містяться в ній, підшиваються через чотири проколи спеціальними суровими нитками або дратвою. Справи постійного та тривалого (понад десять років) строків зберігання та особові справи оправляються у тверду обкладинку.

92. Справи постійного та тривалого зберігання з грифом “Для службового користування” та особові справи включаються у відповідні описи справ разом з документами, що містять відкриту інформацію. При цьому в описі до номера справи та у графі “Індекс справи (тому, частини) з документами з грифом “Для службового користування” додається відмітка “ДСК”.

93. Під час передачі справ з грифом “Для службового користування” на постійне зберігання до державної архівної установи, архівного відділу міської ради установа-фондоутворювач разом з актом приймання-передавання справ, оформленим в установленому порядку, подає державній архівній установі, архівному відділу міської ради лист, у якому визначається порядок користування такими справами.

94. Вилучені для знищення за результатами експертизи цінності справи з грифом “Для службового користування”, строк зберігання яких закінчився, включаються до акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (далі - акт про вилучення документів), що складається відповідно до вимог, установлених щодо всіх справ управління в цілому.

95. Документи, справи, видання з грифом “Для службового користування”, вилучені для знищення експертною комісією установи у складі не менше трьох членів, підлягають знищенню шляхом подрібнення носіїв інформації або в інший спосіб (спалювання, розплавлення, розчинення тощо), який виключає можливість їх прочитання та відновлення.

Електронні носії інформації знищуються або переробляються у спосіб, що виключає можливість повного або часткового відновлення збереженої на них інформації.

96. В акті про вилучення документів робиться запис про знищення відповідних документів, справ із зазначенням прізвищ, ініціалів членів експертної комісії, їх підписів, дати знищення, наприклад:

“Справи № 25 ДСК, № 30 ДСК, № 80 ДСК знищено шляхом подрібнення. 


Члени експертної комісії установи: 
(підпис)   П.В. Марченко 
(підпис)   О.О. Павленко 
(підпис)   В.А. Іваненко 
10 лютого 2016 р.”.

97. Після знищення документів з грифом “Для службового користування” в облікових формах (картках, журналах, номенклатурах справ, описах справ тривалого (понад десять років) зберігання робиться відмітка “Документи знищено. Акт від ___ ________ 20__ р. № __”.

98. Телефонні та адресні довідники, стенографічні записи з грифом “Для службового користування”, друкарський брак, виявлений під час друкування видань із зазначеним грифом, можуть знищуватися без акта про вилучення документів, але з відміткою в облікових формах, що засвідчується підписами не менш як трьох працівників управління, які провели таке знищення.

ХІ. Забезпечення збереженості документів та проведення перевірки їх наявності


99. Справи з грифом “Для службового користування” з дати їх створення (надходження) зберігаються за місцем формування справ згідно із затвердженою зведеною номенклатурою справ до моменту їх передачі в архів управління.

100. Документи і справи з грифом “Для службового користування” зберігаються у шафах, сейфах, що розташовані у службових приміщеннях або сховищах архіву. Шафи, сейфи, службові приміщення, сховища архіву повинні надійно замикатися і опечатуватися металевими печатками.

Порядок виготовлення, ведення обліку, використання металевих печаток та порядок ведення обліку шаф, сейфів і ключів від них визначаються наказом начальника управління.

Зберігання документів і справ із грифом “Для службового користування” здійснюється працівниками, які безпосередньо отримали їх під розписку, у спосіб, що унеможливлює доступ до них сторонніх осіб.

101. Документи з грифом “Для службового користування” можуть перебувати у працівників на виконанні протягом строку, необхідного для виконання завдання, за умови дотримання вимог їх зберігання, визначених пунктом 100 цієї Інструкції.

102. Передача документів з грифом “Для службового користування” структурним підрозділам здійснюється через відділ організаційної роботи, документування та контролю з проставленням відповідної відмітки в облікових формах.

Порядок передачі документів з грифом “Для службового користування” всередині одного структурного підрозділу для виконання (ознайомлення) від одного працівника структурного підрозділу іншому працівникові того самого підрозділу здійснюється за резолюцією керівника цього структурного підрозділу.

