Навчальний посібник Київ 2010 (075. 8) Ббк ш 141. 14 923 д 462 Т. М. Дячук, В. М. Варенкo Рецензенти



Сторінка7/21
Дата конвертації16.03.2018
Розмір2.81 Mb.
ТипНавчальний посібник
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   ...   21

РОЗДІЛ 2. ОФІЦІЙНО-ДІЛОВІ ДОКУМЕНТИ: КЛАСИФІКАЦІЯ, РЕКВІЗИТИ, ПРАВИЛА ОФОРМЛЕННЯ




2.1. Класифікація документів

У процесі засвоєння матеріалу, у першу чергу, радимо запам’ятати суть дефініцій основних термінів, класифікацію документів, вимоги до оформлення тексту документа. Під час підготовки варто скористатися такими теоретичними положеннями.

Основною формою існування ділового тексту є документ. Документ (від лат. documentum – повчальний приклад, взірець, посвідчення, зразок) – це матеріальний об’єкт з інформацією, зафіксованою для передавання її в часі та просторі, оформлений в установленому порядку, що має юридичну силу. Юридична сила документа – властивість, надана документові правовими нормами, яка засвідчується складом та розташовуванням його рек­візитів, зовнішніми ознаками та об'єктами його дії.

Крім цієї, документам притаманні й інші властивості (властивість – якість, ознака, характерна для кого-, чого-небудь40), – атрибутивність, структурність, функційність.



Атрибутивність виявляється в тому, що будь-який документ має двоєдину природу – складається зі змісту (інформації) та форми (матеріальної основи). Структурність – будь-який документ має певну будову – послідовне та взаємозумовлене розміщення елементів і підсистем: інформаційного складника (тексту) та матеріального складника (обкладинки, титульного аркуша тощо). Типова структура документів різних видів визначається спеціальними стандартами, положеннями, інструкціями. Функційність документа визначається його призначенням бути засобом передавання інформації в просторі та часі.

Документ створюється для виконання необхідних суспільству функцій. Функція документа – це його суспільна роль, соціальне призначення, завдання.

До загальних функцій, що є спільними для всіх документів, належать такі:


  • соціальна – документ є соціально значущим об’єктом, бо його поява спричинена тією чи іншою соціальною потребою;

  • комунікативна – документ виступає інформаційним засобом передавання, обміну, спілкування, спадкоємності; документи забезпечують документну комунікацію;

  • інформаційна – документи є носіями інформації, вони покликані задовольняти інформаційні потреби суспільства, є джерелами інформації, знань;

  • кумулятивна виявляється у здатності документа накопичувати, концентрувати, збирати, упорядковувати інформацію з метою її збереження.

Крім загальних, документи виконують ще й специфічні функції. Наприклад, офіційно-ділові документи виконують управлінську функцію, адже документ – інструмент управління; правову, бо документ – засіб унормування та закріплення правовідносин у суспільстві; історичну – документ – джерело історичних відомостей про суспільство; цієї функції набуває незначна частина документів, які надходять на зберігання в архів.

Потрібно запам’ятати, що документ – поліфункційний об’єкт, він завжди виконує кілька взаємопов’язаних і взаємозумовлених функцій.

Процес поділу документів за будь-якими зовнішніми або внутрішніми ознаками називають класифікацією.

Методологічною основою класифікації документів є принципи історичності, об’єктивності, системності, комплексності. Принцип історичності передбачає врахування історичного досвіду під час складання та розвитку документних форм інформації, об’єктивності – текст документа повинен бути звільнений від суб’єктивної оцінки автора. Принципи системності та комплексності допомагають розкрити зміст документів при порівнянні їх подібних чи відмінних ознак, виявити системні зв’язки між різними видами чи підвидами документів.

Усі документи, що використовуються в управлінській діяльності, можна згрупувати за такими ознаками.


Таблиця 2

Класифікація документів


Ознаки

Групи документів

Різновиди документів

1.

За назвою



Документи, класифіковані за цією ознакою, не становлять окремої групи.

Автобіографія, заява, резюме, інструкція, лист, протокол та інші.

2.

За поход­женням



Службові та особисті (приватні).

