Навчальний посібник Київ 2010 (075. 8) Ббк ш 141. 14 923 д 462 Т. М. Дячук, В. М. Варенкo Рецензенти



Сторінка11/21
Дата конвертації16.03.2018
Розмір2.81 Mb.
ТипНавчальний посібник
1   ...   7   8   9   10   11   12   13   14   ...   21

2.6. Довідково-інформаційні документи

До довідково-інформаційних належать такі докумен­ти: службові листи, звіт, службові записки (доповідна та пояснювальна), адреса, телеграма, телефоно- і радіогра­ма, анотація, рецензія, відгук, прес-реліз, стаття, тези, план, протокол, довідка, факс, висновок.




Службові листи


Cлужбові листи – узагальнена назва різнотипних за змістом управлінських документів, які виступають засобом спілкування між юридичними та фізичними особами і надсилаються поштою. Незважаючи на наявність сучасних форм зв’язку, – телефон, телеграф, факс, – обсяг листування в установах (закладах, організаціях) надзвичайно великий.

Листи класифікуються за різними ознаками: функціями, кількістю адресатів, структурою, змістом.

За функціональними ознаками службові листи поді­ляють на дві групи: ті, що потребують відповіді: листи-претензії, листи-прохання, листи-звернення, листи-пропозиції, листи-запити, листи-вимоги, – і ті, що відповіді не потребують: листи-попередження, листи-нагадування, листи-підтвердження, листи-відмови, супровідні листи, гарантійні листи, листи-повідомлення, листи-розпорядження. Зрозуміло, що цей поділ умовний, адже при бажанні на будь-який лист можна дати відповідь.

За кількістю адресатів розрізняють звичайні, цирку­лярні й колективні листи.



Звичайні листи надсилаються одній інстанції однією особою (юридичною або фізичною), циркулярні адресуються низці підпорядкованих інстанцій або підлеглим посадовим особам і надходять з одного джерела. Колективними називаються листи, які надходять від колективу авторів до певної установи, організації або її керівника (найчастіше це листи-прохання, пропозиції, звертання).

За структурними ознаками листи поділяються на прості та складні.



Простий лист висвітлює одне питання і складається із двох логічно пов’язаних між собою частин: у першій наводиться опис фактів, подій, які стали підставою для написання листа; у другій викладаються висновки, пропозиції, прохання, рішення щодо змісту.

Складний лист містить вступ (посилання на попередній лист, лаконічна констатація факту, що спричинив написання листа), основну частину (викладається суть питання, наводяться переконливі докази) та висновки (формулюється основна мета листа).

З погляду змісту розрізняють різні види службових листів. Для прикладу, розглянемо деякі з них.



Листи – повідомлення. Здебільшого адресуються конкретній організації. У них адресант повідомляє адресата про якусь важливу подію: зміну назви чи адреси, відкриття філії, початок виробництва та ін.

Листи-запити складаються на основі ознайомлення з каталогами, проспектами, буклетами, прейскурантами, рекламними оголошеннями тощо і містять прохання надати детальну інформацію про щось (товари, послуги, час). Власне, ці листи є різновидами листів комерційних.

З-поміж листів, окрім листів-запитів, найбільш поширеними є листи відповіді.



Листи-відповіді. Зрозуміло, що лист-запит потребує відповіді. У такому листі може бути різна інформація, зокрема адресат може зазначити, що він зацікавлений і готовий до співпраці, що він пропонує змінити умови співпраці, або, зрештою, адресат може відмовити адресантові в його проханні.

Супровідний лист – лист, що додається до основного документа (накладної, рахунка-фактури, каталогу тощо) і містить пояснення чи доповнення до надісланих документів. Супровідний лист пишуть у двох примірниках: перший висилають адресатові, другий зберігається у номенклатурі справ і служить підтвердженням його висилання.

Лист-підтвердження – у цьому листі адресант засвідчує певний факт: отримання цінних паперів, листів, переказів тощо.

Одним із найпоширеніших видів ділової кореспонденції є листи-прохання, у яких висловлюється прохання, звернене до адресата.



Інформаційний лист – у ньому адресат повідомляє адресанта про певний факт.

Різновидом інформаційного листа є лист рекламний, у якому адресат подає адресантові детальний опис рекламованих послуг або товарів, сподіваючись, що той ними скористається.



Гарантійний лист – документ, який укладається з метою підтвердження фінансово-розрахункових зобов’язань.

Рекомендаційний лист містить відгук (позитивний або негативний) про певну, як правило, фізичну особу. Подається такий лист під час клопотання про посаду, влаштування на нову роботу. Рекомендація у більшості випадків не пов’язана з місцем роботи особи; рекомендації дають особи, що мають авторитет у своїй галузі; обов’язковими у цьому документі вважаються слова «рекомендую» чи «не рекомендую».

