Навчальний посібник Київ 2010 (075. 8) Ббк ш 141. 14 923 д 462 Т. М. Дячук, В. М. Варенкo Рецензенти



Сторінка9/21
Дата конвертації16.03.2018
Розмір2.81 Mb.
ТипНавчальний посібник
1   ...   5   6   7   8   9   10   11   12   ...   21

2.4. Документи з особового складу

Документи з особового складу характеризують правові, трудові та службові взаємовідносини окремої особи з установою (підприємством, організацією). У них відображається діяльність підприємств з приводу прийняття працівників на роботу, їх звільнення, переве­дення на іншу роботу, надання відпусток, а також за­охочення, накладення дисциплінарних стягнень та інші. До цієї групи документів відносяться такі: заява про прийняття на роботу, автобіографія, характеристика, особовий ли­сток з обліку кадрів, особова картка, резюме, наказ про особовий склад, трудова книжка.

Документи щодо особового складу мають важливе значення, адже інформація про стан особового складу та переміщення кадрів допомагає керівникові юридичної особи прийняти правильне і вчасне рішення з будь-якого питання. Чітка організація обліку особового складу є передумовою успішної аналітичної та оперативної роботи з кадрами. Розглянемо окремі документи цієї групи.

Заява


Це документ, у якому викладається певне прохання або пропозиція однієї чи кількох осіб, що адресується установі або посадовій особі.

З погляду змісту, розрізняються заяви з особового складу (саме цей вид ми будемо розглядати), заяви про цивільну правосуб’єктність фізичних осіб (наприклад, заява про реєстрацію переміни прізвища, про встановлення факту родинних зв’язків тощо), про договірні зобов’язання (наприклад, позовна заява про стягнення боргу), заяви про право власності, про спадкове право, про захист авторських прав, про шлюбно-сімейні відносини (наприклад, заява про реєстрацію шлюбу), про захист честі, гідності й ділової репутації громадянина; про житлові, трудові, земельні та господарські спори та ін.

Розрізняють заяви індивідуальні (автором є одна особа) і колективні (написані від імені групи осіб); особисті (укладаються від імені приватної особи; пишуться, як правило, від руки в одному примірникові) та службові (пишуться з використанням технічних засобів посадовими особами, які офіційно уповноважені від імені юридичних осіб (організацій, закладів, установ) створювати такі документи, для розв’язання службових питань); прості (після тексту документа праворуч ставиться особистий підпис автора документа, а ліворуч – дата написання заяви), складні (після тексту заяви перед датою і підписом автора подаються відомості про додані до заяви документи); внутрішні (укладаються працівниками в межах юридичної особи) та зовнішні (надходять від юридичних або фізичних осіб із зовнішнього світу. Зверніть увагу, що в зовнішніх особистих заявах обов’язково потрібно вказати повну домашню адресу, а в службових варто подати повну поштову та юридичну адресу заявника.

Реквізити заяви з особового складу рекомендується розміщувати в такій послідовності:

1. Адресат (назва установи або посада та ініціали ке­рівника, на ім'я якої подається заява).

2. Адресант (назва установи або посада, ініціали – іно­ді адреса і паспортні дані – особи, яка звертається із за­явою).

3. Назва виду документа.

4. Текст заяви з коротким обґрунтуванням прохання.

5. Підстава (додаток): перелік документів, доданих до заяви (складна).

6. Дата написання (ліворуч).

7. Підпис адресанта (праворуч).
Зразок заяви
Деканові факультету економіки та

підприємництва Національного

авіаційного університету

проф. Бандурі С. С.

Бондаренка Петра Миколайовича,

що мешкає за адресою: 25349,

м. Київ, вул. Шовковична, 30б,

кв.17, тел. 253-64-98

ЗАЯВА

Прошу прийняти мене на посаду лаборанта кафедри маркетингу з 31 серпня 2010 року до 31 червня 2011 року на умовах строкового трудового договору.



До заяви додаю:

1) копію диплома;

2) трудову книжку;

3) автобіографію;

4) медичну довідку (ф.086);

5) довідку з місця проживання;

6) особовий листок з обліку кадрів;

7) чотири фотокартки.


31. 08. 2010 Власноручний підпис
Зверніть увагу на такі особливості складання заяви:

  • щоб уникнути тавтологій закінчень, посада адресата має закінчуватися на -ові (-еві);

  • на відміну від російської мови, де чоловічі прізвища із нульовим або закінченням не відмінюються, в українській мові такі прізвища відмінюються: Шевченка, Нагірняка тощо. Проте жіночі прізвища, що мають такі самі флексії, не відмінюються: На зустрічі не було Єдинака Миколи та Єдинак Надії.