Службові документи укладаються посадовими особами, які офіційно уповноважені від імені юридичних осіб (організацій, закладів, уста­нов) створювати такі документи, для розв’язання службових питань.

Особисті документи створюють окремі особи поза сферою їх службової діяльності або викона­нням службо­вих обов'язків для розв’язання індивідуальних питань.

Службові: наказ, звіт, положення, довідка, акт, лист, доручення, розпо­ряд­ження, поста­нова, дого­вір тощо.

Особисті: розписка, заява, доповідна запис­ка, доручення відгук, пояснювальна записка, автобіографія тощо.

3.

За призна­ченням



Щодо особового складу, організаційні, довідково-інформа­цій­ні, господарсько-договірні, облі­ково-фінансові, зовнішньо­економіч­ні, господарсько-претен­зійні.

Щодо особового скла­ду: резюме, автобіо­гра­фія, заява, характе­рис­тика, наказ про особо­вий склад, контракт з найму на роботу, тру­до­­­­вий договір; орга­ні­­за­­ційні: статут, поло­жен­­ня, інструкція, пра­ви­ла; довід­ково-ін­фор­мацій­ні: службові лис­ти, прес-реліз, стат­тя, ано­та­ція, рецензія, від­гук, висновок, рефе­рат, теле­грама, тези, оголо­шен­ня, телефон­о­гра­ма, звіт, резолюція та інші; господарсько-дого­вір­ні: договір, контракт, трудова угода; облі­ково-фінансові: табли­ця, список, дору­чення, перелік, наклад­на, роз­пис­ка, акт; господар­сько-претен­зійні: ко­мер­ційні акти, прете­зійні листи, позов­на заява тощо; зовнішньо­економічні: комерційні листи, про­по­зиція, за­пит, контракт.

4.

За ступе­нем стан­дарти­зації



Документи з високим (стандартні регламентовані), середнім та низь­ким рівнем стандартизації (типові та індивідуальні)).

Стандартні регламентовані – це документи, що мають однакову фор­му та заповнюються в чітко визна­ченій послідовності й за суворо регла­ментованими правилами. Бланки таких документів захищені (спеціальний папір, голограми, водяні знаки тощо). Типові – документи, певна частина яких має усталену (типову) форму, готову для заповнення. Індивідуальні – друковані чи рукописні документи, що укладаються за загальними принципами в довільній формі залежно від конкретного випадку. Спосіб викладення тексту в таких документах (добір мовних засобів, побудова речень тощо) залежить від конкретної ситуації, що спричинила їх укладання.

Стандартні регламент­товані: паспорт, свідоц­тво, атестат, диплом, військовий квиток та інші.

Типові: перепустка, ан­кета, довідка, типові листи, типові інструкції, типові положення та інші.

Індивідуальні: запро­ше­н­ня, відгук, заява, ого­лошення автобіографія, звіт, пояснювальна за­пис­ка та інші.

5.

За ступе­нем глас­ності (конфі­денцій­ності)



Несекретні (звичайні), для служб­ового користування, секрет­ні та цілком секретні. Несекретні (звичайні) – докумен­ти, призначені для загального користування. До­ку­менти для служ­­бо­вого користування (ДСК) – документи з обмеженим доступом. До них належать ті, які містять дані, інформацію з особових, фінан­сових чи інших справ і не підля­гають розголосу за межами відділу, організації. Контролює не­роз­­го­­ло­шення відомостей, що міс­тяться в документах з грифом «Для службового користування», ре­жим­­но-секретний відділ юри­дич­ної осо­би. Секретні та цілком секретні. У правому верхньому кутку таких документів міститься позначка “Секретно». За втрату або розго­лошення змісту таких документів відповідальні особи несуть карну відповідальність.

Несекретні: статут, до­від­ка, положення, харак­теристика, звіт, наказ, до­говір, розпорядження тощо.

Документи для служ­бового корис­тування (ДСК): інструкція, на­каз, договір, особові картки, платіжне дору­чення, чекові дані, відо­мість тощо.

Секретні та цілком секретні – ці документи різножанрові.

6.

За термі­ном вико­нання



Нетермінові, термі­нові й дуже термінові.