Лист-вітання – діловий спосіб виявити увагу та пошану до партнерів, колег тощо. Змістове наповнення та стиль такого листа залежать від підстави його написання: обрання на нову посаду, з нагоди успішного завершення справи, дня народження, свята, ювілею, одруження та ін. Це особливий вид кореспонденції, для якого притаманний урочистий, піднесений стиль, також можуть вживатися гумористичні натяки, поетичні звороти, образні вислови.

Одним з необхідних елементів ділової етики є лист-подяка. У цьому листі адресант висловлює вдячність за певні дії – предмети, послуги, надані адресатом. Важливо, щоб подяка була висловлена вчасно. Це єдиний службовий лист, який краще писати від руки – грамотно, лаконічно, привітно.

Правила ввічливості вимагають відповісти на отриманий лист упродовж 7– 10 днів.

У випадку, коли лист-запит потребує детального вивчення та опрацювання питань, що в ньому містяться, фахівці радять упродовж трьох днів повідомити адресата, що лист одержано, але остаточну ґрунтовну виважену відповідь дати протягом наступних 30-и днів.

Лист-вітання можна надсилати упродовж 8 днів від моменту отримання повідомлення про певну урочисту подію.

Лист-співчуття надсилається впродовж 10-и днів після сумної події.

Службові листи пишуть чи друкують на бланку або чистому аркуші паперу. Основні реквізити листа, за дер­жавним стандартом, такі44 :


  1. Державний Герб. Має бути розташований у центрі верхнього берега або над серединою рядка з назвою ор­ганізації.

  2. Емблема організації, установи чи підприємства (не відтворюють, якщо на бланку розміщено зображення Державного Герба України).

  3. Зображення державних нагород. Розташовуються у верхньому лівому кутку на рівні реквізитів 07, 08.

  4. Код організації установи чи підприємства. Зазнача­ється за ЄДРПОУ після реквізиту довідкові відомості про організацію.

  5. Повна назва установи, організації чи підприєм­ства – автора листа. Відтворюється угорі ліворуч за допо­моги штампа або друкарським способом.

  6. Назва структурного підрозділу. Дозволяється друку­вати машинописним способом у верхньому лівому кутку.

  7. Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреси, номер телетайпа, номери телефону, факсу. Розта­шовують у верхньому лівому кутку, оформляють відпо­відно до поштових правил. Для здійснення розрахунко­во-грошових операцій на бланках листів указують номер розрахункового рахунка у відділенні банку.

  8. Дату (день, місяць, рік) записують здебільшого сло­весно-цифровим способом (24 серпня 2010 р.). На блан­ках дату листа ставлять ліворуч угорі на спеціально відве­деному для цього місці. Якщо лист написаний не на бланку, то дату вказують під текстом зліва.

  9. Адресат. Листи адресують організації, установі чи підприємству, службовій або приватній особі. Назву установи і структурного підрозділу подають у називному відмінку, а найменування посади й прізвище – у давальному.

  10. Будь-який службовий лист повинен мати заголо­вок до тексту, що містить стислий виклад його основно­го змісту. Він має точно передавати зміст листа і відпові­дати на питання «про що?».

  11. Текст листа складається з двох частин: опису фак­тів або подій, що послужили підставою для написання листа; висновків і пропозицій.

  12. Позначення про наявність додатка роблять ліворуч під текстом із нового рядка.

  13. Підписує службовий лист переважно керівник установи, його заступник чи керівник структурного підрозділу.

До складання листів ставляться ті самі вимоги, що й до інших документів.

Наведемо приклади тексту окремих службових листів.


Зразок листа-запиту
Шановний директоре!

Ми плануємо налагодити співпрацю із спільним україно-австрійським підприємством «Крафт». Нам відомо, що Ви впродовж останніх років тісно контактуєте з цією фірмою. Будемо дуже вдячні, якщо Ви повідомите нам про її надійність.

Запевняємо Вас у дотриманні цілковитої конфіденційності. При нагоді будемо раді надати Вам взаємну послугу.

З повагою…



Зразок листа-повідомлення


Шановні панове!

Повідомляємо, що замовлений Вами формений одяг було відван­тажено сьогодні, 16 вересня 2010р., на склад Національного авіаційного університету згідно з умовами договору. Сподіваємося, що Ви будете задоволені якістю товару. Чекаємо нових замовлень. З повагою і найкращими побажаннями...


Зразок листа-подяки
Шановні панове!

Прийміть найщирішу вдячність за фінансову допомогу, яку Ви надали нашому видавництвові. За Вашого сприяння наклади україномовних книг для дітей цього року зростуть на 15%, також ми зможемо здійснити свої давні наміри – перевидати найкращі книги для дітей 20-х – 30-х років ХХ ст. Сподаваємося, що ваш внесок допоможе справі формування здорової духовно та інтелектуально майбутньої генерації українців.