103. Забороняється переміщення документів з грифом “Для службового користування” з однієї справи до іншої без повідомлення відділу організаційної роботи, документування та контролю. Про всі переміщення документів робляться відповідні відмітки в облікових формах (зведеній номенклатурі справ, вхідному журналі тощо), у тому числі внутрішніх описах.

Вилучення справ або окремих документів із справ з грифом “Для службового користування” забороняється. В окремих випадках на підставі рішення слідчого судді, суду архів управління (якщо справа знаходиться на зберіганні в архіві управління) або структурний підрозділ управління за письмовою вказівкою начальника управління здійснює вилучення оригіналів необхідних документів або справ. При цьому у структурному підрозділі (архіві) повинні залишитися протокол про вилучення документів з їх засвідченими копіями.

104. Документи з грифом “Для службового користування” не дозволяється виносити за межі управління (окремо розташованого структурного підрозділу), крім випадків передачі документів на виконання у структурні підрозділи, що розташовуються поза межами основного приміщення управління, та у разі виникнення необхідності в їх узгодженні, підписанні в установах, розташованих у межах одного населеного пункту. Винесення документа з грифом “Для службового користування” за межі управління здійснюється на підставі резолюції начальника управління (начальника окремо розташованого структурного підрозділу). При цьому документ повинен бути вкладений у конверт або упакований у такий спосіб, щоб виключити можливість його прочитання.

105. Особі, відрядженій до іншого населеного пункту, забороняється мати при собі документи з грифом “Для службового користування”. У разі потреби такі документи надсилаються за призначенням до початку відрядження.

106. В окремих випадках, зокрема у разі термінового позапланового відрядження, начальник управління ставить на доповідній записці керівника відповідного структурного підрозділу резолюцію, згідно з якою дає дозвіл на перевезення документів з грифом “Для службового користування” до іншого населеного пункту за умови, що такі документи перевозяться групою у складі не менше двох працівників, які повинні виконувати роботу з ними з дотриманням заходів, що унеможливлюють несанкціоноване ознайомлення з текстом таких документів.

107. Стан організації роботи з документами, що містять службову інформацію (наявність та фізичний стан документів, справ, видань, електронних носіїв інформації з грифом “Для службового користування”), не рідше ніж один раз на рік перевіряється постійно діючою комісією з питань проведення перевірки наявності документів з грифом “Для службового користування” після завершення діловодного року та формування справ. Строк проведення перевірки визначається наказом начальником управління.

До складу комісій з питань проведення перевірки наявності документів з грифом “Для службового користування” з відмітками “Літер “М”, “Літер “К” та “СІ” залучаються лише особи, допущені до роботи з такими документами.

108. Перевірка наявності справ та видань з грифом “Для службового користування” в архіві управління проводиться не рідше ніж один раз на п’ять років.

109. Результати перевірок, зазначених у пунктах 107 і 108 цієї Інструкції, оформляються актом за формою згідно з додатком 14.

Працівник, якому стало відомо про факт втрати документа, що містить службову інформацію, та про можливе розголошення відомостей, що становлять службову інформацію, невідкладно інформує керівника свого структурного підрозділу, який у письмовій формі терміново інформує про такий факт начальника управління та начальника відділу організаційної роботи, документування та контролю.

У разі втрати документа, що містить службову інформацію, письмово повідомляється установі, від якої цей документ отримано. Про втрату документа, що містить службову інформацію, зібрану під час провадження оперативно-розшукової, контррозвідувальної діяльності, діяльності у сфері оборони держави, або можливе розголошення такої службової інформації повідомляється також органові СБУ із зазначенням обставин втрати документа (розголошення відомостей) та про вжиті заходи.

У разі втрати, відсутності відомостей про місцезнаходження або виникнення підозри про можливий доступ сторонніх осіб до інформації або документа, яким надана відмітка “Літер “К”, засобів криптографічного захисту службової інформації, технічної (експлуатаційної) документації, ключових даних невідкладно письмово інформується Адміністрація Держспецзв’язку.