  • В іменниках – власних назвах на -ів (-ов), -ов (-ев, -єв), -ин (-ін, -їн) нормативним у давальному відмінку однини є лише закінчення : Кравчуку, Києву, Ільїну.

  • Прийменник від не пишеться.

  • Адреса відправника інформації зазначається лише в тому випадку, коли заява є зовнішньою, тобто адресант не працює і не навчається в цій установі (організації).

  • Після тексту можливі додатки. Перелік документів, що додаються до заяви, може починатися словами: До заяви додаю… (тоді назви документів вживаються в знахідному відмінку), До заяви додаються такі документи… (у цьому випадку назви документів подаються в називному відмінкові).



Автобіографія


Автобіографія (від грец. авто – сам, біо – життя, граф – пишу) – це документ, у якому особа повідомляє важливі факти своєї біографії.

Оформляють автобіографію від руки на чистому аркуші паперу (лінійований чи трафаретний бланк) під час влаштування на роботу або вступу до навчального закладу. Іноді організація (установа, заклад тощо), яка приймає осіб на роботу або навчання, укладає спеціальний бланк. Автобіографія підшивається в особову справу і зберігається у відділі кадрів юридичної особи.

Розрізняють такі види автобіографії: автобіографія-розповідь (укладається в довільній, описовій формі) та автобіографія-документ (точний виклад фактів).

Автобіографія належить до документів з низьким рівнем стандартизації, тобто склад і розміщення реквізитів в ній не має строгої послідовності. В автобіографії від імені першої особи однини обов'язково зазначаються такі відомості:

1. Назва виду документа.

2. Прізвище, ім’я, ім’я по батькові в називному відмінку однини.

3. Дата народження – число, місяць (літерами), рік.

4. Місце народження – село, селище, місто (у називному відмінку), район (у родовому відмінку), край, країна (якщо за межами України) (у називному відмінку). Усі дані подаються відповідно до свідоцтва про народження.

5. Відомості про навчання – повні назви всіх навчальних закладів (назви подаються ті, які навчальні заклади мали під час Вашого навчання), у яких довелося навчатися; спеціальність за дипломом).

6. Перебування у війську, у місцях позбавлення волі.

7. Трудова діяльність (стисло, у хронологічній послі­дов­но­сті назви місць роботи і посад).

8. Нагороди й заохочення.

9. Участь у громадській роботі.

10. Відомості про склад сім’ї (без займенників).



Якщо неодружені, то варто подавати інформацію про батьків (прізвище, ім’я, по батькові, рік народження, посада та місце роботи), а також про сестер – братів, якщо вони не мають своїх родин (прізвище, ім’я та ім’я по батькові, рік народження, місце навчання або роботи, посада). Якщо одружені, то потрібно подавати інформацію про дружину або чоловіка та дітей (прізвище, ім’я та ім’я по батькові, рік народження, місце роботи чи навчання).

11. Повна домашня адреса, номер телефону.

12. Дата укладання (ліворуч).

13. Підпис укладача (праворуч).


Зразок автобіографії
АВТОБІОГРАФІЯ

Я, Ковальчук Зореслава Ярославівна, народилася 12 вересня 1988 року в м. Луцьку.

У 1995 році пішла в перший клас середньої школи №7 м. Луцька.

Вступила до Технічного ліцею м. Луцька в 2003 році, після закінчення якого отримала атестат з відзнакою.

У 2005 році вступила до Національного авіаційного університету на механіко-енергетичний факультет, а в 2008 році стала студенткою факультету економіки та підприємництва Інституту післядипломного навчання Національного авіаційного університету.

З 23 червня 2008 року була зарахована на посаду старшого лаборанта кафедри українознавства Інституту повітряного і космічного права та масових комунікацій.

Склад сім’ї:

батько – Ковальчук Ярослав Станіславович, 1960 року народження, приватний підприємець у м. Луцьку;

мати – Ковальчук Богдана Олегівна, 1961 року народження, головний бухгалтер ВАТ “Будсервіс” м. Луцька.
19. 10. 2009 Підпис

Зверніть увагу!


  • Кожне нове повідомлення має починатися з абзацу.

  • Подаючи відомості про членів сім’ї, число та місяць їхнього народження не зазначають, а тільки рік. Інші дати пишуть за зразком: 11 травня 1971 року, у березні 2010 року, упродовж 2010/11 навчального року тощо.

  • Домашньої адреси подавати не потрібно.



Резюме


Резюме – це документ, що укладається з метою зайняти вакантну посаду і в якому в лаконічній формі подаються відомості про навчання, трудову діяльність та професійні успіхи особи, що його складає.

Останніми роками вага резюме в процесі пошуку роботи зросла. Від чіткості форми та дохідливості змісту цього документа залежить успіх претендента на вакантну посаду.