Із вдячністю та повагою колектив видавництва …
Запам’ятайте!

1. З огляду на те, що документ – не матеріал для читання, а інформація, яка має спонукати до певних дій, експерти вважають, що службові листи повинні займати не більше однієї сторінки.

2. Текст варто викладати від першої особи множини (просимо, надсилаємо, пропонуємо). Рекомендується уникати категоричних виразів. Тон у більшості службових листів має бути нейтральний.

3. У листах необхідно вказувати звання чи професію адресата: високоповажний міністре! (пане прокуроре, пане Президенте).

4. При звертанні нормою української літературної мови є кличний відмінок, наприклад, вельмишановний Володимире Васильовичу, шановний пане професоре. Ім’я та по батькові зі словом пан не поєднується, тобто говорити пані Ольго Василівно не можна. При звертанні варто використовувати слова: шановний, вельмишановний, високодостойний, пан, добродій. Починають звертання з великою літери, а завершують знаком оклику: Шановні колеги! Високодостойний пане суддя!.

5. Листи рекомендують друкувати на фірмових бланках, виготовлених з високоякісного паперу, які сприймаються як «візитна картка» установи. Не допускаються виправлення, закреслювання, підчищення.

6. Лист складається текстом усередину. Розмір листа має бути таким, щоб не виникло потреби складати його більше, ніж удвічі, і в жодному разі не навхрест – тільки паралельно! Важливі листи необхідно надсилати, не складаючи, у великих цупких конвертах (формат А4). Подібні деталі сприятимуть створенню доброго враження про Вас та про Вашу діяльність.

Бездоганно оформлена ділова кореспонденція – це свідчення Вашої поваги до адресата і запорука Вашого успіху!



Реферат


Реферат (нім. Referat, від. лат. refero – доповідаю) – короткий письмовий або усний виклад змісту наукової статті, моно­графії, результатів наукового дослідження, змісту книги. Цей термін має й інше значення: доповідь на будь-яку тему, написана на основі критичного огляду літератури та інших джерел.

Реферат повинен містити невелику кількість елементів новизни. Це документ вторинний, компілятивний (тобто укладається на основі матеріалів з різних джерел без їх критичного осмислення та відповідних висновків).

Рекомендований обсяг реферату – 10-12 друкованих сторінок (0,5 друкованого аркуша).

Цитати вводяться в текст лише тоді, коли вони необхідні для повнішого розкриття теми або якщо вони викликають у референта (того, хто пише реферат) заперечення. Написання реферату складається із кількох етапів: вибір або формулювання теми дослідження, опрацювання літератури, складання плану, написання основної частини, оформлення роботи.

Реферат містить такі реквізити:

1. Назву міністерства, якому підпорядкована установа.

2. Назву закладу, де навчається автор.

3. Назву кафедри, на якій виконано роботу.

4. Заголовок (назву реферату).

5. Прізвище, ім’я, по батькові, посаду (звання), науковий ступінь керівника роботи.

6. Місце і рік написання.

7. Текст, що має складатися із:



  • плану;

  • вступу;

  • основної частини;

  • висновків;

  • списку використаної літератури.

Реферат повинен мати титульну сторінку. Титульна сторінка – це перша сторінка реферату (кни­ги, наукової роботи), у якій містяться основні відомості про референта, тема роботи тощо.
Зразок титульної сторінки реферату
Міністерство освіти і науки України

Національний авіаційний університет

Кафедра українознавства
Поняття про діловий етикет та його елементи.

Національні особливості ділового етикету
Реферат студента 307 групи

Гуманітарного інституту

спеціальності 6.020100

“Документознавство та

інформаційна діяльність”

Козака Ярослава Мироновича

Науковий керівник –

доктор філологічних наук, професор

Степанець Олена Сергіївна

Київ 2010




Довідка


Довідка - це документ, що під­тверджує факти біографічного або службового характеру з життя і діяльності окремих громадян чи різ­ні обставини діяльності юридичних осіб. Відповідно до походження – основної класифікаційної ознаки цього документа – виділяють довідки особисті та службові. Якщо особисті довідки засвідчують той або інший факт з життєдіяльності фізичних осіб, то службові фіксують окремі факти з функціонування підприємств (установ, організацій). Службові довідки складають на запит або за вказівкою вищої організації чи службової особи. Укладан­ня таких довідок потребує ретельного відбору та перевірки відомостей, ґрунтовного їх аналізу, зіставлення й аналізу отриманих даних.

Ситуації, з приводу яких видають довідки, досить типові, тому і використовують уніфіковані трафаретні бланки, на яких частину тексту віддруковано й позначено місця для внесення деяких змінних реквізитів.

Довідка містить такі обов'язкові реквізити:


  1. Назву установи, що видає довідку.