110. Факти втрати документів або розголошення відомостей, які містять службову інформацію, розслідує комісія з питань роботи із службовою інформацією. Для розслідування окремих фактів втрати документів або розголошення відомостей, які містять службову інформацію (далі - розслідування), за рішенням начальника управління може утворюватися спеціальна комісія.

111. Спеціальна комісія має право отримувати від працівників управління письмові та усні пояснення з питань, що є предметом розслідування, витребувати необхідні документи (їх копії), оглядати приміщення і сховища.

112. Члени комісії з питань роботи із службовою інформацією та спеціальної комісії несуть персональну відповідальність за повноту, всебічність і об’єктивність висновків розслідування, нерозголошення інформації, яка стосується розслідування.

113. За результатами розслідування, яке триває не довше ніж один місяць, складається акт, що підписується членами комісії з питань роботи із службовою інформацією або спеціальної комісії та подається начальнику управління на затвердження. За наявності обґрунтованих пропозицій відповідної комісії, прийнятих на її засіданні, строк проведення розслідування може бути продовжено за резолюцією начальника управління не більш як на один місяць.

Розслідування починається з дати підписання розпорядчого документу про його проведення та завершується датою затвердження акта про результати проведення розслідування.

114. В окремому розділі акта про результати проведення розслідування зазначаються обставини, причини та умови настання відповідного випадку, рівень заподіяної шкоди або негативного впливу на діяльність управління, а також наводиться перелік втрачених документів.

115. Відмітка про втрату документів вноситься відділом організаційної роботи, документування та контролю до реєстраційних та облікових форм із зазначенням реєстраційних даних акта про результати проведення розслідування.

116. Довідка про причини відсутності втрачених документів, підписана керівником відповідного структурного підрозділу, передається до архіву управління для включення її до справи.
ХІІ. Охорона службової інформації під час міжнародного співробітництва
117. Рішення про можливість прийому управлінням іноземних делегацій, груп та окремих іноземних громадян та осіб без громадянства (далі - іноземці) приймається начальником управління.

118. Організацію прийому іноземців і проведення роботи з ними забезпечує сектор зв’язків з громадськістю, або інша посадова особа, визначена начальником управління у розпорядчому документі (далі- відповідальна особа).

119. Відповідальною особою разом з іншими структурними підрозділами управління, що беруть участь у прийомі іноземців, за участю посадової особи, відповідальної за захист інформації в управлінні, розробляється програма прийому іноземців, яка повинна містити:

відомості про іноземців, найменування їх посад, а також інформацію про підприємство, установу, організацію, яку вони представляють, період перебування в управлінні;

мету прийому іноземців, перелік питань, які плануються для обговорення. Інформація про діяльність установи, яка може бути доведена до іноземців або їм передана, зазначається у додатку до програми;

список посадових осіб управління, відповідальних за прийом іноземців і виконання інших завдань, пов’язаних з перебуванням іноземців в управлінні (із зазначенням змісту таких завдань);

перелік структурних підрозділів управління (із зазначенням приміщень, цехів, дільниць, лабораторій), які відвідуватимуться іноземцями;

перелік місць та порядок застосування іноземцями кіно-, фото-, аудіо- і відеоапаратури, інших технічних засобів;

маршрути і порядок пересування іноземців територією установи;

інші необхідні заходи.

Програма прийому іноземців затверджується начальником управління.

120. У разі коли під час прийому іноземців передбачається передача іноземцям в установленому законодавством порядку службової інформації, яка була зібрана під час провадження оперативно-розшукової, контррозвідувальної діяльності, діяльності у сфері оборони держави, начальник управління або за його дорученням відповідальна посадова особа своєчасно інформує у письмовій формі орган СБУ про склад іноземної делегації (групи) із зазначенням прізвищ, імен і посад її членів, період перебування та мету відвідання управіння. Разом із зазначеною інформацією надсилається копія програми прийому іноземців.

121. З метою запобігання витоку службової інформації відомості, документи та інші матеріальні носії інформації, яким надано гриф “Для службового користування” та з якими планується ознайомити іноземців або які будуть їм надані, оцінюються комісією з питань роботи із службовою інформацією до затвердження програми прийому іноземців.

Рішення такої комісії оформляється актом про результати проведення експертної оцінки, що затверджується начальником управління.

