Розпорядження голови райдержадміністрації 21. 10. 2014 № р-390/01-08/14 Порядок ведення особових справ державних службовців апарату та структурних підрозділів Юр’ївської районної державної адміністрації



Скачати 93,34 Kb.
Дата конвертації16.08.2017
Розмір93,34 Kb.
ТипРозпорядження

затверджено

Розпорядження голови

райдержадміністрації

21.10.2014 № Р-390/01-08/14




Порядок

ведення особових справ державних службовців апарату та структурних підрозділів Юр’ївської районної державної адміністрації
Цей Порядок визначає перелік документів, що складають особову справ державного службовця (далі - працівника) апарату та структурних підрозділів Юр’ївської районної державної адміністрації (далі – особова справа), а також вимоги до їх оформлення, зберігання та обліку.

порядок ведення особових справ державних службовців апарату та структурних підрозділів Юр’ївської районної державної адміністрації (далі - Порядок) затверджується розпорядженням голови Юр’ївської райдержадміністрації.
в особовій справі відображається проходження державної служби, містяться біографічні довідки та інші дані про державного службовця Юр’ївської райдержадміністрації.
В особовій справі відображається проходження державної служби, містяться біографічні та інші дані про державного службовця.
Формування та ведення особової справи державних службовців апарату та структурних підрозділів райдержадміністрації здійснюється відділом персоналу, по роботі зі зверненнями громадян та забезпечення доступу до публічної інформації апарату райдержадміністрації.


  1. Формування особової справи

Формування особової справи розпочинається з дати розгляду питання про призначення на посаду державного службовця.

Перед формуванням особової справи потрібно перевірити наявність на даного працівника справи в поточному архіві. Якщо вона є, необхідно звірити з описом наявність документів і долучити їх до документів, які подаються. При цьому запис переліку нових документів продовжується у старому описі. При потребі складається новий опис.

Остаточна справа працівника оформляється після призначення його на посаду. Порядок призначення на посади державних службовців регулюється Конституцією України та Законом України „Про державну службу”.

В особовій справі повинні міститися такі документи:

1) особова картка (форма П-2ДС) з відповідними додатками та фотокарткою розміром 4х6 сантиметрів;

2) копія розпорядження про призначення;

3) копії указів, розпоряджень облдержадміністрації про призначення на посаду (у випадках, передбачених чинним законодавством);

4) текст Присяги, скріплений підписом державного службовця (для осіб уперше прийнятих на державну службу);

5) копії документів про освіту, у тому числі про повну вищу освіту, науковий ступінь, вчене звання, підвищення кваліфікації;

6) медична довідка про стан здоров’я за формою встановленою Міністерством охорони здоров’я України (у разі проходження особою спеціальної перевірки);

7) декларація про майно, доходи, витрати і зобов’язання фінансового характеру;

8) підписані претендентом документи попередження про встановлені законодавством України обмеження, пов’язані з прийняттям на державну службу та її проходженням, а також документ про ознайомлення із Загальними правилами поведінки державного службовця;

9) копія паспорта;

10) копія військового квитка (для військовозобов’язаних);

12) довідка про наявність встановленої форми допуску до державної таємниці (для відповідних посад);

13) біографічна довідка, подання про призначення на посаду, картка погодження (у разі потреби);

14) погодження, передбачені законодавством для призначення на посади;

15) довідка про перебування у кадровому резерві (для осіб, зарахованих до кадрового резерву);

16) направлення на роботу (для магістрів державного управління і випускників вищих навчальних закладів, які навчалися за кошти державного бюджету);

17) заява про участь у конкурсі, протокол (витяг з протоколу) конкурсної комісії (для осіб, які призначаються на конкурсній основі);

18) заява про проходження стажування на відповідній посаді, індивідуальний план стажування та доповідна записка про стажування з висновком керівника структурного підрозділу (для осіб, які проходили стажування);

19) заява щодо призначення на відповідну посаду;

20) письмова згода на проведення спеціальної перевірки;

21) інформація про наявність (відсутність) корпоративних прав (Додаток 3);

22) довідка про результати спеціальної перевірки або копія такої довідки, якщо спеціальна перевірка проводилася раніше;

23) інформація про працюючих у райдержадміністрації близьких осіб;

24) опис документів особової справи (Додаток 1) та, при необхідності, доповнення до особового листка з обліку кадрів (Додаток 2).




  1. Оформлення документів особової справи


відповіді на всі питання особової картки (розділи І УІІІ, ІХ та відомості про попередню роботу) заповнюються працівником особисто, без скорочень та виправлень.