  2. Назву виду документа (довідка).

  3. Дату видачі й номер довідки (проставляють при підписанні).

  4. Прізвище, ім'я та по батькові особи, якій видається
    довідка.

  5. Текст довідки.

  6. Призначення довідки (куди подається).

  7. Підписи службових осіб.

  8. Печатку, без якої довідка не має юридичної сили.


Зразок довідки
Національний авіаційний університет

Інститут післядипломного навчання

03058, м. Київ, пр. Космонавта Комарова, 1

тел. 406-77-34

“ ” -------------- 2010 р.

№ 1-16/6


ДОВІДКА
Видана Дмитрук Марії Анатоліївні, студентці 305 групи спеціальності “Документознавство та інформаційна діяльність” про те, що вона дійсно проходила фахово-ознайомлювальну практику з 9 червня 2010 року до 25 червня 2010 року у відділі маркетингу Інституту післядипломного навчання НАУ.

Довідка видана для подання на кафедру українознавства Гуманітарного інституту НАУ.


Директор ІПН (підпис) О. М. Герасимюк

Начальник відділу (підпис) І. М. Слободенюк

(Печатка)


Доповідні й пояснювальні записки


Доповідна записка – це службовий документ, адресований керівникові юридичної особи (де адресант працює або вищої), в якому описується певний факт чи подія, повідомляється про виконан­ня окремих завдань, службових доручень.

Доповідні записки класифікуються за місцем виникнення та змістом.

За першою класифікаційною ознакою – місцем виникнення – доповідні записки поділяються на внутрішні (адресуються керівникові установи або підрозділу, де працює укладач) та зовнішні (адресуються керівникові вищої організації).

За змістом доповідні записки поділяють на три групи: інформаційні (в них міститься важлива інформація про певні факти або події), звітні (у них підлеглі повідомляють керівника про якість та обсяг виконаних робіт, послуг тощо), ініціативні (адресант прагне спонукати адресата до певних дій, висловлює свої пропозиції). Різновидом ініціативної доповідної записки є пропозиція – документ, що містить конкретні пропозиції з певних питань. Текст пропозиції містить тільки вступ (обґрунтування) та висновки (перелік пропозицій). Оформляється цей документ так само, як доповідна записка.

Доповідна записка укладається з ініціативи її автора або за вказівкою керівника.

Текст цього документа, як правило, чітко поділяється на дві частини: перша – констатуюча (описова), де описують ситуацію, наводять факти тощо, друга – у ній, як правило, викладають пропозиції, прохання тощо.



Пояснювальна записка – це службовий документ, в якому пояснюється ситуація, що склалася, факт, дія або вчинок працівника на вимогу керівника. Інколи термін «пояснювальна записка» вживається з іншим значенням – вступна частина іншого документа (програми, плану, проекту, посібника тощо), де обґрунтовується мета його створення, структура, зміст, термін дії, функціональне призначення, актуальність і новизна.

За формою доповідна і пояснювальна записки близь­кі й містять такі реквізити:



  1. Адресат (посада, прізвище та ініціали керівника, якому пода­ється доповідна записка).

  2. Адресант (посада, прізвище та ініціали особи, яка пода­є записку).

  3. Назва виду документа.

  4. Текст.

  5. Дата складання.

  6. Підпис.

Якщо ці документи не виходять за межі юридичної особи, то вони можуть оформлятися на звичайному аркуші папе­ру, а якщо скеровуються до іншої установи, то їх пишуть на бланку і реєструють.

Зразки записок
Кафедра українознавства Директорові Гуманітарного

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА інституту НАУ

24. 12. 10 № 76-17/39 доктору філологічних наук,

професору Скопненку А. Г.


Про пропуски занять з української мови

Доводжу до Вашого відома, що впродовж першого семестру студентка В. О. Гринь пропустила 26 академічних годин без поважних причин.

Прошу вжити до цієї студентки відповідних заходів.

Доцент кафедри українознавства (підпис) Ю. М. Ситник


Кафедра українознавства Завідувачеві кафедри

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА українознавства

14. 11. 2010 № 45-14/03 кандидату педагогічних наук,

доценту Слюсак В. М.


Про порушення навчальної дисципліни

Студенти 306-ї групи спеціальності «Документознавство та інформаційна діяльність» не з’явилися на заняття з дисципліни “Ділові комунікації та основи іміджелогії” (ІУ пара) то­му, що відвідували виставку комп’ютерів. Виставку організува­ла науково-виробнича фірма «Інтеграл» і запросила студентів на другу годину.


Староста 306-ї групи (підпис) В. І. Завальнюк
Зверніть увагу!

  • З формального боку, доповідна й пояснювальна записки не мають істотних відмінностей, їх несхожість – у площині змісту: якщо в доповідній записці повідомляється про певний факт, що мав (має) місце, то в пояснювальній автор аргументовано пояснює якусь подію, яка відбулася.