122. Акт про результати проведення експертної оцінки повинен містити:

дані щодо підстав проведення експертної оцінки;

назву, реєстраційні дані, гриф обмеження доступу до документа, номер носія інформації, яка є предметом експертної оцінки;

назву та вид носія інформації, його реєстраційні дані, сторінки, пункти, абзаци та інші дані щодо інформації, яка містить відомості, що становлять службову інформацію;

сферу життєдіяльності держави, якій може бути завдано шкоди внаслідок оприлюднення такої інформації, та обґрунтування такого висновку;

пункти переліку відомостей, що становлять службову інформацію, яким відповідають наявні в матеріальних носіях інформації відомості;

найменування органу державної влади, іншого державного органу, органу місцевого самоврядування, органу влади Автономної Республіки Крим, іншого суб’єкта, що виконує владні управлінські функції відповідно до законодавства і є розпорядником зазначеної службової інформації.

123. Носії інформації з грифом “Для службового користування” можуть бути надані для ознайомлення іноземцям після вилучення з них відомостей, що становлять службову інформацію.

124. У разі коли комісією з питань роботи із службовою інформацією в носіях інформації не виявлено зазначеної інформації, наданий таким носіям гриф “Для службового користування” підлягає перегляду відповідно до пункту 85 цієї Інструкції.

125. Передача іноземцям службової інформації здійснюється з дозволу начальника управління, якому відповідно до пункту 4 цієї Інструкції надано право затверджувати перелік відомостей, або його заступника, уповноваженого начальником управління на прийняття такого рішення.

126. У разі систематичного здійснення прийому іноземців управлінням, має бути виділено та обладнано окреме приміщення для роботи з іноземцями.

Підготовка інших приміщень управління для прийому іноземців передбачає припинення в них робіт, пов’язаних з обробкою службової інформації, вилучення документів з грифом “Для службового користування”, приховування або маскування виробів (стендів), наочної документації, що містять службову інформацію.

Приміщення, в яких проводиться робота з іноземцями, до початку їх відвідування іноземцями та після його завершення перевіряються працівником, відповідальним за технічний захист інформації в управлінні. Про результати такої перевірки складається довідка у довільній формі, а зазначені в ній відомості вносяться до відповідної графи журналу обліку зустрічей за формою згідно з додатком 15, що ведеться сектором зв’язків з громадськістю управління.

127. Повноваження осіб управління, відповідальних за прийом іноземців і проведення роботи з ними, визначаються програмою роботи з іноземцями, а також письмовими розпорядженнями начальника управління та відповідальної посадової особи. Працівники управління, які беруть участь у прийомі іноземців і проведенні роботи з ними, повинні діяти лише у межах наданих повноважень та забезпечувати охорону службової інформації.

128. Забороняється під час прийому і проведення роботи з іноземцями залишати їх у службових приміщеннях та на території управління без супроводу.

У виняткових випадках за рішенням керівника установи супровід іноземців може не здійснюватися за умови використання на маршрутах їх слідування технічних засобів охорони та спостереження.

129.  Відповідальна особа за результатами прийому іноземців складає у довільній формі звіт про виконання програми роботи з іноземцями, в якому зазначаються:

відомості про іноземців, зміст проведених з ними бесід;

інформація, яка використовувалася чи була передана іноземцям, перелік відповідних матеріальних носіїв інформації (документів, науково-технічної документації, зразків виробів тощо);

інформація, отримана від іноземців;

пропозиції та рекомендації за результатами візиту іноземців.

130. Звіт про виконання програми роботи з іноземцями затверджується начальником управління. У разі передачі іноземцям документів або матеріальних носіїв, що містять службову інформацію, зібрану під час провадження оперативно-розшукової, контррозвідувальної діяльності, діяльності у сфері оборони держави, копія затвердженого звіту протягом п’яти робочих днів надсилається органові СБУ, а також за рішенням начальника управління іншим заінтересованим установам.

131. Програма проведення роботи з іноземцями, акт про результати проведення експертної оцінки та звіт про виконання програми роботи з іноземцями зберігаються у секторі зв’язків з громадськістю в окремій справі, що передбачається номенклатурою справ.