На сучасному етапі однаково поширеними є як паперові, так і електронні резюме.

Резюме складається з таких реквізитів:



  1. Назва виду документа.

  2. Текст.

  3. Дата (не обов'язково, адже факсимільний апарат чи комп'ютер під час отримання резюме елек­тронною поштою фіксують дату його надходження).

  4. Підпис (якщо резюме надсилається на електронну адресу, підпис не ставлять).

Текст резюме повинен містити:

  • Мету написання.

  • Прізвище, ім’я та по батькові особи (повністю, у називному відмінку), яка складає ре­зюме.

  • Контактну інформацію (поштова, електронна адреса, телефон, факс) тощо.

  • Особисті відомості (дату і місце народження (відповідно до паспортних даних), національність, громадянство, сімейний стан).

  • Відомості про освіту – повні назви всіх навчальних закладів (середніх спеціальних та вищих), у яких довелося навчатися (назви подаються ті, які мали навчальні заклади під час навчання), спеціальність за дипломом, підвищення кваліфікації, аспірантура, курси. Що більше часу минуло після закінчення навчального закладу, то менше місця цей пункт повинен у резюме займати. Науковий ступінь, учене звання (якщо є).

  • Відомості про трудову діяльність та професійний досвід. У багатьох випадках цей розділ є основним, тому його потрібно продумати і заповнити особливо ретельно. Не варто охоплювати весь трудовий стаж, а лише виділити два-три місця праці (за останні 10 років). Як досвід, можна вказати практику, яку проходять студенти під час навчання. Якщо досвіду немає, то цей розділ не подають.

  • Оскільки резюме належить до документів з низьким рівнем стандартизації, у ньому претендент на вакантну посаду може подати додаткову інформацію, яку також доречно структурувати (особисті якості, знання мов (можна оцінити за такою градацією: досконало, вільно, добре, зі словником, на розмовному рівні. Варто вказати, яка мова є рідною), уміння працю­вати на персональному комп'ютері (на рівні користувача чи програміста, чітко вказати мови і програми, які знаєте), знання інтернету, вміння користуватися електронною поштою, наявність водійських прав, закордонного паспорта, власного автомобіля – усе те, що може дати найточніші уявлення про позитивні якості кандидата). Крім зазначеного, можна вказати про свою громадську діяльність та участь у професійних об’єднаннях, про відбування військової служби; побажання щодо відряджень, ненормованого робочого часу, а також, наприклад, відомості про рекомендації тощо. Загалом фахівці радять, подаючи додат­кову інформацію, дотримуватися міри. Головний принцип подання інформації в резюме – вибірковість (потрібно включати тільки ті факти, які важливі для посади, на яку особа претендує).

  • Вказівка про можливість надання рекомендації.

Резюме повинно бути детальним, точним, але лаконічним. Його обсяг – не більше однієї сторінки формату А4 (у крайньому випадку – дві). Як і в автобіографії, кожне нове повідомлення має писатися з абзацу. Резюме обов’язково повинне бути складене на комп’ютері (рукописний варіант не припустимий) та видрукуване на якісному папері.

У деяких установах (закладах, організаціях) здійснюється комп'ютерне вивчення резюме – комп’ютер з тексту документа виділяє головні (стрижневі) слова, наприклад, назви ком­паній, фірм, у яких претендентові довелося працювати; також найменування посад, відомості про стаж роботи, здобуту освіту тощо. Кожному резюме відповідно до кількості знайде­них стрижневих слів комп'ютер надає певний порядковий номер.



Щоб досягти успіху, під час складання резюме ре­комендують дотримуватися певних правил:

  1. Найефективнішим засобом зв’язку з претендентом на посаду є телефон, тому його зазначати потрібно обов’язково.

  2. Мету треба сформулювати чітко, зрозуміло.

  3. Для кожного нового місця роботи бажано складати окреме резюме, правильно розтавляючи акценти саме на тих навичках і знаннях, які потрібні для цієї пропозиції.

  4. Усі події описувати не в прямому, а у зворотному часовому порядку, тобто спочатку останнє місце роботи (навчання).

  5. Резюме друкувати на якісному па­пері стандартного розміру.

  6. Замість слів «я», «ми» на початку речення варто вживати активні діє­слова: організовував, створив, керував, вивчав, обізнаний з.

  7. Намагатися вживати якомога більше фахових слів, що відповідають посаді, яку претендент хоче обійняти. Під час комп’ютерного вивчення дієслова не читаються, а врахову­ються іменники, що є назвами посад, та професійні терміни.

  8. Не варто зазначати причину, через яку пішли з попередньої роботи, формулювати вимоги до заробітної плати; додавати свою фотокартку, якщо цього спеці­ально не передбачено; не потрібно вказувати імена людей, які можуть надати рекомендації.