  • Доповідну записку здебільшого оформляють на комп’ютері, пояснювальну пишуть від руки.


Протокол, витяг з протоколу


Протокол (від грец. proto – «перший» і colla – «клей, сторінка, приклеєна до манускрипту») – документ, у якому фіксуються процес і результати роботи колегіальних органів (зборів, засідань, нарад, конференцій), відображаються усі виступи з питань, що були розглянуті, та рішення, прийняті в результаті обговорення.

Протокол укладає офіційна компетентна особа (секретар або інша спеціально призна­чена особа).

За обсягом фіксованих даних протоколи поділя­ються на три групи: стислі, повні, стенографічні.

Стислі протоколи фіксують лише питання, що їх обговорюють на засіданні, прізвища доповідачів та прийняті рішення. Стислі протоколи доцільно оформляти, коли є стенограми, тексти доповідей.

Повні, у тексті яких, крім ухвал, стисло записуються виступи доповідачів та інших учасників зборів. У докладний протокол заносять також запитання доповідачеві та конспективний запис виступів під час обговорення.

Стенографічні, де всі виступи, репліки, запитання, відповіді фіксуються дослівно. Якщо перебіг засідання стенографується, зміст виступів до протоколу не заноситься; розшифрована та оформлена належним чином стенограма додається до протоколу.

Під час засідання складають чорновий варіант протоколу. У п’ятиденний термін протокол уточнюють, звіряють із стенограмами та звукозаписами, редагують і оформляють.

У протоколі мають бути такі елементи:


  1. Назва виду документа (протокол).

  2. Порядковий номер протоколу.

  3. Назва зборів (конференцій, засідань, нарад) із зазначенням їх характеру (загальні збори, виробнича нарада, засідання кафедри).

  4. Назва юридичної особи (установи, підприємства, організації), де від­булися збори.

  5. Дата і місце проведення.

  6. Кількісний склад учасників. У протоколі засідання постійно діючого колегіального органу спочатку зазначають присутніх постійних членів (в алфавітному порядку), а потім – запрошених (із зазначенням їхніх посад). Коли кількість учас­ників сягає 10 – 12 осіб, то вказують посаду, прізвище та ініціали усіх присутніх. Якщо учасників більше, то в протоколі зазначають загальну кількість присутніх і список з прізвищами додають до протоколу. У протоколах зборів, конференцій чи з’їздів, де для ухвалення рішень потрібний певний кворум, зазначають, скільки мало бути присутніх і скільки було (чи кількість відсутніх).

  7. Посада, прізвище, ініціали керівників зборів (голови, секретаря, членів президії).

  8. Порядок денний, де питання, що розглядаються на зборах, записуються в називному відмінку.

  9. Текст протоколу складається із вступної та основної частин. У вступній частині зазначають прізвища та ініціали голови, секретаря, присутніх постійних членів колегіального органу і запрошених осіб, а також порядок денний. У порядку денному зазначають питання, винесені на розгляд колегіального органу, прізвища та ініціали доповідачів, а у разі потреби – вказують їх посади. Питання розташовуються за порядком їх важливості, складності й передбаченого часу обговорення. Найпростіші питання, як правило, зазначають останніми. Кожне питання нумерують. У разі, коли на розгляд виносять багато питань, то дозволяється не вносити порядок денний у текст протоколу, а зробити посилання «Порядок денний засідання додається». Основна частина протоколу складається із розділів, що мають відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумерують арабськими цифрами і структурують за такою схемою: слухали – виступили – вирішили (ухвалили).

  10. Перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок.

  11. Підписи керівників зборів – голови й секретаря.

Протоколи мають порядкову нумерацію з початку року, яка одночасно означає і кількість проведених засідань.

Правильне ведення протоколу має важливе значення, оскільки прийняті рішення набувають юридичної сили лише тоді, коли вони оформлені протоколом. Протокол дає можливість перевірити правильність прийнятих рішень, контролювати їх виконання.


Зразок протоколу
Національний авіаційний університет
ПРОТОКОЛ № 10

засідання кафедри українознавства

23.06. 10 м. Київ
Голова: канд. педагогічних наук, доцент Іщук В. М.

Секретар: ст. викладач Лисиця В. М.

Присутні: 34 члени кафедри.
Порядок денний:

1. Звіт викладачів кафедри про виконану роботу в 2009-2010 н.р.

2. Затвердження теми кандидатської дисертації старшого викладача Причепи Н. В.

1. СЛУХАЛИ:

Іщука В. М. – загальний огляд про виконану роботу викладачами кафедри в 2009 – 2010 н.р., складений на основі поданих звітів викладачів кафедри.

