У 2013-2014 навчальному році у закладі



Сторінка2/7
Дата конвертації15.03.2018
Розмір1.29 Mb.
1   2   3   4   5   6   7

Блок ІІ. Рівень організації та результативність освітньої діяльності закладу (максимальна кількість балів – 60; кількість фактично набраних балів – 33,51, що знаходиться в межах достатнього рівня (від 30 до 44 балів).
У тому числі

2.1. Формування дитячого контингенту, мережі гуртків та комплектування груп. Система заходів щодо охоплення дітей та учнівської молоді заняттями у закладі. Ведення документації з питань зарахування вихованців до закладу та обліку їх відвідування

Згідно з Положенням про позашкільний навчальний заклад, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 27.08.2010 № 769 та Статутом закладу керівники гуртків здійснюють набір вихованців (віком від 5 до 21 року) на підставі заяви батьків та медичної довідки, яка свідчить про відсутність протипоказань для занять в гуртку (гуртки із фізичними навантаженням). Прийом вихованців здійснюється протягом навчального року (в міру закінчення комплектування гуртків).

Навчальний рік у Центрі дитячої та юнацької творчості розпочинається 1 вересня. Комплектування гуртків початкового рівня здійснюється з 1 по 15 вересня. Дані статистичної звітності за формою 1-ПЗ за останні три роки свідчить про недостатній прогностичний рівень формування мережі гуртків: кількісні показники гуртків, груп та вихованців попередньої мережі перевищують фактичну кількість гуртків, груп та дітей.


Навчальний рік

Кількість станом на 05.09.

Станом на 01.01.

(по формі (1-ПЗ)



гуртків

груп

вихованців

гуртків

груп

вихованців

2011/2012

65

163

1615

58

134

1432

2012/2013

42

104

1180

37

96

1119

2013/2014

40

101

1118

38

95

1118

Навчально-виховний процес в гуртках організовано за інтересами вихованців за художньо-естетичним (театральні, вокальні, інструментальні, хореографічні, фольклорні гуртки), науково-технічним (декоративно-ужиткові, комп’ютерні, технічні гуртки), військово-патріотичним, гуманітарним напрямками. Гуртки класифікуються за трьома рівнями навчання та виховання: початковий, основний, вищий.

Навчання в гуртках початкового рівня розраховано на два роки і передбачає загальний розвиток особистості, теоретичне та практичне оволодіння певними основами діяльності, створення умов для адаптації вихованців у закладі. На початковому рівні у 2013-2014 навчальному році працюють 44 групи, що складає 44% від загальної кількості груп у центрі.

Навчання в гуртках основного рівня розраховано на 4 роки і передбачає створення умов для соціальної адаптації підлітків в суспільстві, надання вихованцям глибокої теоретичної та практичної підготовки, професійних вмінь та навичок. На даному рівні працюють 48 груп, що складає 47%.

Навчання в гуртках вищого рівня (4 роки) передбачає удосконалення набутих вихованцями навичок у допрофесійній підготовці. На вищому рівні працюють 9 груп, що складає 9%.

До складу гуртків початкового рівня входить не менше 15 вихованців, в хореографічних гуртках до 25 вихованців, основного рівня – не менше 12 вихованців, вищого рівня – не менше 10 вихованців.

Відповідно до рішення виконавчого комітету Енергодарської міської ради від 19.09.2013 №269 «Про затвердження основних показників соціально-економічного розвитку освіти в місті на 2013-2014 навчальний рік» у закладі відкрито 40 гуртків (101 група) 1118 вихованців.
Кількість груп за рівнями навчання


Навчальний рік

кількість груп

рівні

початковий

основний

вищий

груп

%

груп

%

груп

%

2011-2012

163

69

42

61

38

33

20

2012-2013

104

47

45

49

47

8

8

2013-2014

101

44

44

48

47

9

9

У 2013-2014 навчальному році залишається досить високий відсоток вихованців, які займаються у гуртках перший рік, позитивним є збільшення на 1% кількість груп вищого рівня навчання.