  9. Варто надавати перевагу позитивній інформації, зосереджувати увагу на досягненнях та користі, яку принесли цій або іншій фірмі.

У практиці іноземних, зокрема американських компаній, роль резюме виконує так званий життєпис. Від класичного резюме цей документ відрізняється тим, що усі дані подаються якомога детальніше; за наявності друкованих праць наводиться їх бібліографічний список; особисті дані подаються на початку документа.

Оскільки на сьогодні відсутня єдина усталена форма резюме, подамо декілька можливих варіантів.


Зразки резюме
РЕЗЮМЕ

Холода Святослава Васильовича
Домашня адреса: вул. Івана Франка, 29, кв.23, м. Київ, 24500

Телефон: тел. 253-43-10, моб. (097) 446-23-43 (моб.)

Електронна пошта: Scholod@ukr.net

Мета: заміщення вакантної посади директора відділу маркетингу спільного українсько-австрійського товариства «Kraft».
Освіта:

* у 2002 р. захистив кандидатську дисертацію на тему «Маркетинг у зовнішньоекономічній діяльності та його ефективність»;

* у 2002 р. закінчив навчання в денній аспірантурі Київського національного економічного університету (спеціальність «Маркетинг»);

* у 1996 році з відзнакою закінчив навчання у Львівському національному університеті ім. І. Я. Франка зі спеціальності «Маркетинг».


Трудова діяльність:

* з січня 2004 року – доцент кафедри економіки підприємства Національного авіаційного університету;

* упродовж 2004 – 1996 рр. – заступник директора відділу маркетингу спільного українсько-австрійського товариства «Kraft».
Особисті відомості: українець, 1971 року народження, одружений, синові 7 років.
Особисті якості: спокійний, урівноважений, дисциплінований, мобільний, умію працювати в команді, маю організаторські здібності. Комунікабельний, легко встановлюю тривалі доброзичливі контакти з людьми різного віку, особливо з молоддю. Шкідливих звичок не маю.
Додаткова інформація: вільно володію англійською, німецькою, української та російською мовами; маю навички роботи з комп’ютером – Word, Internеt, Exel; маю посвідчення водія категорії В і С та досвід керування автомобілем. Є автором 25 публікацій у фахових виданнях ВАК України.
У разі потреби можу надати рекомендації.

23. 04. 2010 Підпис


РЕЗЮМЕ

Павленко Оксани Петрівни
Домашня адреса: вул. Грушевського, 17, кв. 34, м. Київ.

Телефон: 253-76-12.

Електронна пошта: Pavlenko_O@bigmir.net

Дата і місце народження: 20 серпня 1973 року, м. Київ.

Сімейний стан: одружена, доньці – 9 років.

Мета: заміщення вакантної посади начальника юридичного відділу.

Досвід роботи:

* 2009 – 2000 рр. – співробітник адвокатської контори «Знак якості», м. Київ;

* 2000 – 1995 рр. – юридичний консультант Печерського відділення комерційного банку «Аваль».

Під час роботи займалася оформленням документів, пов’язаних із створенням нових підприємств; розробляла внутрішні накази й розпорядження, інструкції, положення та інші акти підприємств; оформляла матеріали для охоронних органів та органів прокуратури за фактами розкрадання та знищення майна підприємств; брала участь у вирішенні спорів у всіх інстанціях господарського суду, зокрема зі стягнення дебіторської та кредиторської заборгованості та штрафних санкцій, зі спорів нематеріального характеру тощо.



Освіта:

* 1995 – 1990 рр. – навчання на юридичному факультеті Націо­нального університету імені Т. Г. Шевченка.



Додаткові відомості:

* Неодноразово проходила курси підвищення кваліфікації, отримала ліцензію спеціаліста з банкрутства – арбітражного керуючого.

* Вільно володію української, російською та англійською мовами.

* Працюю з комп’ютером на рівні користувача.

* Маю посвідчення водія і досвід керування автомобілем.

23. 04. 2010 Підпис



Зверніть увагу!

На відміну від автобіографії, у резюме:



  • основний наголос ставиться на професійній придатності особи, тому обов’язково зазначається отримана освіта (навчання у середніх навчальних закладах – школах, гімназіях, ліцеях тощо, – як правило, не подається) та попередній досвід роботи;

  • усі відомості подаються у зворотному хронологічному порядкові.



Характеристика


Це документ, у якому дається загальна оцінка ділових і моральних якостей певної особи (працівника, учня чи студента), яка працювала останнім часом на певному під­приємстві або навчалася в навчальному закладі.