132. Начальник управління, що приймає іноземців, зобов’язаний здійснювати контроль за діяльністю осіб, на яких покладається виконання функцій з організації прийому і проведення роботи з іноземцями, а також за виконанням відповідних програм.

133. У разі виникнення необхідності в одночасному забезпеченні охорони службової інформації та режиму секретності під час міжнародного співробітництва захист службової та секретної інформації провадиться відповідно до вимог Порядку організації та забезпечення режиму секретності в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 18 грудня 2013 р. № 939.

134. Вимоги до охорони службової інформації під час прийому іноземців не поширюються на іноземних радників, які виконують консультативно-дорадчу функцію в органі державної влади на підставі відповідних міжнародних договорів, у тому числі про взаємну охорону (захист) таємної інформації та матеріалів.

135. Питання щодо охорони службової інформації під час роботи іноземних радників, визначення їх повноважень та обов’язків, переліку осіб, які мають право з ними працювати, порядку роботи з іноземними радниками регулюються актами органів державної влади.
Начальник відділу організаційної

роботи, документування

та контролю Є.В. Мостепаненко

Додаток 1


до Інструкції

ЖУРНАЛ
реєстрації вхідних документів з грифом


“Для службового користування”

Дата надходження та реєстраційний індекс вхідного документа

Дата та реєстраційний індекс вихідного документа

Автор документа

Назва виду документа, його заголовок або короткий зміст

Кількість
аркушів

Кількість та номери примірників

Резолюція або відповідальний виконавець

Відмітка про розмноження (кількість примірників, кому вручено (надіслано)

Відмітка про взяття на контроль доку
мента та строк його виконання

Дата і підпис

Реєстраційний індекс справи, до якої підшито документ

Відмітка про знищення документа

документа

додатка

отримання

повернення

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

11

13

Додаток 2
до Інструкції

Найменування установи

АКТ
про відсутність вкладень або порушень цілісності,
пошкодження конверта (паковання)
від ____ _________ 20__ р. № ______

Цей акт складений _________________________________________________________­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­

(найменування посади керівника служби іловодства установи)

________________________________________________________________________________

(прізвище та ініціали)

у присутності: ___________________________________________________________________

(посади, прізвища, ініціали посадових осіб)

________________________________________________________________________________

про те, що під час розкриття конверта (паковання), надісланого _________________________

_______________________________________________________________________________,

(найменування установи, що надіслала документи)

не виявлено таких вкладень _______________________________________________________

(назви і реєстраційні індекси документів, які не виявлено)

_______________________________________________________________________________,


виявлено порушення цілісності та пошкодження конверта (паковання)

________________________________________________________________________________

(назви і реєстраційні індекси документів, що містяться у конвертах (пакованнях)

________________________________________________________________________________

з порушенням цілісності та пошкодженнями)



_____________

(підпис)


____________________

(ініціали та прізвище)



Додаток 3
до Інструкції

ЖУРНАЛ
обліку конвертів (паковань) з грифом


“Для службового користування”

Порядковий номер

Дата надходження конверта (паковання)

Найменування установи, з якої надійшов конверт (паковання)

Номери документів, що зазначені на конверті (пакованні)

Підпис працівника, відповідального за виконання
відповідного виду робіт, що підтверджує отримання конверта (паковання),
дата отримання

Примітка

1

2

3

4

5

6

Додаток 4


до Інструкції
ЖУРНАЛ
реєстрації вихідних та внутрішніх документів з грифом
“Для службового користування”*

Дата надходження та реєстраційний індекс документа

Вид документа та короткий зміст

Найменування структурного підрозділу, прізвище та ініціали виконавця

Підстава віднесення інформації до категорії з обмеженим доступом

Підготовлено

Відправлено

Реєстраційний індекс справи, до якої підшито документ

Номер реєстру або дата отримання документа і підпис виконавця

Відмітка про знищення документа

Примітка

кількість примірників, їх номери

кількість аркушів у кожному примірнику

найменування установи - одержувача документа, структурного підрозділу

номер примірника

1

2

3

4

5

6

7

8

9

11

12

13

__________


*У разі потреби журнал може доповнюватися додатковими графами.
Додаток 5
до Інструкції