Розподіл груп гуртків ЦДЮТ за роками навчання


Навчальний рік

Кількість груп

Рік навчання у закладі (кількість груп / відсоток)

І рік

%

ІІ рік

%

ІІІ рік

%

ІV рік

%

V рік

%

більше 5

%

2011-2012

163

77

47

38

24

22

13

10

6

10

6

6

4

2012-2013

104

42

40

29

28

6

6

10

10

4

3

13

13

2013-2014

101

31

31

15

15

19

18

16

16

9

9

11

11

Адміністрацією позашкільного закладу з поточного року запроваджено анкетування щодо вивчення запиту на освітні послуги у закладі, проте отримані дані при підготовці попередньої мережі (формування до 28.03.2014) ще не розглядалися, не виносилися на обговорення колективу.

Наприкінці навчального року проводиться аналіз результативності роботи гуртків. "Найкращий гурток" та "Найкращий вихованець" визначається за підсумками довготривалого конкурсу, на участь у якому подають заявки не всі гуртки закладу, що знижує його об’єктивність та вимагає значної підготовчої роботи від керівників. В листопаді 2013 року розроблена рейтингова оцінка роботи гуртків, але не розроблені критерії, не враховані та не вироблені підходи щодо оцінки ефективності роботи гуртків. Дана бальна система не пройшла відповідний рівень затвердження.

У закладі відсутня власна система роботи щодо формування контингенту вихованців. Відсутні ініціативні накази, заходи, мережа закладу складається і подається тільки на запит управління освіти. Питання щодо збереження контингенту внесено до річного плану внутрішкільного контролю, адміністрація ЦДЮТ відвідує заняття з метою перевірки рівня та збереження учнівського контингенту закладу, стану ефективності роботи гуртків, проте в журналах наслідків внутрішнього контролю визначена мета перевірки не співпадає з аналізом відвіданого заняття та висновком, відсутні будь які управлінські рішення щодо відвіданих занять.

Питання збереження учнівського контингенту розглядалося на нараді при директорові, нараді при заступникові директора. Щорічно в квітні на педагогічній раді розглядається попередня мережа (вже надана до управління освіти), в серпні на педагогічній раді присутніх ознайомлюють із робочим навчальним планом.

В закладі в наявності папки з заявами батьків на зарахування дітей до гуртків та медичними довідками про відсутність протипоказань до занять в гуртках з фізичним навантаженням.

Зарахування вихованців до закладу здійснюється як правило на початку навчального року, до гуртків початкового рівня до 15 вересня наказом директора по закладу. Проте виявлено, що зарахування здійснюється з порушенням термінів та частковою наявністю медичних довідок до гуртків із підвищеним фізичним навантаженням.

З 2011-2012 навчального року в закладі розпочато ведення поіменної книги вихованців за новим зразком, до неї заносяться дані про всіх дітей закладу, вказується наказ про зарахування та відрахування із закладу. У випадку відвідування вихованцем декількох гуртків, про це вказується в ІІ колонці книги. У 2013-2014 році у 2 гуртках займається 40 вихованців, що складає 3,6 %, 3 вихованців - в 3 гуртках, що складає 0,3 %. У ряді випадків виявлено порушення вказівок до ведення поіменної книги запису вихованців, найбільш суттєвими є: заповнені не всі графи поіменної книги.

Керівники гуртків ведуть журнали планування та обліку гурткової роботи, проте в журналах несвоєчасно заповнюються відсутні на заняттях діти, також несвоєчасно вноситься запис щодо знов прибулих вихованців та відповідні записи щодо відрахування із групи гуртка.

В ЦДЮТ в наявності соціальний паспорт закладу, але складений він формально, оскільки він практично не використовується у роботі із вихованцями. До паспорту майже не вносяться зміни, які відбуваються протягом навчального року, або їх кількісний склад не співпадає із загальною кількістю вихованців закладу.

В закладі відповідно до штатного розпису працює практичний психолог, який організовує свою роботу на підвищення педагогічної майстерності керівників гуртків, проводить семінари, відвідує гуртки. Однак робота щодо психолого-педагогічного супроводу дітей соціальних категорій майже не прослідковується, план-схема психолого-педагогічного супроводу категорійних дітей носить загальний характер, не враховано ні категорії дітей, а ні проблематика.