Характеристика складається на вимогу працівника (уч­ня, студента) чи на письмовий запит іншої установи для вступу на нове місце роботи або навчання. Цей вид офі­ційного документа подають для висування на виборні по­сади, переобрання, оформлення на роботу за конкурсом, до навчальних, науково-дослідних установ тощо. Згід­но з типовим запитом, характеристика може надсилатися до вищих інстанцій, судових і адміністративно-господар­чих органів та інших державних установ.

Характеристику пишуть або друкують у двох примірниках, одного з яких видають особі, а іншого (копію) підшивають до особової справи.

Зверніть увагу! Кожна характеристика має складатися із чотирьох час­тин, логічно пов'язаних між собою. Перша – анкетні да­ні, друга – відомості про трудову діяльність, третя – власне характеристика (ставлення до роботи), четверта – висновки і призначення характеристики.

Характеристики оформляють на загальних бланках або чистих аркушах паперу. Реквізити такі:



  1. Назва виду документа.

  2. Заголовок (прізвище, ім’я, по батькові особи, якій ви­дається характеристика; рік або повна дата народження; посада; якщо треба – місце проживання).

  3. Текст, що містить такі відомості:

    • трудова діяльність працівника в установі (або роки навчання в школі чи ВНЗ);

    • ставлення до службових обов’язків;

    • найвагоміші досягнення, заохочення чи стягнення;

    • зазначаються моральні якості – риси характеру, ставлення до колег, членів колективу;

    • висновки.

  4. Підпис керівника установи.

  5. Дата укладання документа.

  6. Печатка установи, що видала характеристику.


Зразок характеристики
ХАРАКТЕРИСТИКА
Будківської Валерії Володимирівни,

студентки 204 групи спеціальності

“Документознавство та інформаційна діяльність”

Національного авіаційного університету,

1990 року народження, освіта незакінчена вища
Будківська В. В. проходила практику з 8 червня до 28 червня 2009 року в Інституті післядипломного навчання НАУ. Упродовж практики вдосконалювала свої навички в роботі з документами, займалася їх обробкою та внутрішнім документообігом. Також здійснювала приймання, розгляд і реєстрацію вхідних та вихідних документів.

Під час проходження практики Валерія Володимирівна зарекомендувала себе як організована й сумлінна практикантка. До виконання поставлених доручень ставилася відповідально. Протягом усього періоду проходження практики допомагала якісно та швидко організувати роботу відділу. У практичній діяльності вміло застосовувала нові знання, отримані під час проходження практики. Добре орієнтується в нормативно-законодавчій базі.

Валерія Володимирівна характеризується нестандартним мисленням, прагне відшукати нові шляхи для реалізації задуманого. Під час роботи в Інституті післядипломного навчання була чемною, привітною, викликала довіру та повагу до себе. За час практики Валерія Володимирівна налагодила добрі стосунки з іншими працівниками відділу.
Характеритика видана для подання на кафедру українознавства Національного авіаційного університету.

23 червня 2009 року


Директор Інституту

післядипломного навчання НАУ (підпис) О. С. Нестерак


Зверніть увагу!


  • Текст характеристики викладається від третьої особи однини.

  • Кожна нова логічна частина повинна розпочинатися з абзацу.



Особовий листок з обліку кадрів


Особовий листок з обліку кадрів – це обов’язковий до­кумент особової справи, у якому фіксуються автобіографічні відомості. Заповнюється цей документ власноручно працівником чорнилом або кульковою ручкою під час оформлення на роботу, для участі в певному конкурсі.

Особовий листок містить:



  1. Назву виду документа.

  2. Прізвище, ім’я, по батькові.

  3. Стать (записується словами): чоловіча, жіноча.

  4. Дату й місце народження (вказуються повні назви населеного пункту, району, області).

  5. Відомості про освіту (записуються так: вища, незакінчена вища, середня, неповна середня, початкова залежно від документа про освіту).

  6. Відомості про наукові ступені, учені звання.

  7. Якими мовами особа володіє (відповідають так: читаю і перекладаю зі словником, читаю і можу розмовляти, володію вільно).

  8. Відомості про трудову діяльність (відображається відповідно до записів у трудовій книжці).

  9. Інформацію про державні нагороди (вказується назва і час одержання нагороди: орден «Герой України», 20. 10. 2010).

  10. Закордонні та міжнародні наукові відзнаки.

  11. Відомості про родину (перераховуються всі члени сім’ї із зазначенням віку).

  12. Паспортні дані (вказуються серія, номер, ким і коли виданий).

  13. Домашню адресу, яка заповнюється (згідно з діючим адміністративним поділом) із зазначенням поштового індексу найменування населеного пункту, району, області та вулиці, номер будинку, номер квартири, номер телефону.

  14. Особистий підпис.

  15. Дату заповнення документа.