ВИСТУПИЛИ:

Кривоніс В. С. відзначив, що в цьому навчальному році усі члени кафедри працювали з повною віддачею – за участю кафедри було проведено 2 конференції та 2 наукові семінари.

Скопненко О. Р. запропонував у наступному році вдосконалити роботу кураторів, яка забирає багато часу та зусиль, проте належно не оцінена. Доповідач вніс пропозицію кураторам почергово розробляти теми виховних заходів й обмінюватися напрацьованими матеріалами.

УХВАЛИЛИ:

Інформацію Кривоноса В. С. та Скопненка О. Р. взяти до відома.

2. СЛУХАЛИ:

Причепу Н. В. – про затвердження теми кандидатської дисертації. Наталія Василівна повідомила орієнтовну структуру майбутнього кандидатського дослідження, окреслила своє бачення змістового наповнення розділів майбутньої роботи.

ВИСТУПИЛИ:

Попелиця Л. С. попросила уточнити, з яких етапів складатиметься дисертація і скільки лексичних одиниць нараховує вибірка фактичного матеріалу.

Зобенько Інна Володимирівна – доктор філологічних наук, професор охарактеризувала Н. В. Причепу як дуже старанну, відповідальну та вдумливу аспірантку, що дає підстави сподіватися на плідний результат її наукових пошуків.

УХВАЛИЛИ:

1. Затвердити тему кандидатської дисертації старшого викладача Причепи Н. В. у такому формулюванні: «Українська авіаційна термінологія: становлення та кодифікація».

2. Призначити науковим керівником доктора філологічних наук, професора Зобенько Інну Володимирівну.


Голова (підпис) В. М. Іщук

Секретар (підпис) В. М. Лисиця


Одним із наймасовіших видів документації, що надсилається (передається) окремим фізичним або юридичним особам, є витяг з протоколу.

Витяг з протоколу – це копія частини документа, оформлена належним чином, яка видається на руки.

Оформляється витяг на стандартних аркушах в одному примірникові. Текст витягу має лаконічний характер: із вступної частини протоколу беруть пункти «Голова», «Секретар», «Присутні», з основної – номер питання в порядку денному; цитують необхідні для висвітлення питання пункти. У цьому документі вказують прізвища та ініціали тих, хто виступив (без деталізації змісту виступів), а також суть прий­нятих рішень саме з того питання (питань), яке необхідне певній фізичній або юридичній особі.

Підписують цей документ голова й секретар засідання. У протоколі роблять позначку про зроблений витяг, а також зазначають, кому його вручено (надіслано).

Рішення колегіальних органів доводяться до виконав­ців і організацій, що належать до сфери управління уста­нови, через надсилання їм рішень.

Рішення колегій установ упроваджуються в життя на­казами керівника установи.
Зразок витягу з протоколу
Національний авіаційний університет
ПРОТОКОЛ № 10

засідання кафедри українознавства


23.06.10 м. Київ
Голова зборів: канд. педагогічних наук, доцент Іщук В. М.

Секретар: ст. викладач Лисиця В. М.

Присутні: 34 члени кафедри.
2. СЛУХАЛИ:

Причепу Н. В. – затвердження теми кандидатської дисертації.

УХВАЛИЛИ:

1. Затвердити тему кандидатської дисертації старшого викладача Причепи Н. В. у такому формулюванні: «Українська авіаційна термінологія: становлення та кодифікація».

2. Призначити науковим керівником доктора філологічних наук, професора Зобенько Інну Володимирівну.

Голова (підпис) В. М. Іщук

Секретар (підпис) В. М. Лисиця


Запам’ятайте!


  • Протоколи загальних зборів (нарад) підпису­ють голова й секретар, а протоколи засідань комісій – усі члени президії.

  • Текст протоколу поділяється на розділи, які будуються за схемою: СЛУХАЛИ – ВИСТУПИЛИ – УХВАЛИЛИ. Ці слова пишуть великими літерами, а після них ставиться двокрапка: СЛУХАЛИ: . Частина СЛУХАЛИ нумерується відповідно пунктів порядку денного.

Звіт


Звіт – це документ, який містить письмове повідомлення про виконання певної роботи (завдань, доручень) за конкретний відтинок часу (місяць, квартал, рік).

Звіти бувають двох видів – статистичні (цифрові), які пишуться від руки або машинописним способом на трафаретних бланках; і тек­стові, які оформляють на звичайному папері за встановленим зразком.

Реквізити звіту такі:


  1. Штамп установи.

  2. Назва виду документа (звіт).

  3. Заголовок (зазначають установу, напрям діяльності, звітний період).

  4. Текст, що складається із таких частин:

  • вступ (завдання, які було поставлено перед установою або конкретною особою за звітний період);

  • основна частина (опис та аналіз виконаної роботи);

  • висновки (пропозиції, зауваження, перспективи на майбутнє).