У порівнянні із атестаційною експертизою, проведеною у 2005 році значно погіршилися результати роботи закладу щодо формування дитячого контингенту закладу, мережі гуртків та комплектування груп. Адміністрація закладу не дотрималась рекомендацій експертів щодо формування контингенту після проведення аналізу ефективності роботи гуртків. Дане питання залишається актуальним на теперішній час.


Відхилення від нормативної бази, недоліки, упущення:

  • несвоєчасне заповнювання відсутності вихованців на занятті;

  • формальний підхід до ведення соціального паспорту закладу;

  • недосконала система рейтингової оцінки ефективності роботи гуртків;

  • відсутні плани спільної діяльності із ЗНЗ міста;

  • недостатня система внутрішнього контролю за формуванням та наповнюваністю гуртків.


Рекомендації адміністрації закладу:

  • розробити систему заходів щодо формування контингенту закладу;

  • своєчасно робити помітки про відсутніх вихованців на занятті;

  • удосконалити підходи до ведення соціального паспорту закладу та організації роботи із дітьми пільгових категорій;

  • вдосконалити рейтингову систему оцінки ефективності роботи гуртків.

  • розробити систему внутрішнього контролю за формуванням груп та наповнюваністю гуртків.

Кількість фактично виставлених балів дорівнює 5,5 б, що відповідає достатньому рівню.
2.2. Ведення ділової документації (робочий навчальний план закладу, річний план, журнали обліку гурткової роботи, навчальні плани та програми, розклад занять, накази щодо організації навчально – виховного процесу). Відповідність навчального плану та вибраних програм (типових та інших програм, експериментальних) меті і завданням роботи закладу. Фактичний стан їх виконання.

У ході перевірки з’ясовувалася наявність документів відповідно до Примірної інструкції з ведення ділової документації в позашкільних навчальних закладах (наказ МОНмолодьспорт України від 23.08.2012 № 947), дотримання відповідальними особами вимог до їх ведення та збереження.

У ЦДЮТ затверджено номенклатуру справ закладу, здійснено розподіл документів за грифами, проведено нумерацію книг, визначено відповідальних осіб.

У центрі у наявності нормативно-правові та розпорядчі документи МОН України, обласного Департаменту освіти і науки та міського управління освіти з питань організації навчально-виховної роботи, охорони праці та техніки безпеки та переважна більшість ділової документації із затвердженого переліку. Вся документація зберігається у обладнаних шафах.

Практично всі книги та журнали із переліку документації ведуться державною мовою, їх поаркушно пронумеровано, прошнуровано, підписано керівником і скріплено печаткою.

Заклад працює відповідно до Статуту, який складено відповідно до положення про позашкільний заклад та вимог нормативно-правових актів про освіту.

Стан роботи в закладі багато в чому залежить від планування всієї діяльності. До плану роботи ставиться ряд вимог, а саме: він повинен відображати завдання, які стоять перед ПНЗ, а поставлені завдання мають реалізовуватися конкретними заходами по удосконаленню навчально-виховного процесу, через управління закладом у цілому та окремими його підрозділами. Цільова установка в здійсненні контролю повинна мати прямий зв'язок із загальними завданнями, які сформульовані у вступній частині плану.

У центрі дитячої та юнацької творчості наявна наступна система планування:

- перспективне прогнозування розвитку матеріально-технічної бази, кадрового забезпечення;

- план роботи на навчальний рік;

- робочий навчальний план;

- календарні плани керівників гуртків;

- розклад занять гуртків.

В ЦДЮТ в наявності всі статутні документи, оригінали штатного розпису, правила внутрішнього трудового розпорядку. Посадові інструкції відповідають штатному розпису, працівники під власний підпис ознайомлені з їх змістом.

План роботи навчального закладу на поточний навчальний рік має гриф затвердження рішенням педагогічної радою. Аналіз роботи ЦДЮТ за минулий навчальний рік не носить характеру проблемного, сформовані 27 цілей та задач роботи лише частково спроектовані до виконання змістом розділів річного плану. Розділи плану не мають єдиної форми, за змістом не узгоджені з планами роботи відділів.

Плани роботи структурних підрозділів мають недостатній рівень деталізації по відношенню до річного плану роботи закладу. План роботи науково-методичної ради містить питання, які не належать до її компетенції, в деяких випадках вони недоцільно дублюються.