Запам’ятайте!

    • Той, хто заповнює особовий листок, обов’язково му­сить наклеїти свою світлину (місце для фотокартки визначено на бланку документа).



Трудова книжка


Трудова книжка – це основний документ, який підтверджує трудову діяльність особи. Порядок її оформлення регламентує «Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах, організаціях». Запов­нюється цей документ у відділі кадрів під час оформлення на роботу працівника у п’ятиденний строк і призначений для встановлення стажу роботи.

Трудові книжки заводяться на всіх працівників, які попрацювали в установі понад п’ять днів. На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться за місцем основної роботи. Не заводяться трудові книжки на тих, хто працює за трудовою угодою.

До трудової книжки заносяться відомості про трудову діяльність, переміщення, звільнення, заохочення тощо. Записи (дати прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу, присвоєння рангів державних службовців, нагороди, заохочення, звільнення) ведуться арабськими цифрами (02.09.2010) і вносяться після ви­дання наказу (розпорядження), але не пізніше тижнево­го строку, а в разі звільнення – у день звільнення. Стягнення в трудовій книжці не зазначаються. З кожним записом, що вноситься до трудової книж­ки, власник трудової книжки по­винен ознайомитися під розписку в особовій картці.

Трудова книжка як документ суворої звітності зберігається у відділі кадрів юридичної особи, де її власник працює, і поверта­ється йому у зв'язку зі звільненням, виходом на пенсію.

Якщо працівник бажає на деякий час взяти трудову книжку, то має написати заяву. У разі втрати, дублікат видається за останнім місцем роботи. Через не пізніше як 15 днів після повідомлення про втрату трудової книжки, а в разі ускладнення – і в інші строки, керівник підприємства чи відповідальна особа повинні видати працівникові іншу трудову книжку з написом «Дублікат» у правому верхньому кутку її першої сторінки.

Трудові книжки оформляються на всіх працівників юридичних осіб, незалежно від форм власності, у тому числі на співвласників (влас­ників) підприємств, установ, селянських (фермер­ських) господарств, сезонних і тимчасових працівників за умови, що вони підлягають державному соціальному страхуванню.



Зверніть увагу! Трудові книжки не оформляються на працівників, які працюють за сумісництвом та на умовах трудового дого­вору в підприємців, що не є юридичними особами, а та­кож на працівників, які працюють в окремих громадян з їх обслуговування (охоронці, водії, няні тощо).

Трудові книжки (дублікати), не одержані працівниками при звільненні, зберігають протягом двох років у відділі кадрів юридичної особи окремо від трудових книжок працівників, які перебувають на роботі. Після цього строку незатребувані трудові книжки (дублікати) зберігаються в архіві підприємства протягом 50 років.




Особова картка


Запам’ятайте! Особова картка працівника є основним документом з обліку особового складу на підприємстві. Усі записи, зроб­лені в картці, мають бути документально підтверджені. Дані про трудову діяльність роблять на підставі записів у трудовій книжці.

Заповнюють особові картки від руки або машинопис­ним способом. Графи, у яких передбачаються зміни, мож­на заповнювати олівцем.

Особові картки працівників комплектуються за розписом по структурних підрозділах за прізвищем працівників у алфавітному порядкові. З карток складається картотека особового складу підприємства. Після звільнення працівника його особова картка зберігається: у кадровій службі – протягом двох років; в архіві підприємства – протягом 73 років. Особова картка підписується працівником, зазначається дата її заповнення.

Особова картка за формою П-2 має два аркуші, де зазначається така інформація:



  • загальні відомості про працівника;

  • відомості про військовий облік;

  • загальний стаж роботи;

  • безперервний стаж роботи;

  • останнє місце роботи, посада;

  • дата і причини звільнення;

  • сімейний стан;

  • дані паспорта;

  • домашня адреса;

  • телефон;

  • призначення і переведення;

  • відпустки;

  • додаткові відомості;

  • трудову книжку отримав.

Окремо заповнюється бланк особової картки (П-4) для спеціалістів з вищою освітою, які виконують науково-дослідні, проектно-конструкторські й технологічні роботи.


Накази з особового складу


Наказ – розпорядчий документ управлінської діяльності, що ви­дається керівником юридичної особи чи її структурного підрозділу на основі єдиноначальності та містить індивідуальні приписи або правові норми з питань внутрішньоорганізаційної діяльності, звернений до підпорядкованих органів і працівників.

Накази можуть бути нормативними (про затвердження правил внутрішнього розпорядку та трудового розкладу в структурі) та індивідуальними (наприклад, не мають нормативного характеру накази про притягнення до дисциплінарної відповідальності, преміювання однієї чи кількох осіб тощо).