Нетермінові (звичайні, безстро­кові) – це такі документи, які вико­ну­ються в порядку загальної черги. До термінових належать ті, для яких установлено термін їхнього виконання, а також, які є терміно­вими за способом відправ­лення (теле­грама, телефонограма). Дуже термінові – документи з позна­ченням «дуже терміново». Строк виконання документів встановлено актами законодавства. Документи без зазначення строку мають бути виконані не пізніше як за 30 календарних днів, а документи з позначкою «Терміново» – протя­гом 7 робочих днів від дати надходження документа. Телегра­ми, у яких порушуються питання, що потре­бують термінового вирішення, – до 2 днів, решта – про­­тя­гом 10 днів. Мають свої особливості щодо строку вико­нання депутатські запити, звер­нення народних депутатів Укра­їни та депутатів міської ради народних депутатів, листи-доручення та лис­ти-запити вищої установи тощо.

Нетермінові: відгук, до­від­­ка, розписка, звіт, пояснювальна записка, відомість, квитанція, на­кладна тощо.

Термінові: телефоно­грама, телеграма, факс, телекс тощо.



7.

За термі­ном збері­гання



Тимчасового (до 10 років), тривалого (по­над 10 років) і постійного зберігання.


Тимчасового41: правила внутрішнього розпо­ряд­ку (1 р.), накази про надання відпусток (5 р.), про стягнення, від­ряд­ження праців­ни­ків; з адміністративно-гос­по­­дар­­­­ських питань (3 р.); договори, угоди (гос­­­­­по­­­дарські, опера­цій­ні, тру­до­ві та ін.) (3 р.), дого­вори про мате­ріаль­ну відпові­даль­ність (5 р.). Тривалого: накази про прийняття, переве­дення, заохо­чення, звіль­нен­ня, су­міс­­ниц­тво пра­ців­­­ни­ків, про мате­ріальну до­по­­могу (75 р.); особові рахунки робіт­ників та службовців, студентів (75 р.); конт­ракти, договори про прийом на роботу, пере­ведення, звільнення ро­­біт­ників і службовців; оригінали особових документів (дипломи, атестати, трудові книж­ки) – не менше 50 р.; постій­но­го: типові ста­тути та положення юри­дичних осіб за місцем складан­ня і затверд­жен­ня; штатні розписи та переліки змін до них за місцем складання, по­са­­дові інструкції пра­ців­­­­ників за місцем за­твер­д­ження, колективні дого­во­ри.

8.

За

струк­турою



Прості та складні.

Прості документи відображають одне питання, складні – декілька.

Прості: заява, поясню­вальна записка.

Складні: заява, прото­коли, накази.

9.

За місцем виник­нення



Внутрішні, зовнішні.

Внутрішні документи мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено.

Зовнішні документи є результатом спілкування уста­нови з іншими установами чи організаціями.

Внутрішні: заява, авто­біо­графія, пояснюваль­ні записки, резюме, наказ щодо особового складу та ін.

Зовнішні: заяви, витяги з протоколу, листи, акти тощо.


10.

За напрямом



Вхідні й вихідні.

Вхідний – документ, що надійшов до установи, вихід­ний – документ, відправлений організацією.




11.

За послі-довні­стю створен­ня



Оригінали, копії, витяги, дублікат.

Оригінал – це примірник службового документа, що перший і єдиний набу­ває чинності. Він має підпис керів­ника установи й, у разі потреби, завірений штампом і печаткою. Копія – це точне відтво­рення оригі­налу. На копії до­кумента обов'яз­ково вгорі праворуч пишеть­ся слово «Копія». Копії службових доку­ментів можуть бути неза­свідчені та засвідчені. Незасвідчена копія – та, в якій немає реквізитів, що надають їй юридичної сили. Засвідчена копія – така, що містить реквізити, які в окремих випадках надають їй юридичної сили оригіналу. Лис­ту­ючись із підприєм­ствами, органі­заціями й установами, у справах завжди залишають потрібні для довідок копії. Такі копії звуться відпуском. Оригінал і ко­пія мають однакову юридичну чинність.

Ви­тяг (виписка) – засвідчена копія частини тексту службового доку­мен­та. Дублікат – повторно оформле­ний службовий документ замість утраченого або пошкодженого оригіналу, що має таку саму юридичну чинність.