Директором, заступником, завідувачами відділів та методистами ведуться журнали обліку внутрішнього контролю, проте аналіз відвіданих занять гуртків не завжди відповідають вимогам за структурою, мета відвідування не співпадає з метою внутрішнього контролю, визначеною річним планом роботи закладу.

Робочий навчальний план у наявності, він пройшов експертизу та затверджений наказом начальника управління освіти. У ньому міститься пояснювальна записка, в якій визначено режим роботи закладу, передбачено трирівневий розподіл гуртків (початковий, основний, вищий), наповнюваність груп гуртків та тижневе навантаження на кожну групу за роками навчання, передбачено мову навчання. На титульному аркуші у наявності всі необхідні реквізити погодження та затвердження.

Структура плану, його зміст узгоджується з типовим навчальним планом. Більшість керівників працюють за типовими програмами, які затверджені МОН України. Проте переважна більшість програм адаптована до специфіки роботи закладу, пройшла експертизу та затверджена науково-методичною радою НМЦ управління освіти. Навчальні плани та програми змістовно виконуються в повному обсязі. У випадку відсутності педагогів через хворобу, відрядження проводиться ущільнення матеріалу.

В ЦДЮТ у наявності документи, які регламентують навчально-виховний процес, а саме: розклад занять, план-графік проведення масових заходів, графік роботи гуртків тощо. Вони всі затверджені директором та, у передбачених законодавством випадках, погоджені із профспілковим комітетом, проте відсутнє погодження розкладу занять радою закладу.

Статистичні звіти за формами № 1-ПЗ, 6-ПВ складаються відповідно до вимог та рекомендацій державної статистики.

Книга протоколів педагогічних рад ведеться згідно із вказівками. Послідовно викладено хід засідання, вказано назви та реквізити документів, на які посилається доповідач. Проте, загальним недоліком є ухвала неконкретних рішень (наприклад "суттєво поліпшити", "посилити контроль") без визначених відповідальних осіб та терміну виконання. Педагогічною радою не обговорювалися питання формування мережі закладу, робочого навчального плану та інших стратегічних напрямків роботи закладу, педагогів тільки ознайомлюються із відповідними документами.

В закладі в наявності книга протоколів загальних зборів (конференції), книга протоколів ради закладу.

В закладі існує учнівське самоврядування, проте переплутані повноваження дитячого парламенту ЦДЮТ та ДГО «Веселка». Потребує вдосконалення організація роботи в даному напрямку.

Книга наказів з основної діяльності ведеться відповідно до вимог. У наявності накази про розподіл посадових обов'язків між адміністрацією, розподіл педагогічного навантаження, організацію роботи з охорони праці, виконання навчальних програм, організацію методичної роботи, наказів стосовно обліку контингенту учнів (вихованців) тощо. Ведення книги наказів з основної діяльності організовано у відповідності до наказу управління освіти від 03.11.08р. №565 «Про впровадження Вимог до оформлювання документів ДСТУ 4163-2003 в навчальних закладах міста». Вимоги до стилю та мови в наказах витримано, відсутні зауваження щодо правомірності наказів. Однак, серед наказів з основної діяльності відсутні обов’язкові накази про підсумки узагальнюючого контролю за вивченням роботи гуртків певного напрямку, про виконання навчальних програм, про стан виховної роботи. В окремих наказах допущено виправлення. Контроль за виконанням наказів часто покладається, на виконавців заходів, передбачених наказом. Потребує покращення оформлення наказів у відповідності із вимогами( відступи, шрифт тощо).

Ділові папери, які надходять до ЦДЮТ, чи відправляються із нього, реєструються у журналах вхідного і вихідного листування та знаходяться у накопичувальних папках сформованих за напрямками діяльності. Не відповідає вимогам оформлення документів архівного періоду.

Правила внутрішнього розпорядку для працівників центру затверджені на загальних зборах трудового колективу, погоджені із профспілковим комітетом.

Посадові інструкції розроблені для працівників закладу, що передбачені штатним розписом.

Книга наказів щодо руху учнів у наявності, до неї вносяться накази, які стосуються обліку змін контингенту, а саме: зарахування, переведення відрахування учнів.