За призначенням ці документи поділяються на накази про особовий склад (кадрові) та із загальних питань (з питань основної діяльності).

Накази можуть бути простими, якщо в них розглядається лише одне питання, і складними, коли розглядається два питання чи більше, внутрішніми (це особові накази та накази із загальних питань) та зовнішніми (це ті накази, що надходять іззовні), терміновими (містять застереження щодо строку виконання) та нетерміновими (у них термін виконання не зазначений).

Накази з особового складу укладаються на підставі заяв громадян, доповідних записок керівників структурних підрозділів, протоколів колегіальних органів тощо. Їх оформляють на спеціальних бланках під час прийняття на роботу, звільнення, переміщення працівників, також у них фіксується інформація про відрядження, відпустки, заохочення, стягнення.

У заголовку такого наказу зазначають: «З особового складу».

Реквізити наказу такі:


  1. Повна назва підприємства або установи, що видає наказ, або назва посади керівника.

  2. Назва виду документа.

  3. Номер.

  4. Дата підписання.

  5. Назва місця видання наказу.

  6. Заголовок (стислий зміст наказу).

  7. Текст наказу.

  8. Підстава для складання.

  9. Підпис керівника юридичної особи.

  10. Візи (якщо є): «Проект наказу внесено…», «Проект наказу погоджено…».

Композиція тексту складається із двох частин: констатуючої та розпорядчої.

Констатуюча частина включає такі елементи: вступ, у якому вказується причина видання наказу; доведення – наводяться основні факти; висновок, де зазначаєтся мета видання наказу. У ній викладаються причини та обставини, що зумовили видання наказу, зазначаються його мета й завдання, дається оцінка наявного стану справ. Ця частина наказу може обмежуватися однією-двома фразами. Наприклад: «З метою усунення недоліків…», «Згідно з наказом міністра…» тощо.

Якщо мотиви видання і мета наказу зрозумілі й не вимагають спеціального обґрунтування, то констатуюча частина опускається.

Основною частиною наказу є розпорядча, в якій викладається його суть. Ця частина складається з пунктів, які можуть мати підпункти, починається словом «НАКАЗУЮ» і містить конкретні вказівки про те, що повинно бути виконано. У ній перераховуються запропоновані дії, вказуються виконавці кожної дії (прізвище та ініціали, посада, номер телефону), терміни виконання, форми і методи роботи. В останньому пункті розпорядчої частини зазначають осіб, яким доручено контроль за виконанням наказу.



Потрібно підкреслити, що накази щодо особового складу, за незначними винятками, мають лише розпорядчу частину, після тексту якої зазначається підстава написання цього документа.

Існують певні вимоги до тексту наказу43:

У наказах про прийняття на роботу обов’язково слід зазначити: а) на яку посаду; б) до якого структурного підрозділу; в) з якого числа оформляється на роботу; г) вид прийняття на роботу (на постійну, тимчасову, за сумісництвом), д) особливі умови роботи (з прийняттям матеріальної відповідальності, зі скороченим робочим днем). Наказ про прийняття на роботу видається на підставі укладеного трудового договору (контракту), зміст та умови якого визначаються власником або уповноваженим ним органом за погодженням з особою, яка працевлаштовується.

У наказах про переведення на іншу роботу вказують вид і обґрунтування переведення.

У наказах про надання відпустки зазначають: а) вид відпустки (основна, додаткова, за тривалий час роботи на одному підприємстві, навчальна, у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю, без збереження заробітної плати, за сімейними обставинами); б) загальна кількість робочих днів; в) дату виходу у відпустку і повернення; г) період, за який надано відпустку.

У наказах про звільнення працівників зазначають: а) дату звільнення; б) мотивування.

Наказ, у разі потреби, пого­джується з відповідними посадовими особами, коло яких установлює керівник. Документ також повинен мати візи посадових осіб, з якими пого­джено його текст.

Завізований наказ має право підписати лише перший керівник установи, після чого цей документ реєструється в книзі реєстрації наказів. Крім того, з ним під розписку ознайомлюють працівника, вносять відповідний запис до його трудової книжки, оформлюють особову картку за формою П-2, вносять відомості про працівника до штатної посадової книги.

Наказ набирає чинності з моменту його підписання.
Зразок наказу з особового складу
Міністерство освіти і науки України
Національний авіаційний університет
НАКАЗ
17 липня 2010 р. № 241 м. Київ
З особового складу
ПРИЗНАЧИТИ:

1. Сльоту Олега Івановича на посаду доцента кафедри українознавства з 28 липня 2010 р., встановити посадовий оклад згідно зі штатним розписом.

Підстава: заява О. І. Сльоти з візами завідувача кафедри українознавства та директора ІПК МК.