Журнал реєстрації наказів начальника

Головного територіального управління юстиції у Луганській області

з грифом “Для службового користування”




№ з/п

Номер наказу

Дата наказу

Короткий зміст

Відповідальний підрозділ

Номер державної реєстрації


















Додаток 6


до Інструкції
РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА

Лицьовий бік

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31




Автор документа (кореспондент)

Вид документа

Строк виконання




70 мм

70 мм

70 мм




Дата та реєстраційний індекс надходження


Дата та реєстраційний індекс документа




105 мм

105 мм




Номер примірника

Кількість аркушів

Кількість додатків




70 мм

70 мм

70 мм










Заголовок документа або короткий зміст




Резолюція або відповідальний виконавець




Позначка про виконання

Розписка в одержанні документа




210 мм




Зворотний бік

Контрольні позначки




Примітки




фонд №

опис №

справа №




70 мм

70 мм

70 мм




210 мм





Додаток 7


до Інструкції
ЖУРНАЛ
обліку та розподілу видань з грифом
“Для службового користування”*

Порядковий номер

Назва видання

Надійшло

Розподіл

Додаткове виготовлення примірників

Повернення

Знищення

звідки надійшло або де надруковано

реєстраційний індекс вхідного супровідного листа і дата

кіль
кість примірників
та їх номери

куди надіслано або кому видано

реєстраційний індекс вихідного документа (або відмітка про отримання)
і дата

кількість примірників та їх номери

кількість примірників та їх номери

куди надіслано або кому видано

реєстраційний індекс вихідного документа (або відмітка про отримання) і дата

дата, номери примірників

дата, номер акта

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13





Поділіться з Вашими друзьями:
  1   2

Схожі:

Наказ №14/в про затвердження iconНаказ №653 Про затвердження рішень

Наказ №14/в про затвердження iconНаказ №2цз про удосконалення системи цивільного захисту кнуба
«Про затвердження Положення про єдину державну систему цивільного захисту» та з метою удосконалення управління і виконання завдань...
Наказ №14/в про затвердження iconНаказ №5 цз про удосконалення організації цивільного захисту
Про затвердження Положення про єдину державну систему цивільного захисту та з метою удосконалення організації цивільного захисту...
Наказ №14/в про затвердження iconНаказ № Про затвердження "Основних орієнтирів виховання учнів 1-11 класів загальноосвітніх навчальних закладів України "
Про затвердження "Основних орієнтирів виховання учнів 1-11 класів загальноосвітніх навчальних закладів України "
Наказ №14/в про затвердження iconНаказ № Про затвердження "Основних орієнтирів виховання учнів 1-11 класів загальноосвітніх навчальних закладів України "
Про затвердження "Основних орієнтирів виховання учнів 1-11 класів загальноосвітніх навчальних закладів України "
Наказ №14/в про затвердження iconНаказ №650 Про затвердження Інструкції з оформлення документів у системі мвс україни
Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади” та з метою вдосконалення документального забезпечення діяльності органів...
Наказ №14/в про затвердження iconНаказ №526 Про затвердження Науково-методичних рекомендацій щодо оцінювання навчальних досягнень учнів та оформлення сторінок класних журналів у загальноосвітніх навчальних закладів Харківської області
Про затвердження Науково-методичних рекомендацій щодо оцінювання навчальних досягнень учнів та оформлення сторінок класних журналів...
Наказ №14/в про затвердження iconРозпорядження голови районної державної адміністрації 01. 12. 2015 р №411 Про затвердження районного плану заходів щодо участі у проведенні
Про затвердження плану заходів з проведення у 2015 році Всеукраїнського тижня права”, розпорядження голови обласної державної адміністрації...
Наказ №14/в про затвердження iconПро затвердження фінансових планів комунальних підприємств Тернопільської міської ради та звітів про їх виконання

Наказ №14/в про затвердження iconРішення №2016 року сесія 7 скликання
Про затвердження Договору №2 про передачу коштів з районного бюджету на здійснення видатків обласного бюджету


База даних захищена авторським правом ©biog.in.ua 2017
звернутися до адміністрації

    Головна сторінка