У закладі зберігаються заяви батьків, які упорядковані окремо за відділами, гуртками та групами. Вибуття вихованців із гуртків оформлюється наказом директора з зазначенням причини вибуття. До графи 10 поіменної книги заноситься номер і дата наказу про вибуття. Накази про зарахування вихованців до гуртків здійснюються як правило на початку місяця, відрахування наприкінці місяця. На заявах про зарахування частково зроблено запис щодо повідомлення батьків про відрахування дитини із гуртка.

Поіменна книга запису вихованців ведеться за новим зразком, на момент перевірки зауваження стосувалися своєчасності внесення змін та заповнення всіх граф книги.

Книга наказів із кадрових питань у наявності. До неї внесено накази про прийняття на роботу та звільнення, відрядження працівників. У центрі ведуться книги обліку особового складу педагогічних працівників. У ЦДЮТ трудові книжки ведуться на педагогічний та обслуговуючий персонал. Журнал обліку трудових книжок, в якій реєструються трудові книжки, прийняті від працівників при влаштуванні на роботу, пронумерована, прошнурована та скріплена печаткою закладу та підписом керівника. Перевіркою встановлено, що кількість трудових книжок працівників відповідає їх кількості та записам у відповідній книзі. Книга особового складу педагогічних працівників заповнюється відповідно до вказівок. Типова форма №П-2 заповнюється повністю.

Журнал обліку пропусків і заміщення занять у наявності, заповнювався відповідно до вказівок.

Журнали реєстрації вхідного та вихідного листування у наявності. Їх ведення відповідає вимогам.

Книга обліку бланків і видачі свідоцтв про позашкільну освіту у наявності, зауважень щодо її ведення немає, проте потребує вдосконалення щодо ведення, а саме внесення відповідних балів за результатами випускних іспитів у додатках документу.

Гуртки та групи ЦДЮТ працюють за календарно-тематичними планами, складеними їх керівниками та затвердженими директорами. Плани відповідають меті діяльності гуртків, віковим особливостям і інтересам вихованців. Заняття проводяться згідно з графіками роботи, затвердженими директором закладу.

Журнали планування та обліку гуртка ведуться всіма керівниками гуртків. Форма журналів відповідає затвердженій МОН України. Якість ведення журналів та стан контролю з боку адміністрації знаходяться на задовільному рівні. Виявлено факти неповної відповідності змісту занять календарно-тематичному плануванню. Вибіркова перевірка журналів планування та обліку роботи гуртків показала, що більшість керівників гуртків дотримуються вимог та рекомендацій щодо їх ведення. Записи занять відповідають розкладу гурткової роботи, календарному плануванню. Проте під час їх заповнення не вдалося уникнути порушень вказівок з ведення журналів, а саме:


  • помилки або часткові записи у розділі «Загальні відомості про вихованців»;

  • неправильні заповнені деякі розділи журналу.

Журнали заповнюються державною мовою, окрім Наумова А.Є. та Бєльямінової О.М.. Надані для експертизи журнали обліку гурткової роботи перевірялися адміністрацією навчального закладу, проте кількість зроблених ними зауважень не відповідає реальному стану справ. Даний напрямок внутрішкільного контролю потребує підвищення якості перевірок та об’єктивності з боку відповідальних осіб. В цілому ведення журналів обліку гурткової роботи здійснюється на середньому рівні.

Контрольно-візитаційна книга у наявності, заповнюється своєчасно.

Фінансово-господарська документація в цілому у наявності. Акти ревізій, перевірок, штатний розпис зберігаються у директора. Інвентарні списки основних засобів, книги обліку складського обліку матеріалів, відомості про видачу витратних матеріалів (ІІ екземпляр), відомості оперативного обліку малоцінних та швидкозношувальних матеріалів, що перебувають у експлуатації у наявності.

У закладі оформлено стенди з протипожежної безпеки, безпеки життєдіяльності, у наявності нормативно-правова документація з охорони праці та техніки безпеки.

У закладі у наявності технічний паспорт від 02.02.2006 №777.