ЗВІЛЬНИТИ:

2. Сологуб Надію Петрівну, лаборанта кафедри українознавства, з посади з 1 серпня 2010 р. у зв’язку з виходом на пенсію.

Підстава: заява Н. П. Сологуб.

НАДАТИ:

3. Нагірняку Анатолію Володимировичу, професору кафедри українознавства, чергову відпустку з 01.08. 2010 р. по 28. 08. 2010 р. на 24 робочі дня, за період відпустки.

Підстава: заява А. В. Нагірняка.

Директор ІПК МК НАУ (підпис) В. Д. Шинкар


З наказом ознайомлені (підписи):
1. Сльота О. І.

2. Сологуб Н. П.

3. Нагірняк А. В.

4. Петренко Л. А.


Проект наказу погоджено:
Начальник відділу кадрів (підпис) М. М. Дмитрук
Зверніть увагу!

  • Кожний пункт наказу починається з дієслова в нака­зовій формі (прийняти, призначити, перевести, звільнити, оголосити), яке пишеться великими літерами.

  • Наприкін­ці кожного пункту зазначається підстава для його скла­дання. Текст підстави друкують через 1 міжрядковий інтервал.

  • Якщо в одному пункті вказується декілька осіб, то вони подаються за алфавітом.

  • У внутрішніх наказах місце видання – місто, село тощо зазначати не варто, адже це і так зрозуміло.





Поділіться з Вашими друзьями:
1   ...   5   6   7   8   9   10   11   12   ...   21

Схожі:

Навчальний посібник Київ 2010 (075. 8) Ббк ш 141. 14 923 д 462 Т. М. Дячук, В. М. Варенкo Рецензенти iconНавчальний посібник Київ 2011 (075. 8) Ббк ш 141. 14 923 д 462 Т. М. Дячук, В. М. Варенкo Рецензенти
...
Навчальний посібник Київ 2010 (075. 8) Ббк ш 141. 14 923 д 462 Т. М. Дячук, В. М. Варенкo Рецензенти icon"19"(075. 8) Ббк 81. 411. 4-7я73 К61 Рецензенти
К61Український художній переклад та перекладачі 1920-30-х років: матеріали до курсу "Історія перекладу" : навчальний посібник
Навчальний посібник Київ 2010 (075. 8) Ббк ш 141. 14 923 д 462 Т. М. Дячук, В. М. Варенкo Рецензенти iconНавчальний посібник Вінниця внту 2013 (075) ббк 88я73

Навчальний посібник Київ 2010 (075. 8) Ббк ш 141. 14 923 д 462 Т. М. Дячук, В. М. Варенкo Рецензенти iconНавчальний посібник Вінниця внту 2015 (075) ббк 88я73

Навчальний посібник Київ 2010 (075. 8) Ббк ш 141. 14 923 д 462 Т. М. Дячук, В. М. Варенкo Рецензенти iconНавчальний посібник Для студентів напряму підготовки 030601 "Менеджмент" Рівне-2010 (075. 8)

Навчальний посібник Київ 2010 (075. 8) Ббк ш 141. 14 923 д 462 Т. М. Дячук, В. М. Варенкo Рецензенти iconНавчальний посібник Для студентів напряму підготовки 030601 "Менеджмент" Рівне-2010 (075. 8)

Навчальний посібник Київ 2010 (075. 8) Ббк ш 141. 14 923 д 462 Т. М. Дячук, В. М. Варенкo Рецензенти iconПрактикум з української мови навчальний посібник Кривий Ріг 015 ’35(075. 8)(076. 5) Ббк 81. Укр 9
Практикум з української мови : [навчальний посібник]. – Кривий Ріг : кпі двнз «кну», 2015. – 27с
Навчальний посібник Київ 2010 (075. 8) Ббк ш 141. 14 923 д 462 Т. М. Дячук, В. М. Варенкo Рецензенти iconНавчальний посібник для студентів вищих навчальних закладів
Улк 808 5(075. 8) Гриф надано Міністерством освіти ббк 83. 7я73 І науки України
Навчальний посібник Київ 2010 (075. 8) Ббк ш 141. 14 923 д 462 Т. М. Дячук, В. М. Варенкo Рецензенти iconБбк 81. 432. 1-211-923 ш 33 Рецензенти
Омельченко Л. Ф. – доктор філологічних наук, професор кафедри германської філології Київського міжнародного університету
Навчальний посібник Київ 2010 (075. 8) Ббк ш 141. 14 923 д 462 Т. М. Дячук, В. М. Варенкo Рецензенти iconНавчальний посібник дніпропетровськ, 2010 удк ббк к 75 Т. В. Недосєкіна



База даних захищена авторським правом ©biog.in.ua 2017
звернутися до адміністрації

    Головна сторінка