Автобіографія пишеться працівником особисто, в кінці ставиться підпис і дата. В ній, крім прізвища, імені та по батькові, дати і місця народження, висвітлюються питання, пов’язані з трудовою і громадською діяльністю, пояснюються причини переходу з однієї роботи на іншу, зміни місця проживання, тимчасового не працевлаштування, про навчання та інше.

Копії документів про освіту, в тому числі про повну вищу освіту, про присвоєння наукового ступеня і звання та про підвищення кваліфікації засвідчуються працівником відділу персоналу, по роботі зі зверненнями громадян та забезпечення доступу до публічної інформації апарату райдержадміністрації або нотаріально.

Відомості про доходи, зобов’язання фінансового характеру та майновий стан (Декларація) державного службовця чи особи, що претендує на посаду державного службовця, і членів його сім’ї, відповідно до чинного законодавства, подаються при прийнятті на посаду державного службовця та щорічно до 1 квітня, за встановленою формою.



Згідно статті 12 Закону України „Про засади запобігання та протидії корупції” працівники, які звільняються або іншим чином припиняють діяльність, пов’язану з виконанням функцій держави, подають декларацію про майно, доходи, витрати і зобов’язання фінансового характеру за період, не охоплений раніше поданими деклараціями в день звільнення. Державні службовці, які звільнилися або іншим чином припинили діяльність, пов’язану з виконанням функцій держави або місцевого самоврядування, зобов’язані протягом одного року подавати за своїм останнім місцем роботи (служби) декларацію про майно, доходи, витрати і зобов’язання фінансового характеру за минулий рік за формою і в порядку, визначеними зазначеним Законом.

Особи, які претендують на зайняття посад державних службовців, відповідно до законодавства попереджаються про встановлені щодо них обмеження. Текст попередження про встановлені законодавством України обмеження для державних службовців (додаток 4), а також документ про ознайомлення із Загальними правилами поведінки державного службовця (додаток 5) підписується претендентом на посаду власноручно та подаються разом з заявою про призначення.

Біографічна довідка складається у разі подання про призначення на посаду органом вищого рівня, присвоєння рангу державного службовця тощо, на підставі даних, що містяться в особовій справі та трудовій книжці працівника (Додаток 6). Відповіді на питання у довідці мають бути стислими, але вичерпними. Скорочення слів, пропуски, виправлення не допускаються. Прізвище, ім’я, по батькові, місце і дата народження вказуються у відповідності з даними паспорта. Довідка скріплюється підписом начальника відділу персоналу, по роботі зі зверненнями громадян та забезпечення доступу до публічної інформації апарату райдержадміністрації та печаткою.

Подання щодо призначення особи на посаду складається у разі призначення її органом вищого рівня та в інших випадках, передбачених законодавством або Регламентом Юр’ївської райдержадміністрації. У поданні зазначаються прізвище, ім’я, по батькові, місце і дата народження претендента, громадянство, займана на час подання посада, на яку посаду рекомендується (для заступників голови – її функціональний напрям), рівень фахової та професійної підготовки, спроможність забезпечити доручену ділянку роботи, ділові та інші якості претендента, відомості про здійснення стосовно нього кримінального провадження або наявність судимості.



При розгляді питання про призначення на посаду (просування по службі) для осіб, які зараховані до кадрового резерву, до особової справи працівника додається довідка про перебування в кадровому резерві. У довідці вказується дата і номер документа, яким працівник зарахований до кадрового резерву, відомості про роботу за особистими річними планами, перелік завдань, виконаних працівником за час перебування у резерві, висновки керівника структурного підрозділу. Довідка скріплюється підписом начальника відділу персоналу, по роботі зі зверненнями громадян та забезпечення доступу до публічної інформації апарату райдержадміністрації.

При призначенні на посаду або звільненні з посади керівних працівників, які призначаються (звільняються) згідно з чинним законодавством, видається розпорядження про вступ працівника до виконання обов’язків або їх припинення. У розпорядженні про призначення або увільнення працівника вказується повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин), а також підстави призначення (звільнення).

До особової справи особи, яка успішно пройшла стажування і призначена на посаду, додається розпорядження про допущення працівника до стажування, доповідна записка стажиста про стажування та висновок керівника стажування щодо можливості використання стажиста на зазначеній посаді.

До особової справи особи, яка пройшла конкурсний відбір і призначена на посаду, додається рішення конкурсної комісії. Відомості про призначення, переведення на іншу посаду та про звільнення працівника вносяться у трудову книжку відповідно до розпорядження.