В ЦДЮТ ведуться:



  • журнал реєстрації нещасних випадків невиробничого характеру;

  • журнал реєстрації навчань працівників з охорони праці;

  • журнал реєстрації осіб, що потерпіли від нещасних випадків;

  • журнал реєстрації нещасних випадків з учнями, студентами, вихованцями;

  • журнали реєстрації вступних інструктажів з питань охорони праці, пожежної безпеки, з техногенної безпеки;

  • журнал реєстрації інструктажів з охорони праці на робочому місці;

  • журнал реєстрації інструктажів з БЖ при організації позакласних та позашкільних закладів.

У наявності документи з питань атестації робочих місць за умовами праці. У закладі розроблено інструкції з охорони праці, їх видача реєструється у окремому журналі.

Акти прийому – передачі справ та документів при зміні директора в закладі в наявності.

Відповідальність за ведення діловодства та зберігання архівних документів в закладі покладено на секретаря-друкарку. Під час вивчення документів та проведення співбесід з відповідальною особою встановлено, що діловодство у закладі ведеться за власною Інструкцією з діловодства. Інструкція з діловодства Центру дитячої та юнацької творчості Енергодарської міської ради розроблена відповідно до вимог Примірної інструкції з ведення ділової документації в позашкільних навчальних закладах, затвердженої наказом Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України від 23.08.2012 №947, схвалена власною експертною комісією (протокол ЕК від 01.02.2013 №1), погоджена експертною комісією архівного відділу міської ради (протокол ЕК від 13.02.2013 №03), затверджена та введена в дію наказом центру від 14.02.2013 №27. Вивчивши Інструкцію з діловодства центру, треба зауважити на недоліках щодо застосування бланків організаційно-розпорядчих документів. Так в п.2.5. Інструкції закладу визначено два види бланків листа позашкільного навчального закладу: один – на основі кутового, інший – поздовжнього розміщення реквізитів. Натомість, не надано зразків бланків наказу та загального для інших документів, що створюються у закладі.

Зведена номенклатура справ центру складена за формою відповідно до Примірної інструкції з діловодства та складається із систематизованого переліку назв справ, що формуються в діяльності закладу, із зазначенням строків зберігання. Номенклатура справ закладу складається на кожний календарний рік, переглядається та погоджується із архівним відділом міської (протоколи ЕК від 29.06.2009 №6, від 13.02.2013 №03, від 22.01.2014 №01).

Номенклатура справ побудована за функціонально-структурним принципом відповідно до методичних рекомендацій щодо складання та застосування номенклатури справ. Але, слід зазначити, що до номенклатури справ внесено два види розпорядчих документів: накази і розпорядження з основної діяльності, які ведуться з одного й того ж питання та мають однаковий строк зберігання – «До ліквідації закладу». Ведення двох справ з одного й того ж питання є недоцільним.

Номенклатура справ центру охоплює як документування діяльності керівництва закладу, так і його структурних підрозділів. Строки зберігання документів та номери статей відповідають переліку типових документів. З метою здійснення контролю за формуванням та зберіганням справ, а також для оперативного пошуку документів, у номенклатурі справ комплексу визначено місце їх формування. Але, у номенклатурі за попередні роки не заповнювалась 3 графа – «Кількість заведених справ» і підсумковий запис, у якому з метою здійснення обліку справ повинна зазначатися загальна кількість заведених справ за строками зберігання.

Зберігання справ закладу здійснюється відповідальними працівниками за місцем їх формування. Теки із документами, на яких зазначено назви справ та індекси, зберігаються в робочих кімнатах у шафах. Документи в середині справ (тек) групуються у встановленому порядку. Більшість справ формуються протягом одного року, окрім тих, що ведуться протягом декількох років, та особових справ працівників. Окремо формуються у справи документи тривалого і тимчасового зберігання та з особового складу працівників.

Документи, що створюються закладом (накази, листи, протоколи) друкуються за допомогою комп’ютерної техніки. Але в окремих документах є відхилення від вимог Інструкції з діловодства, а саме: невідповідність розмірів полів; відсутність реквізиту підпису в додатках документів тощо.

В діяльності центру не створюються документи постійного строку зберігання, які віднесені до Національного Архівного Фонду та передаються на зберігання до державних архівних установ, тому документи після закінчення строку зберігання за місцем формування у структурних підрозділах центру передаються до архіву закладу для подальшого їх зберігання.