  1. Підпис керівника установи або особи, відповідальної за складання звіту.

  2. Дата складання.

  3. Печатка.



Зразок звіту
ЗВІТ

про проходження фахової ознайомлювальної практики

студентки 204 групи спеціальності 6.020100

“Документознавство та інформаційна діяльність”

Національного авіаційного університету

Богун Владислави Іванівни


Фахову ознайомлювальну практику проходила у відділі маркетингу Інституту післядипломного навчання НАУ в м. Києві з 9 до 25 червня 2009 року.

У відділі маркетингу були створені необхідні умови для проходження практики. Хочу відзначити, що в цьому структурному підрозділі працюють добросовісні та відповідальні працівники, професіонали, що вчасно й доброзичливо надають кваліфіковану допомогу.

Під час проходження практики я мала змогу закріпити теоретичні знання, отримані в університеті, з таких дисциплін, як: “Аналітико-синтетична обробка документів”, “Діловодство”, “Документознавство”, “Архівознавство” та інших і виконала такий обсяг роботи:


  1. Ознайомилася з базою практики та отримала консультації щодо роботи від керівника – начальника відділу маркетингу Оксани Анатоліївни Слободенюк.

  2. Склала план-графік проходження практики та узгодила його з керівниками практики.

  3. Склала план-графік робочого дня згідно з рекомендаціями та настановами керівника від бази практики.

  4. Ознайомилася з основними напрямами діяльності Інституту післядипломного навчання, його організаційною структурою, а також з документообігом відділу маркетингу.

  5. Ознайомилася з особливостями складання номенклатури справ та формуванням документів у справи.

  6. Збирала, аналізувала та реферувала різну інформацію на запит керівника від бази практики.

  7. Працювала з пакетом програм Microsoft Office, друкувала тексти, таблиці, бланки документів.

  8. Підшивала у папки зареєстровані документи та здійснювала їх внутрішній опис.

  9. Працювала з оргтехнікою, копіювала, сканувала документи.

  10. Забезпечувала життєдіяльність офісу – стежила за наявністю у достатній кількості канцелярських приладів.

Висновки та пропозиції. У результаті проходження ознайомлювальної практики я:

  • поглибила, закріпила знання з фахових дисциплін, отримала реальну можливість застосувати їх на робочому місці;

  • сформувала власне бачення робочого процесу, набула навичок ділового спілкування з досвіченими колегами;

  • переконалась у правильності вибору професії фаху; практика викликала в мене бажання й надалі вивчати спеціальні дисципліни, удосконалювати свої здібності, розширювати ерудицію.

Для підвищення ефективності роботи у відділі хотіла б запропонувати ввести в дію систему електронного документообігу. Його впровадження, на мою думку, значно прискорить роботу з документами, дасть змогу полегшити їх пошук, обробку та реєстрацію.

24. 06. 2010 (підпис) В. І. Богун



Оголошення


Оголошення – це документ, у якому повідомляється про щось (певний захід, час і зміст проведення зборів (засідань, нарад), про конкурс на вакантну посаду, про купівлю-продаж товарів тощо).

Оголошення класифікуються за походженням, змістом, формою.

За походженням розрізняють оголошення службові – від підприємств, установ, навчальних закладів, фірм, агентств; особисті – від приватної особи чи групи осіб.

За змістом виділяють оголошення організаційні (про подію чи захід) і рекламні (про товари чи послуги, роботу).

За формою подання оголошення можуть бути усні та графічні (друковані, писані власноручно або мальовані (наприклад, циркові афіші).

Найбільше значення в оголошеннях має правильне формулювання предмета повідомлення – лаконічне, максимально інформативне. Крім цього, неабияке значення має оформлення – добір кольорів, виділення жирним шрифтом окремих слів тощо. У разі, якщо повідомлення оголошене по радіо чи телебаченню, особливу роль відіграє чіткість вимови диктора, оригінальність композиції тексту.

Оголошення містить такі елементи:


  1. Назву виду документа (оголошення).

  2. Текст, змістове наповнення якого залежить від тематики повідомлення.

  3. Підпис відповідальної особи (при потребі).

  4. Адресу – місце зустрічі (проведення заходу), телефон зацікавленої (відповідальної) особи.


Зразок оголошення
Оголошення
1 грудня 2009 р. о 15.00 в актовій залі Центру культури та мистецтва Національного авіаційного університету відбудеться літературний вечір, присвячений річниці від дня народження Григорія Сковороди.

Запам’ятайте!

  • Слово об’ява – скорочена калька російського обьявление. Вживання цього слова замість оголошення є стилістичною помилкою.



Повідомлення про захід


Повідомлення – це різновид службового листа, у якому адресата запрошують взяти участь у певному заході (презентації, з’їзді, форумі, нараді, конференції, зборах).

