2.2. Державний стандарт на оформлення документів.
Склад реквізитів ділових паперів
Вимоги до змісту документів, їх оформлення, до складу та розташування реквізитів тощо (крім електронних організаційно-розпорядчих документів) регламентує Державний стандарт України 4163 – 2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфіковані системи організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів».
Кожний документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами.
Державний стандарт України визначає такий склад реквізитів документів:
01 - зображення Державного Герба України, герба Автономної Республіки Крим
02 - зображення емблеми організації або товарного знака
(знака обслуговування)
03 - зображення нагород
04 - код організації
05 - код форми документа
06 - назва організації вищого рівня
07 - назва організації
08 - назва структурного підрозділу організації
09 - довідкові дані про організацію
10 - назва виду документа
11 - дата документа
12 - реєстраційний індекс документа
13 - посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на
який дають відповідь
14 - місце складення або видання документа
15 - гриф обмеження доступу до документа
16 - адресат
17 - гриф затвердження документа
18 - резолюція
19 - заголовок до тексту документа
20 - відмітка про контроль
21 - текст документа
22 - відмітка про наявність додатків
23 - підпис
24 - гриф погодження документа
25 - візи документа
26 - відбиток печатки
27 - відмітка про засвідчення копії
28 - прізвище виконавця і номер його телефону
29 - відмітка про виконання документа і направлення його до
справи
30 - відмітка про наявність документа в електронній формі
31 - відмітка про надійдення документа до організації
32 - запис про державну реєстрацію.
Документи, що їх складають в організації, повинні мати такі обов’язкові реквізити: назва організації, назва виду документа (не зазначають на листах), дата, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту документа, текст документа, підпис. Інші реквізити – необов’язкові.
Особисті документи мають такий набір обов’язкових реквізитів: назва, текст, адресант, адресат, адреса, дата, підпис.
Розрізняють постійні та змінні реквізити документів. Постійні реквізити друкують під час виготовлення бланка, змінні – фіксують на бланку в процесі заповнення.
Відповідно до Національного стандарту України ДСТУ 273242, склад та послідовність розміщення реквізитів у службовому документі називається формуляром.
Формуляр-зразок службового документа – це модель побудови однотипних документів, що встановлює сферу його застосування, формат, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки (вертикальна та горизонтальна розмітка площі документа) та реквізити.
Бланк службового документа – це уніфікована форма (службового) документа з надрукованою постійною інформацією і наявним місцем для фіксування їх змінної інформації. Використання бланків як уніфікованих форм документів увійшло в ужиток із ХІХ ст. Відтоді їх застосування у сфері управлінської діяльності набуло масового характеру.
Кожна юридична особа має два види бланків: бланк листа та бланк конкретного виду документа (із зазначенням назви виду документа), крім листа.
На бланку друкується тільки перша сторінка документа, а наступні – на чистих аркушах паперу. Якщо текст документа займає більше однієї сторінки, то на другу сторінку не можна переносити один підпис, на ній має бути не менше двох рядків тексту.
Призначення бланків полягає в тому, щоб: а) надати інформації офіційного характеру; б) засвідчити належність певного документа юридичній особі; в) зекономити час, що витрачається на виготовлення документа; г) підвищити культуру документаційного забезпечення управління.
Усі основні документи повинні друкуватися на бланках. Особливо велика увага приділяється чіткості надрукованого тексту, грамотності й культурі спілкування.
2.3. Загальні вимоги до оформлення документа
2.3.1. Оформлення сторінки документа
Відповідно до ДСТУ 4163 – 2003, організаційно-розпорядчі документи оформляють на папері формату А4 (210 Х 297 мм) і А5 (210 Х 148 мм). Усі документи (друковані та рукописні), що створюють в організації і які підлягають зберіганню в її документаційному фонді, повинні мати такі береги (в мм):
30 – лівий;
10 – правий;
20 – верхній та нижній.
Документи виготовляють на конторській друкарській машинці або за допомогою комп’ютерної техніки. Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки та ін.), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволено оформлювати рукописним способом.
За ДСТУ 4163–2003, текст документів, оформлених на папері формату А4, треба друкувати через 1,5 міжрядкового інтервалу, а формату А5 – через 1-1,5 міжрядкового інтервалу.
Реквізити документа (крім тексту), що складаються з кількох рядків, друкують через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів «Адресат», «Гриф затвердження», «Гриф погодження» відокремлюють одну від одної 1,5-2 міжрядковими інтервалами.