З метою забезпечення збереження документів тривалого (більше 10 років) строку зберігання у центрі створено архів. Робота архіву відбувається відповідно до положення про архів, затвердженого наказом закладу від 21.11.2012 №102. Для проведення експертизи цінності документів створено експертну комісію (далі за текстом – ЕК), робота якої регламентується положенням про ЕК, погодженим протоколом ЕК архівного відділу від 26.02.2014 №02 та затвердженим керівником закладу 27.02.2014. Склад експертної комісії затверджено наказом центру від 09.11.2012 №100.

В результаті проведення експертизи цінності документів центром було упорядковано справи за 1999 – 2012 роки, до яких складено та затверджено такі документи:

– опис №1–Т справ тривалого (понад 10 років) зберігання за 1999 – 2010 роки на 61 справу та за 2002, 2003, 2008, 2010, 2011–2012 роки на 34 справи;

– опис №1–ОС справ з особового складу за 1999–2010 роки на 49 справ та за 2003, 2008, 2011–2012 роки на 24 справи;


  • акт на вилучення для знищення документів за 1999–2010 роки на 827 справ, які знищено 23.04.2012, та за 2000–2012 роки на 495 справ, які знищено 28.02.2014;

  • історична довідка.

Треба зазначити, що номенклатура справ згідно з Інструкцією з діловодства є основою для складення описів справ тривалого (більше 10 років) зберігання. Але документи бібліотеки закладу, зазначені у номенклатурі за індексами 09-03 – «Інвентарна книга» та 09-04 – «Книга сумарного обліку» із строком зберігання «До ліквідації закладу», не увійшли до описів справ тривалого зберігання.

Архівні документи зберігаються в шафах у окремому приміщенні, розташованому біля приймальної закладу, яке зачиняється та опечатується, що унеможливлює доступ до нього сторонніх осіб. Збереженість архівних документів закладу забезпечено.

Відповідальність за діловодство за зверненнями громадян у центрі покладено на секретаря-друкарку наказом від 19.12.2013 №149. В закладі наявні журнал реєстрації звернень громадян та книга обліку особистого прийому директором громадян. Реєстраційні форми за зверненнями громадян ведуться відповідно до вимог Інструкції з діловодства за зверненнями громадян, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року №348. Журнал та книга поаркушно пронумеровані, прошиті, підписані директором та скріплені печаткою закладу. Щорічно у термін до 15 січня відповідальною особою складається аналітична довідка за зверненнями громадян.

Так у 2010 році зареєстровано 23 звернення, у 2011році – 55, у 2012 році – 23, у 2013 році – 30. На всі звернення надано письмові відповіді у терміни, що відповідають чинному законодавству. Більшість письмових звернень надійшла від працівників до керівництва закладу, в яких оскаржуються дії та рішення адміністрації стосовно розподілу годин (тарифікація), графіків роботи тощо. З метою упередження подібних скарг адміністрації закладу рекомендовано дотримуватись термінів узгодження документів з особами, яких вони стосуються, що повинно відбуватися до підписання розпорядчого документа.

У порівнянні із атестаційною експертизою, проведеною у 2005 році, в закладі проведено значну роботу щодо підвищення рівня ведення ділової документації, розроблено ряд розпорядчих документів, але у закладі є невикористанні резерви та шляхи покращення діяльності щодо проведення роботи у відповідності до Примірної інструкції з ведення ділової документації в позашкільних навчальних закладах, затвердженою наказом МОН України від 23.08.2012 №947.
Відхилення від нормативної бази, недоліки, упущення


  • наявність незастережених виправлень в діловій документації;

  • в значній кількості випадків не дотримано вимог до ведення документації;

  • застосування двох видів бланків організаційно-розпорядчих документів та відсутність зразків бланків наказу;

  • до номенклатури справ внесено два види розпорядчих документів: накази і розпорядження з основної діяльності,

  • відсутність у номенклатурі за попередні роки заповнення графи 3 – «Кількість заведених справ» і підсумковий запис;

  • відсутність книги видачі документів про позашкільну освіту з переліком предметів.