Працівник відділу персоналу, по роботі зі зверненнями громадян та забезпечення доступу до публічної інформації апарату райдержадміністрації, отримуючи матеріали до особової справи, повинен перевірити дотримання правил їх заповнення, відповідність у них відомостей оригіналам документів (паспорта, військового квитка, документа про освіту, у тому числі про повну вищу освіту тощо).

При формуванні особової справи в опис включаються документи відповідно до їх розміщення у справі із зазначенням повної назви документа, організації, яка його видала, номера і дати документа, а також дати включення його до особової справи і кількості аркушів.

Особова справа повинна бути сформована і зареєстрована у журналі обліку руху особових справ не пізніше тижневого терміну з дня призначення на посаду.

Після формування та реєстрації особової справи на паперових носіях працівник відділу персоналу, по роботі зі зверненнями громадян та забезпечення доступу до публічної інформації апарату райдержадміністрації формує особову справу в електронній формі.




  1. Ведення особових справ

Особова справа з часом проходження ним державної служби доповнюється відповідними матеріалами та щорічно, до 15 квітня, тобто після подання декларації про доходи, уточнюється. Наявність документів в особовій справі щорічно звіряється з описом.

Зміни до облікових даних працівників вносяться до розділу ІІ, ІІІ, ІУ, У, УІ, УІІ, УІІІ особової картки П-2ДС в хронологічному порядку:


  1. заява про переведення на відповідну посаду, звільнення з посади;

  2. копія розпорядження про переведення на іншу посаду, звільнення з посади;

  3. документи про професійне навчання (підготовку, перепідготовку та підвищення кваліфікації);

  4. атестаційні матеріали (характеристика, атестаційний лист);

  5. інші документи, які містять відомості про проходження державної служби.

Всі документи, на підставі яких зроблені записи, підшиваються в особову справу і заносяться в опис документів. Потрібно, щоб документи, які долучаються до особової справи, мали необхідні підписи, дати, і у разі потреби засвідчені печаткою.

Також підставою про зміну облікових даних можуть бути завірені відділом персоналу, по роботі зі зверненнями громадян та забезпечення доступу до публічної інформації апарату райдержадміністрації, копії свідоцтв відділу РАГСу, дипломів навчальних закладів. У випадку внесення окремих змін до облікових даних (зміна домашньої адреси, номера телефону, сімейного стану) за усним повідомленням про це робиться відповідна примітка: „За усним повідомленням”.


4. Передання особової справи державного службовця до архіву
Після припинення державним службовцем роботи його особова справа залишається в відділі персоналу, по роботі зі зверненнями громадян та забезпечення доступу до публічної інформації апарату райдержадміністрації і передається до поточного архіву.

При цьому в особовій картці (форма П-2ДС) та журналі обліку руху особових справ зазначається дата, причина звільнення, дата і номер розпорядження про звільнення.

У разі повернення особи на державну службу рекомендується використовувати сформовану раніше особову справу.
5. Порядок обліку та зберігання особових справ
особові справи державних службовців є документами для службового користування, які зберігаються у кабінеті відділу персоналу, по роботі зі зверненнями громадян та забезпечення доступу до публічної інформації апарату райдержадміністрації у металевому сейфі.
Кожна особова справа знаходиться у спеціально призначеній для цього папці формату А-4. На першій сторінці зверху зазначається повна назва органу. Порядковий номер справи визначається відповідно до реєстраційного номера у журналі обліку руху особових справ державних службовців.

Папки для зберігання архівних справ також нумеруються і зберігаються окремо від діючих особових справ.


Зберігання особових справ забезпечують працівники відділу персоналу, по роботі зі зверненнями громадян та забезпечення доступу до публічної інформації апарату райдержадміністрації, які несуть відповідальність за додержання встановленого порядку обліку, зберігання і видачі особових справ.

Керівник апарату

райдержадміністрації с.в.довгопол

Начальник відділу персоналу,

по роботі зі зверненнями громадян та

забезпечення доступу до публічної



інформації апарату райдержадміністрації Г.г.тищенко
Каталог: OBLADM
OBLADM -> Події тижня «Книжка року 2014» назвала 66 переможців
OBLADM -> Творчі колективи
OBLADM -> Положення про обробку та захист персональних даних Загальні положення
OBLADM -> Бюлетень нових надходжень Випуск 2 (33) смт Слобожанське 2017 Шановні користувачі бібліотеки та колеги! Бюлетень «Увага! Нова книга»
OBLADM -> Розпорядження голови районної державної адміністрації 24. 02. 2016 смт Васильківка № р-90/0/276-16
OBLADM -> Організація роботи з наказами у 2013 році
OBLADM -> Шановні користувачі бібліотеки та колеги! Бюлетень «Увага! Нова книга»
OBLADM -> Календар знаменних І пам'ятних дат м. Підгородне Дніпровського району на 2017 рік