У повідомленні повинні бути такі елементи:



  1. Дата й час засідання.

  2. Місце засідання.

  3. Його назва (тематика).

  4. Порядок денний.

  5. Прізвища доповідачів із кожного питання.

  6. Прізвище й телефон відповідальної особи.

  7. Спосіб проїзду до місця засідання.

Повідомлення підписує голова колегіального органу або керівник установи.

Запам’ятайте!

  • Крім чіткого і недвозначного формулювання змісту, надзвичайно важливою є естетика оформлення – необхідно використовувати зі смаком оформлені якісні бланки, адже високий дизайн представницької продукції – найперше свідчення надійності вашої установи (підприємства, організації).


Зразок повідомлення
Шановний Володимире Вікторовичу!

Запрошуємо Вас взяти участь у роботі Третього міжнародного конгресу “Українська освіта у світовому часопросторі”. Метою Конгресу буде вироблення пропозицій щодо стратегії та політики розвитку національної освіти в Україні, шляхів і засобів їх реалізації.

Третій міжнародний конгрес відбудеться в актовій залі Будинку офіцерів (вул. Грушевського, 30/1) 30 -31 жовтня 2010 р.

Початок об 11.00.

Проїзд: тролейбус № 20 до зуп. «Будинок офіцерів».

Всеукраїнське товариство «Просвіта»

Міжнародна асоціація «Україна і

світове українство»






Поділіться з Вашими друзьями:
1   ...   7   8   9   10   11   12   13   14   ...   21

Схожі:

Навчальний посібник Київ 2010 (075. 8) Ббк ш 141. 14 923 д 462 Т. М. Дячук, В. М. Варенкo Рецензенти iconНавчальний посібник Київ 2011 (075. 8) Ббк ш 141. 14 923 д 462 Т. М. Дячук, В. М. Варенкo Рецензенти
...
Навчальний посібник Київ 2010 (075. 8) Ббк ш 141. 14 923 д 462 Т. М. Дячук, В. М. Варенкo Рецензенти icon"19"(075. 8) Ббк 81. 411. 4-7я73 К61 Рецензенти
К61Український художній переклад та перекладачі 1920-30-х років: матеріали до курсу "Історія перекладу" : навчальний посібник
Навчальний посібник Київ 2010 (075. 8) Ббк ш 141. 14 923 д 462 Т. М. Дячук, В. М. Варенкo Рецензенти iconНавчальний посібник Вінниця внту 2013 (075) ббк 88я73

Навчальний посібник Київ 2010 (075. 8) Ббк ш 141. 14 923 д 462 Т. М. Дячук, В. М. Варенкo Рецензенти iconНавчальний посібник Вінниця внту 2015 (075) ббк 88я73

Навчальний посібник Київ 2010 (075. 8) Ббк ш 141. 14 923 д 462 Т. М. Дячук, В. М. Варенкo Рецензенти iconНавчальний посібник Для студентів напряму підготовки 030601 "Менеджмент" Рівне-2010 (075. 8)

Навчальний посібник Київ 2010 (075. 8) Ббк ш 141. 14 923 д 462 Т. М. Дячук, В. М. Варенкo Рецензенти iconНавчальний посібник Для студентів напряму підготовки 030601 "Менеджмент" Рівне-2010 (075. 8)

Навчальний посібник Київ 2010 (075. 8) Ббк ш 141. 14 923 д 462 Т. М. Дячук, В. М. Варенкo Рецензенти iconПрактикум з української мови навчальний посібник Кривий Ріг 015 ’35(075. 8)(076. 5) Ббк 81. Укр 9
Практикум з української мови : [навчальний посібник]. – Кривий Ріг : кпі двнз «кну», 2015. – 27с
Навчальний посібник Київ 2010 (075. 8) Ббк ш 141. 14 923 д 462 Т. М. Дячук, В. М. Варенкo Рецензенти iconНавчальний посібник для студентів вищих навчальних закладів
Улк 808 5(075. 8) Гриф надано Міністерством освіти ббк 83. 7я73 І науки України
Навчальний посібник Київ 2010 (075. 8) Ббк ш 141. 14 923 д 462 Т. М. Дячук, В. М. Варенкo Рецензенти iconБбк 81. 432. 1-211-923 ш 33 Рецензенти
Омельченко Л. Ф. – доктор філологічних наук, професор кафедри германської філології Київського міжнародного університету
Навчальний посібник Київ 2010 (075. 8) Ббк ш 141. 14 923 д 462 Т. М. Дячук, В. М. Варенкo Рецензенти iconНавчальний посібник дніпропетровськ, 2010 удк ббк к 75 Т. В. Недосєкіна



База даних захищена авторським правом ©biog.in.ua 2017
звернутися до адміністрації

    Головна сторінка