Рекомендації адміністрації закладу:

- під час перегляду та складання номенклатури справ на наступний (2015) календарний рік визначитись із видом розпорядчого документу (наказ або розпорядження), що видається директором закладу відповідно до положення про позашкільний заклад та внести відповідні зміни до номенклатури справ закладу;

- для здійснення обліку та контролю за станом збереженості документів щороку протягом грудня вносити до номенклатури справ (див. Додаток 8 Примірної інструкції з ведення обов’язкової ділової документації в позашкільних навчальних закладах) дані про кількість заведених справ до графи 3 та оформлювати підсумковий запис про кількість заведених справ;

- розробити та затвердити зразки бланків листа, наказу та загального, які використовуються для оформлення організаційно-розпорядчих документів закладу, визначивши один з їх видів (на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів);

- виготовляти організаційно-розпорядчі документи виключно на затверджених бланках листа, наказу або загальному бланку закладу;

- з метою забезпечення цілісності та збереженості документів справи тривалого строку зберігання (накази, протоколи, особові справи тощо) оформлювати (підшивати) в обкладинку одразу після закінчення їх формування;

- під час відбору справ для подальшого тривалого зберігання в архіві закладу та складення описів використовувати за основу номенклатуру справ закладу;

- передбачити оснащення приміщення архіву металевими стелажами, дверима, засобами пожежогасіння тощо відповідно до вимог чинного законодавства щодо забезпечення збереженості документів в архіві закладу;

- усунути всі виявлені недоліки у веденні ділової документації;

- провести навчання педагогічного колективу закладу з питання оформлення ділової документації (протоколи, акти, доповідні записки, службовий лист, довідка);

- розробити власні підходи до організації внутрішнього контролю з даного питання та прийняти виважені управлінські рішення щодо підвищення персональної відповідальності за ведення ділової документації;

- змінити структуру книги видачі документів про позашкільну освіту.



Кількість фактично виставлених балів дорівнює 7,8 б, що відповідає високому рівню.


Поділіться з Вашими друзьями:
1   2   3   4   5   6   7

Схожі:

У 2013-2014 навчальному році у закладі iconЗвіт директора Державного навчального закладу «Одеське професійне училище залізничного транспорту та будівництва» за 2013-2014 навчальний рік
...
У 2013-2014 навчальному році у закладі iconМетодичні рекомендації до організації та проведення Першого уроку у 2013-2014 навчальному році Чернігів 2013
Тарас Шевченко – совість України, її душа І оберіг (до 200-річчя від дня народження) : методичні рекомендації до організації та проведення...
У 2013-2014 навчальному році у закладі iconМетодичні рекомендації щодо навчання й вивчення української мови І літератури в 2013 2014 навчальному році Загальна інформація І. Структура 2013 2014 навчального року

У 2013-2014 навчальному році у закладі iconМетодичні рекомендації до проведення Першого уроку у старшій школі у 2013-2014 навчальному році черкаси 2013

У 2013-2014 навчальному році у закладі iconРозділ основні підсумки діяльності школи у 2013/2014 навчальному році та завдання на 2014/2015 навчальний рік

У 2013-2014 навчальному році у закладі iconМетодичні рекомендації до проведення першого уроку у 2013-2014 навчальному році
Кіровоградської області районний методичний кабінет відділу освіти, молоді та спорту Кіровоградської райдержадміністрації рекомендує...
У 2013-2014 навчальному році у закладі iconКіровоградщині – 75 Розробки уроків І позакласних заходів для проведення Першого уроку в 2013/2014 навчальному році

У 2013-2014 навчальному році у закладі iconМетодичні рекомендації щодо викладання світової літератури в загальноосвітніх навчальних закладах у 2013-2014 навчальному році // Зарубіжна літератури в школах України. 2013. №7-8
Синтез мистецтв на уроках світової літератури як засіб формування особистості учнів
У 2013-2014 навчальному році у закладі iconМетодичні рекомендації щодо проведення у навчальних закладах міста Донецька першого уроку в 2013 2014 навчальному році На виконання Указу Президента України

У 2013-2014 навчальному році у закладі iconІ. Рекомендації щодо організації та проведення ІІ етапу олімпіади
Всеукраїнської учнівської олімпіади з української мови та літератури у 2013/2014 навчальному році


База даних захищена авторським правом ©biog.in.ua 2017
звернутися до адміністрації

    Головна сторінка