Поділіться з Вашими друзьями:

Схожі:

Розпорядження голови райдержадміністрації 21. 10. 2014 № р-390/01-08/14 Порядок ведення особових справ державних службовців апарату та структурних підрозділів Юр’ївської районної державної адміністрації iconРозпорядження голови районної державної адміністрації 24. 02. 2016 смт Васильківка № р-90/0/276-16
Про стан кадрової роботи в райдержадміністрації та її структурних підрозділах за 2015 рік та заходи щодо поліпшення кадрової роботи...
Розпорядження голови райдержадміністрації 21. 10. 2014 № р-390/01-08/14 Порядок ведення особових справ державних службовців апарату та структурних підрозділів Юр’ївської районної державної адміністрації iconПоложення про Почесну грамоту районної державної адміністрації та районної ради, Почесну грамоту районної державної адміністрації та Подяку голови райдержадміністрації. В. о голови районної державної адміністрації В. В. Бондаренко

Розпорядження голови райдержадміністрації 21. 10. 2014 № р-390/01-08/14 Порядок ведення особових справ державних службовців апарату та структурних підрозділів Юр’ївської районної державної адміністрації iconРозпорядження голови районної державної адміністрації 01. 12. 2015 р №411 Про затвердження районного плану заходів щодо участі у проведенні
Про затвердження плану заходів з проведення у 2015 році Всеукраїнського тижня права”, розпорядження голови обласної державної адміністрації...
Розпорядження голови райдержадміністрації 21. 10. 2014 № р-390/01-08/14 Порядок ведення особових справ державних службовців апарату та структурних підрозділів Юр’ївської районної державної адміністрації iconРозпорядження голови районної державної адміністрації 31. 0
Створити громадську раду при Скадовській районній державній адміністрації у складі згідно з додатком
Розпорядження голови райдержадміністрації 21. 10. 2014 № р-390/01-08/14 Порядок ведення особових справ державних службовців апарату та структурних підрозділів Юр’ївської районної державної адміністрації iconРозпорядження голови львівської обласної державної адміністрації від "22" лютого 2010 року №138 /0/5-10 м. Львів
Затвердити Порядок фінансування видатків на пільгове медичне обслуговування громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи...
Розпорядження голови райдержадміністрації 21. 10. 2014 № р-390/01-08/14 Порядок ведення особових справ державних службовців апарату та структурних підрозділів Юр’ївської районної державної адміністрації iconРозпорядження голови сумської обласної державної адміністрації 23. 09. 2013 м. Суми №405-од
Відповідно до частини першої статті 6 Закону України «Про місцеві державні адміністрації», Регламенту Сумської обласної державної...
Розпорядження голови райдержадміністрації 21. 10. 2014 № р-390/01-08/14 Порядок ведення особових справ державних службовців апарату та структурних підрозділів Юр’ївської районної державної адміністрації iconРозпорядження голови сумської обласної державної адміністрації 30. 12. 2013 м. Суми №544-одс12. 2012 Суми №535-од
Відповідно до частини першої статті 6 Закону України «Про місцеві державні адміністрації», Регламенту Cумської обласної державної...
Розпорядження голови райдержадміністрації 21. 10. 2014 № р-390/01-08/14 Порядок ведення особових справ державних службовців апарату та структурних підрозділів Юр’ївської районної державної адміністрації iconЗакону України «Про місцеве самоврядування в Україні»
«Про делегування повноважень Баришівської районної ради Баришівській районній державній адміністрації на 2014 рік», заслухавши та...
Розпорядження голови райдержадміністрації 21. 10. 2014 № р-390/01-08/14 Порядок ведення особових справ державних службовців апарату та структурних підрозділів Юр’ївської районної державної адміністрації iconРозпорядження голови районної державної адміністрації від 19 лютого 2015 року м. Монастириська №46-од
Героїв Небесної Сотні, які віддали своє життя під час Революції гідності (листопад 2013 року лютий 2014 року), захищаючи ідеали свободи,...
Розпорядження голови райдержадміністрації 21. 10. 2014 № р-390/01-08/14 Порядок ведення особових справ державних службовців апарату та структурних підрозділів Юр’ївської районної державної адміністрації iconВ. Криничанський
Відділ організаційно – кадрової роботи апарату Великобурлуцької районної державної адміністрації протягом 2011 року проводив організаційне...


База даних захищена авторським правом ©biog.in.ua 2019
звернутися до адміністрації

    Головна сторінка