12.

За техні­кою відтво­рення



Рукописні, відтворені механічним способом

Рукописні: автобіогра­фії, заяви, доповідна та поясню-вальна записки тощо. Більшість доку­мен­тів має бути оформ­лена на комп’ю­тері.

13. За матері­аль­ною основою доку­мен­та

Паперові (оформлені на папері), дискові (на полімерній, металевій пластині), плівкові (на фотоплівці, магнітній стрічці).



Діловий документ є різновидом документів, що не публікуються, тобто призначений для одноразового використання з метою ухвалення або виконання безпосередніх управлінських рішень.

Документи, які містять управлінську інформацію та оформлені відповідно до певних правил, називають управлінськими, а їх сукупність управлінською документацією.

Сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської діяльності та організовують роботу зі службовими документами, називається діловодством, або справочинством.





Поділіться з Вашими друзьями:
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   ...   21

Схожі:

Навчальний посібник Київ 2010 (075. 8) Ббк ш 141. 14 923 д 462 Т. М. Дячук, В. М. Варенкo Рецензенти iconНавчальний посібник Київ 2011 (075. 8) Ббк ш 141. 14 923 д 462 Т. М. Дячук, В. М. Варенкo Рецензенти
...
Навчальний посібник Київ 2010 (075. 8) Ббк ш 141. 14 923 д 462 Т. М. Дячук, В. М. Варенкo Рецензенти icon"19"(075. 8) Ббк 81. 411. 4-7я73 К61 Рецензенти
К61Український художній переклад та перекладачі 1920-30-х років: матеріали до курсу "Історія перекладу" : навчальний посібник
Навчальний посібник Київ 2010 (075. 8) Ббк ш 141. 14 923 д 462 Т. М. Дячук, В. М. Варенкo Рецензенти iconНавчальний посібник Вінниця внту 2013 (075) ббк 88я73

Навчальний посібник Київ 2010 (075. 8) Ббк ш 141. 14 923 д 462 Т. М. Дячук, В. М. Варенкo Рецензенти iconНавчальний посібник Вінниця внту 2015 (075) ббк 88я73

Навчальний посібник Київ 2010 (075. 8) Ббк ш 141. 14 923 д 462 Т. М. Дячук, В. М. Варенкo Рецензенти iconНавчальний посібник Для студентів напряму підготовки 030601 "Менеджмент" Рівне-2010 (075. 8)

Навчальний посібник Київ 2010 (075. 8) Ббк ш 141. 14 923 д 462 Т. М. Дячук, В. М. Варенкo Рецензенти iconНавчальний посібник Для студентів напряму підготовки 030601 "Менеджмент" Рівне-2010 (075. 8)

Навчальний посібник Київ 2010 (075. 8) Ббк ш 141. 14 923 д 462 Т. М. Дячук, В. М. Варенкo Рецензенти iconПрактикум з української мови навчальний посібник Кривий Ріг 015 ’35(075. 8)(076. 5) Ббк 81. Укр 9
Практикум з української мови : [навчальний посібник]. – Кривий Ріг : кпі двнз «кну», 2015. – 27с
Навчальний посібник Київ 2010 (075. 8) Ббк ш 141. 14 923 д 462 Т. М. Дячук, В. М. Варенкo Рецензенти iconНавчальний посібник для студентів вищих навчальних закладів
Улк 808 5(075. 8) Гриф надано Міністерством освіти ббк 83. 7я73 І науки України
Навчальний посібник Київ 2010 (075. 8) Ббк ш 141. 14 923 д 462 Т. М. Дячук, В. М. Варенкo Рецензенти iconБбк 81. 432. 1-211-923 ш 33 Рецензенти
Омельченко Л. Ф. – доктор філологічних наук, професор кафедри германської філології Київського міжнародного університету
Навчальний посібник Київ 2010 (075. 8) Ббк ш 141. 14 923 д 462 Т. М. Дячук, В. М. Варенкo Рецензенти iconНавчальний посібник дніпропетровськ, 2010 удк ббк к 75 Т. В. Недосєкіна



База даних захищена авторським правом ©biog.in.ua 2017
звернутися до адміністрації

    Головна сторінка