Наприклад:
ЗАТВЕРДЖЕНО
1,5
Голова Державного комітету
1
Статистики України
2
Підпис, ініціали, прізвище
1,5
Дата
Інші реквізити документа відокремлюють один від одного 1,5 – 3 міжрядковими інтервалами.
Назву виду документа друкують великими літерами без крапки в кінці.
При оформленні документів варто дотримуватися таких відступів від межі лівого берега:
12,5 мм – для початку абзаців у тексті;
92 мм – для реквізиту «Адресат»;
104 мм – для реквізитів «Гриф затвердження», «Гриф обмеження доступу до документа»;
125 мм – для розшифрування підпису в реквізиті «Підпис».
Потрібно запам’ятати: не відступають від межі лівого берега, оформлюючи такі реквізити: «Дата документа», «Заголовок до тексту документа», «Текст» (без абзаців); «Відмітка про наявність додатків», «Прізвище виконавця і його номер телефону», «Відмітка про виконання документа і направлення його до справи», назва посади у реквізиті «Підпис» та «Гриф погодження» засвідчувального напису «Згідно з оригіналом», а також перед словами СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ, НАКАЗУЮ, ПРОПОНУЮ.
Нумерація сторінок. Оформлюючи документи на двох і більше сторінках, друга та подальші сторінки мають бути пронумеровані.
Номери сторінок ставлять посередині верхнього берега аркуша арабськими цифрами без слова «сторінка» та розділових знаків.
Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки проставляються в правому верхньому кутку, а парні – у лівому верхньому кутку аркуша.
Рубрикація – це членування тексту на логічні, відокремлені одна від одної частини.
Ступінь складності рубрикації залежить від обсягу, тематики, призначення документа. Найпростіша рубрикація – поділ на абзаци.
Абзац – це відступ управо на початку першого рядка кожної частини документа, яким починається виклад нової мікротеми або думки в документі, а також фрагмент тексту між двома такими відступами. Абзац вказує на перехід від однієї думки до іншої, він допомагає читачеві робити певні зупинки, повертатися до прочитаного, зосереджуватися над кожною виділеною думкою. Часом абзац може складатися з одного речення, якщо цьому реченню надається особливе значення, а також охоплювати групу речень, які послідовно розкривають складну думку, проте в усіх випадках абзац повинен бути внутрішньо замкненою смисловою цілістю, бо інакше процес читання й опрацювання документа значно ускладниться.
Абзаци не повинні бути великими. Середня довжина абзацу – від чотирьох до шести речень, хоча в текстах документів трапляються абзаци, що складаються з одного речення. Найзручніші для сприйняття речення з трьох, п’яти, семи і найбільше – з дев’яти слів.
Слід пам'ятати: хоч би якою була його довжина, абзац – це внутрішньо замкнене значеннєве ціле, що виражає закінчену думку.
Крім абзаців, рубрики можуть утворювати параграфи, глави, розділи, пункти, підпункти тощо.
Для правильного і нормативного сприйняття та опрацювання документа його рубрики рекомендується нумерувати. Існують дві системи нумерації – традиційна (комбінована) й нова.
Традиційна (комбінована) передбачає використання різних графічних засобів – цифр (арабських та римських), літер (великих і маленьких), слів. Ця система використання різних позначень будується за ознакою зростання.
Згідно з ДСТУ 3008-95, слід пам’ятати, що для системи буквеної рубрикації літери Г (ґ), Є (є), З (з), І (і), Ї (ї), Й (й), О (о), Ч (ч), Ь (ь) не використовують.
Нова система ґрунтується на використанні лише арабських цифр, розміщених у певній послідовності. Використання цієї системи відповідає вимогам ДСТУ 3008 – 95, спрощує опрацювання документів навіть на комп’ютері, уніфікує їх, бо дає можливість не використовувати слів і символів під час нумерації.
Користуючись новою системою, варто запам’ятати, що:
-
кожна складова частина тексту (розділ, пункт, підпункт тощо) повинна мати свій номер, який позначається арабською цифрою;
-
після кожної цифри ставлять крапку;
-
номер кожної складової частини містить усі номери відповідних складових частин вищих ступенів поділу:
-
розділи – 1.; 2.; 3.; 4.;
-
номер підрозділу складається з номера розділу й порядкового номера підрозділу, відокремлених крапкою,– 1.2; 1.3;
-
номер пункту містить порядковий номер розділу, підрозділу й пункту, відокремлених крапкою,– 1.1.1; 1.2.2;
-
номер підпункту складається з номера розділу, підрозділу, пункту, підпункту, відокремлених крапкою,– 1.1.1.1; 1.2.2.2 тощо.
2.3.2. Вимоги до тексту документа
Одиницею писемного мовлення, фактично його реалізацією, а також основою службового документа є текст – головний реквізит, що має чітко й переконливо відбивати причину й мету написання документа, розкривати суть конкретної справи.
Текст (від лат. textum – зв’язок, поєднання, тканина) – це сукупність об’єднаних за змістом речень, які підпорядковуються вимогам композиційної будови документа і відповідають нормам літературної мови.
Текст документа може бути представлений у вигляді як власне тексту, так і анкети, таблиці або поєднання цих форм.
Текст поділяється на взаємозумовлені логічні елементи: вступ, основну частину (доказ), закінчення.
У вступі зазначається причина написання документа; в основній частині викладається суть питання, наводяться докази, пояснення, міркування; у закінченні вказується мета, заради якої складено документ.
Тексти документів постійного зберігання друкують з одного боку аркуша, документи зі строком зберігання до 5 років можна друкувати на лицьовому й зворотному боці аркуша.
Текст не суцільний, він виразно членується на абзаци – чітко об’єднані за змістом і будовою відрізки цілого. Речення всередині абзацу між собою перебувають у досить тісних смислових і граматичних зв’язках.
Під час укладання текстів документів слід дотримуватися таких правил:
-
послуговуватися нормами літературної мови – не використовувати такі мовні засоби, які не зрозумілі широкому загалові, – професіоналізми, діалектизми, арготизми та інші;
-
щоб уникнути різного сприйняття змісту документа, не варто використовувати багатозначних слів;
-
щоб уникнути тавтологій, треба широко використовувати синонімію української мови (навчатися – здобувати освіту, набувати знань). У випадках, коли загальновживане слово занадто експресивне або викликає небажані побутові асоціації, використовувати евфемізми, так звані пом’якшувальні синоніми: п’яний – у нетверезому стані, у стані алкогольного сп’яніння, під впливом алкоголю; брехня – вигадка, фантазія, неправда; помер – пішов від нас, наша наука втратила, перестало битися серце. Запам’ятайте! Саме незнання синонімічних можливостей мови, невміння вибрати єдино придатне слово в певній ситуації є причиною появи багатьох помилок в усіх стилях мови – і в офіційно-діловому також;
-
не переобтяжувати текст іншомовними словами, замість них вживати українські відповідники (якщо такі існують): фактор – чинник, принцип – засада, критерій – мірило та інші;
-
уникати суб’єктивного викладу – текст документа повинен бути позбавлений образних виразів, емоційно-забарвленої лексики. Прояви індивідуальності в мові документа розцінюються як відступ від норми;
-
у реченнях має бути прямий порядок слів, тобто підмет повинен розміщуватися перед присудком, означення перед означуваним словом, додаток після слова, яке ним керує; вставні слова – на початку речення;
-
у більшості документів, наприклад: запрошення, оголошення, інструкція, акт, трудова угода, контракт, договір та ін. – інформація повинна бути викладена від 3-ої особи однини («Комісія ухвалила…», «Університет запрошує…»); від 1-ї особи однини варто викладати текст в таких документах, як: автобіографія, заява, наказ, скарга, службова записка. Наприклад, «Прошу зарахувати мене…», «Я, … навчаюся…», «Доводжу до Вашого відома…»;
-
використовувати усталені, загальноприйняті синтаксичні конструкції, а також скорочення та абревіатури: відповідно до, з огляду на, на підставі, згідно з, з метою, доводимо до Вашого відома, що..., Нагадуємо Вам, що..., Підтверджуємо з вдячністю..., У порядку надання матеріальної допомоги…, р-н, обл., км, напр., канд. філол. наук;
-
уживати інфінітивні конструкції: створити комісію; відкликати працівників;
-
щоб не виявляти гостроти стосунків із партнером, активну форму дієслів варто заміняти на пасивну. Наприклад: Ви не висловили свої пропозиції – Вами ще не висловлено пропозиції... Активну форму радять вживати лише тоді, якщо треба вказати на конкретного виконавця: Міністерство не гарантує...;
-
віддавати перевагу простим реченням.
Варто запам’ятати, що дієвість документа, його доцільність та необхідність залежить від якості поданої в ньому інформації. Чим своєчаснішою, актуальнішою є інформація, тим ціннішим є документ.
Поділіться з Вашими друзьями: |
